Es martes por la tarde y te llega un correo de una empresa bastante más grande que la tuya. Quieren una propuesta para un servicio que podrías prestar y la quieren para el viernes. Adjuntan un cuestionario largo, piden documentación de tu empresa, referencias, un plan de trabajo y un precio. Tu equipo ya va justo con lo de esta semana y te asalta la duda de siempre: ¿merece la pena dedicar tantas horas a algo que quizá no se gane?
Una multinacional no se lo plantea así. Tiene un equipo que solo prepara ofertas, un archivo ordenado de certificados, trabajos anteriores y textos aprobados, y alguien que lee el documento final antes de enviarlo. Tú no tienes ese equipo, pero sí tienes casi toda la materia prima, repartida entre presupuestos antiguos, correos y una carpeta de certificados. Lo que falta es quien lo ordene y lo monte deprisa. Ahí entran los agentes de IA: programas que hacen tareas de trabajo por ti y te consultan lo importante.
Lo que sigue es un escenario hipotético, pensado para ver cómo se reparten los papeles. No es el caso de ningún cliente real.
Martes por la tarde: leer la petición y hacer el inventario
El primer trabajo del agente es leer lo que pide el cliente y convertirlo en una lista de tareas: qué documentos hay que aportar, qué preguntas responder, en qué formato, hasta qué hora del viernes y si hay algún requisito que deja fuera a quien no lo cumpla.
Esto último es lo que más importa al principio. Si piden un certificado que no tienes, o una facturación mínima que tu empresa no alcanza, te conviene saberlo antes de gastar un solo día. La decisión de presentarte o no puede tomarse el martes por la noche con información completa, y no el jueves con el cansancio encima.
Después, el agente busca en las carpetas a las que le hayas dado acceso lo que ya existe: la presentación de la empresa, fichas de trabajos parecidos, certificados vigentes. Y te devuelve un inventario con tres columnas: lo que tienes, lo que está caducado y lo que falta. Tú haces lo que un agente no puede hacer: pedir a tu gestor o a tu proveedor el papel que falta.
Miércoles: el primer borrador
Con el inventario hecho, el agente redacta un primer borrador: respuestas al cuestionario, una presentación adaptada al sector del cliente, la descripción de cómo trabajáis y un calendario provisional. Reutiliza los textos que ya tenías y los ajusta al tono de la petición.
Lo importante es lo que hace cuando no sabe algo. Un agente bien montado deja un hueco marcado como «falta dato» en lugar de inventar una referencia, una capacidad o un plazo que tu empresa no tiene. Conviene pedirlo así desde el principio y comprobarlo en la revisión.
Con el precio pasa algo parecido. El agente puede reunir la base: horas que llevaron trabajos parecidos, costes de materiales, subcontrataciones. Incluso puede presentarte un par de escenarios con sus supuestos a la vista. Pero el número que va en la oferta lo pones tú, porque implica margen, estrategia y cuánto quieres ese cliente.
Jueves: una segunda lectura con ojos de cliente
El jueves entra una segunda pasada, que puede ser otro agente o el mismo con otra consigna. Su trabajo es ponerse en el lugar de quien va a evaluar la propuesta y comprobar, punto por punto, que se ha respondido todo lo que pedían. También busca incoherencias dentro del documento:
- Una fecha que no coincide entre el calendario y el resumen.
- El nombre del cliente escrito de dos maneras.
- Un compromiso de plazo que contradice lo que se dice en otra página.
- Un apartado del cuestionario que se ha quedado sin respuesta.
Este es el tipo de revisión en el que una persona cansada un jueves por la tarde falla y un programa es constante. Te devuelve una lista de discrepancias y tú decides cómo resolver cada una.
Lo que decides tú, siempre
El agente ha movido mucho papel, pero hay decisiones que no se delegan:
- Si te presentas o no. Puede que encaje en tu capacidad o que no. Eso es estrategia.
- El precio y el margen. Con sus escenarios delante, pero el número es tuyo.
- Las condiciones. Plazos de pago, penalizaciones, responsabilidad, confidencialidad, exclusividad. Si hay un contrato, que lo lea un abogado antes de firmar.
- Los compromisos con tu equipo real. Que el borrador se escriba deprisa no significa que puedas prometer una entrega que tus personas no pueden cumplir.
- La firma y el envío. Lo último que sale con tu nombre lo aprueba una persona.
Qué cuidar mientras lo haces
Una petición de un cliente grande suele traer documentos confidenciales. Antes de dárselos a ningún programa, comprueba dónde se guardan, quién puede verlos y si existe un acuerdo de confidencialidad que lo limite. Es una pregunta para quien te implante el agente, y debe tener respuesta clara por escrito.
También hay datos personales en juego. Si la propuesta incluye currículums de tu equipo o nombres de contactos, el agente solo debe manejar lo necesario para ese fin, y las personas afectadas deben saber que sus datos se usan en ofertas. Es una obligación del reglamento europeo de protección de datos, no un adorno.
Por último, vigila las referencias. Si una propuesta menciona trabajos anteriores, que cada uno de ellos sea real, esté autorizado por el cliente correspondiente y sea comparable. En una oferta a una empresa grande, una referencia dudosa cuesta mucho más que no poner ninguna.
Cómo prepararte antes de que llegue la petición urgente
No esperes a un martes de prisa para probarlo. Lo razonable es empezar con calma:
- Reúne en un solo sitio los textos que ya has usado y te gustan: presentación, método de trabajo, preguntas frecuentes.
- Guarda certificados y referencias con su fecha de caducidad.
- Pide al agente que prepare, como ensayo, una de tus propuestas habituales, y compara el resultado con la que harías tú.
- Anota qué tuviste que corregir. Esa lista es la que hace que el siguiente borrador salga mejor.
Si quieres ver cómo se plantea esto con más detalle, tienes agentes de IA para preparar propuestas comerciales y una guía para automatizar la generación de propuestas.
Conclusión
Una propuesta para una empresa grande es sobre todo trabajo de reunir, ordenar, redactar y revisar, y esa parte es la que un agente puede adelantar mientras tú piensas en lo que de verdad decide la venta: si te conviene el cliente, a qué precio y con qué condiciones. La persona sigue decidiendo y firmando; el agente hace que llegues al viernes con tiempo para pensar.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica. Si hoy preparas ofertas a mano, empezamos por ordenar tus documentos y por un primer borrador que revisas tú.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.