Alguien de tu equipo se va. Puede ser una despedida amistosa, una jubilación, el final de unas prácticas o una salida más complicada. Se organiza la comida, se entrega el portátil, se recoge la tarjeta de acceso y todo el mundo respira. Y, sin embargo, esa persona sigue apareciendo en el correo de empresa, en la herramienta de facturación, en el grupo de mensajería de los clientes, en la carpeta compartida con los contratos. Nadie se acordó, o cada uno pensó que se encargaba otro.
Las empresas grandes tienen un procedimiento de baja que cierra cuentas, licencias y dispositivos el mismo día. No porque desconfíen de nadie, sino porque un acceso olvidado es un riesgo para los datos de la empresa y de sus clientes, y cuesta menos cerrarlo a tiempo que arreglar el problema después. En una pyme se puede hacer lo mismo con una lista por persona y un agente de IA (un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante) que la genere y compruebe que cada casilla se cierra.
Qué pasa cuando nadie cierra nada
Cuando las bajas se gestionan de memoria, suelen aparecer cosas como estas:
- Alguien que ya no trabaja contigo sigue recibiendo correos de clientes o información interna.
- Una licencia de pago sigue activa a nombre de una persona que no la usa.
- Una contraseña compartida, que la persona conocía, nunca se cambia.
- Una cuenta de redes sociales de la empresa conserva entre sus administradores a alguien que se fue hace tiempo.
- Un móvil o un portátil no vuelve, o vuelve sin que se haya comprobado qué información contiene.
Nada de esto implica mala intención. Es el efecto normal de no tener una lista. Pero tiene consecuencias, sobre todo si la empresa maneja datos personales de clientes: la responsabilidad de protegerlos sigue siendo tuya.
Cómo lo hace una gran empresa: un procedimiento de baja
El procedimiento de las grandes tiene tres rasgos que puedes copiar:
- Se prepara antes. Desde que se sabe la fecha de salida, hay una lista con todo lo que esa persona tiene y usa.
- Se ejecuta el mismo día (o a la hora acordada), con un responsable claro para cada tarea.
- Se comprueba y se deja constancia. Cada casilla se marca cuando está hecha, con fecha, y quien coordina revisa que no quede nada abierto.
La parte difícil no es saber qué hacer, sino saber todo lo que esa persona tenía. Ahí es donde falla la memoria.
La lista de accesos, por bloques
Una checklist práctica para una pyme, organizada por bloques:
Comunicación
- Correo de empresa: decidir si se redirige, se conserva o se archiva, y avisar a quien tome el relevo.
- Calendario, agenda compartida y listas de distribución.
- Grupos de mensajería con clientes, proveedores o el equipo.
- Teléfono de empresa y desvío de llamadas.
Herramientas de trabajo
- Programa de facturación y contabilidad.
- Gestor de clientes (CRM) y herramientas de proyectos.
- Almacenamiento en la nube y carpetas compartidas.
- Licencias de software a nombre de la persona.
Cuentas de la empresa
- Redes sociales, página web, panel de publicidad, cuenta de Google de la empresa.
- Accesos a bancos, plataformas de pagos y administraciones: autorizaciones y firmas.
- Cuentas en proveedores y plataformas de venta.
Contraseñas y llaves
- Contraseñas compartidas que esa persona conocía: cambiarlas.
- Llaves físicas, tarjetas de acceso, códigos de alarma.
Dispositivos
- Portátil, móvil, tableta, discos externos: devolución, copia de lo necesario y borrado seguro.
- Dispositivos personales con acceso a cuentas de la empresa: retirar esos accesos.
Traspaso
- Quién se hace cargo de sus clientes, tareas y documentos pendientes.
Qué hace el agente el día de la baja
El agente se encarga de que la lista exista, esté completa y se cumpla:
- Genera la lista por persona a partir del inventario de herramientas y accesos que tengas y del puesto que ocupaba esa persona.
- Reparte las tareas: cada una llega a quien puede hacerla, con su plazo.
- Comprueba cada acceso. Si la herramienta permite consultar la lista de usuarios, lo verifica directamente. Si no, pide confirmación a quien lo ha cerrado.
- Avisa de lo pendiente: si al final del día queda algo abierto, te lo dice.
- Deja un registro con fecha de lo que se ha cerrado y quién lo ha confirmado.
- Te recuerda el seguimiento: por ejemplo, revisar al cabo de unas semanas que no ha aparecido ninguna cuenta nueva o pendiente.
Qué hace una persona
Este es un ámbito donde conviene ser especialmente claro sobre el reparto:
- El responsable decide: cuándo se cierra, qué se conserva (por ejemplo, el correo o ciertos archivos) y cómo se comunica la salida al equipo y a los clientes.
- Un técnico de confianza ejecuta los cierres y los cambios de contraseña, sobre todo en cuentas importantes. Conviene que el agente tenga permisos de consulta y no de borrado: que prepare y compruebe, pero que no elimine cuentas por su cuenta.
- Lo que afecta a la persona (la conversación de salida, sus derechos, cualquier decisión laboral) lo gestiona una persona, con el asesoramiento laboral que corresponda. El agente no decide nada sobre personas.
- Lo que hay que conservar o borrar (correo, archivos, registros) debe decidirse con criterio y, cuando haya datos personales de terceros, conforme a lo que exija la normativa de protección de datos. No se borra nada de forma automática.
Empieza con el inventario de una sola persona
No necesitas montar todo el sistema de golpe:
- Elige a una persona del equipo y anota todo lo que usa: herramientas, cuentas, dispositivos, contraseñas compartidas.
- Pide al agente que convierta esa lista en una plantilla de baja, agrupada por bloques.
- Completa la plantilla con el técnico o la persona que lleva la informática, y marca quién cierra cada cosa.
- Guarda la plantilla y pídele al agente que la use como base cuando llegue la próxima baja.
- Después de la primera baja real, revisa qué faltaba y actualiza la plantilla.
Con el tiempo, el inventario se va completando y cada baja es más rápida y más segura.
Qué cuidar
- Datos de la persona que se va. La lista contiene información sobre su trabajo y sus accesos. Trátala con la misma confidencialidad que cualquier dato de personal.
- Acuerdos de salida. Si hay un período de transición o una colaboración posterior, los accesos se ajustan a lo pactado. La lista es un punto de partida, no un sustituto de la conversación.
- Permisos mínimos para el agente. Que pueda leer y avisar, pero no borrar ni cambiar permisos sin una persona que lo confirme.
- Revisión periódica. Una baja bien cerrada no sustituye la revisión de accesos de vez en cuando. Sobre eso trata nuestro artículo sobre las cuentas olvidadas y quién sigue con acceso.
Si quieres ver el proceso completo de salida, tienes una guía sobre cómo automatizar el offboarding de empleados y otra sobre la gestión de accesos y permisos.
Conclusión
El día que alguien se va, lo que no se cierra se queda abierto meses o años. Las grandes empresas lo evitan con un procedimiento de baja que cierra cuentas, licencias y dispositivos el mismo día. Una pyme puede hacer algo equivalente con una lista por persona y un agente que la genere, reparta las tareas y compruebe que cada acceso queda cerrado, mientras el responsable decide y un técnico de confianza ejecuta.
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