"Las redes sociales las llevo yo, que así me sale gratis". "La contabilidad se la paso a la gestoría, que para eso está". "El reparto lo hacemos nosotros, que fuera sale carísimo". Casi todas las pymes tienen decidido qué se hace dentro y qué se encarga fuera, pero pocas saben por qué. Suele ser herencia: alguien empezó haciéndolo así, funcionó y nadie lo ha vuelto a mirar.
Las empresas grandes tienen un nombre para esa pregunta, "hacer o comprar", y un procedimiento: para cada actividad, comparan lo que cuesta hacerla con medios propios con lo que cuesta encargarla, y lo repiten cuando cambian las condiciones. No es una ciencia exacta, pero obliga a poner los números sobre la mesa. Y ahí es donde una pyme suele quedarse corta, no por falta de criterio, sino porque reunir los datos da pereza.
Por qué decidir "por costumbre" sale caro
Cuando no comparas, pueden pasar dos cosas opuestas:
- Haces en casa algo que te cuesta más de lo que crees. Tu hora de dueño o de un empleado bueno se dedica a tareas que otro podría hacer, y ese tiempo no lo dedicas a vender, a atender o a mejorar tu servicio.
- Pagas fuera algo que podrías hacer mejor en casa. Un encargo que se repite cada mes, que exige que alguien te explique el contexto cada vez, y que al final termina pareciéndose a un trabajo interno con factura.
En ambos casos el problema no es la decisión, sino que está tomada sin mirar.
Lo que entra en la cuenta (y casi nunca se cuenta)
Una comparación honesta tiene más capítulos de los que parece:
Si lo haces tú o tu equipo:
- El tiempo real de las personas, incluyendo coste de empleo y no solo el sueldo neto.
- Los programas, equipos o formación que necesitas.
- El tiempo de gestionar, corregir y repetir cuando algo sale mal.
- Lo que dejas de hacer mientras tanto (el coste de oportunidad).
- El riesgo de que la persona que sabe hacerlo falte.
Si lo encargas fuera:
- El precio del servicio, con todo lo que incluye y lo que no.
- El tiempo que te lleva explicar, revisar y coordinar.
- El control de calidad: quién comprueba que está bien hecho.
- La dependencia: qué pasa si el proveedor sube precios, cambia de condiciones o desaparece.
- Las penalizaciones o permanencias del contrato.
La mayor parte de las decisiones equivocadas nacen de comparar el precio de la factura con el sueldo de una persona, y olvidar todo lo demás.
Cómo monta el agente la comparación
Un agente de IA es un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante. Aquí hace el trabajo pesado de reunir y ordenar, que es lo que más pereza da:
- Reúne tus horas. A partir de lo que ya registras (calendario, tareas, hoja de horas), estima cuánto tiempo dedica tu equipo a la actividad y cuánto en el momento de los picos.
- Reúne tus costes. Lee facturas, nóminas agregadas y suscripciones relacionadas con esa actividad. Siempre de forma resumida, no persona por persona.
- Reúne las ofertas externas. Toma los presupuestos que hayas pedido y los coloca en un mismo formato, para que se puedan comparar condiciones y no solo el precio final.
- Monta la comparativa. Una tabla sencilla con las opciones lado a lado.
- Deja los supuestos a la vista. Este paso es el importante, y lo vemos abajo.
- Te plantea las preguntas que faltan. Por ejemplo: "No consta el tiempo de revisión si lo encargas fuera. ¿Lo estimamos?".
Los supuestos, siempre a la vista
Una comparación sin supuestos visibles es una caja negra: parece un número, pero depende de decisiones escondidas. Por eso el agente debe presentarla así:
| Concepto | Hacerlo en casa | Subcontratarlo |
|---|---|---|
| Horas dedicadas | Dato de tu registro | Horas de coordinación (estimadas) |
| Coste por hora | Coste real, con cargas | Tarifa del proveedor |
| Herramientas | Las que ya tienes y las que faltan | Incluidas o no en la oferta |
| Revisión y correcciones | Tu tiempo | Tu tiempo, más lo que falle |
| Riesgo | Depende de una persona | Depende de un proveedor |
Y junto a la tabla, una lista de supuestos con su origen: "este dato viene de tu hoja de horas", "esta cifra es una estimación tuya", "esta condición viene del presupuesto del proveedor". Cuando tú o tu asesor cambiáis un supuesto, la comparación se recalcula y se ve cuánto cambia el resultado.
Así puedes contestar a la pregunta más útil: "¿y si me equivoco en esto?". Si con un margen razonable de error la respuesta no cambia, la decisión es sólida. Si cambia, sabes qué dato conviene afinar antes de decidir.
Qué decide una persona
Todo lo que compromete a la empresa.
- La decisión final es tuya. El agente no elige ni firma nada. Te da una comparación ordenada y honesta; tú pones el criterio estratégico: qué quieres mantener bajo tu control, qué te da igual y qué te juegas.
- El asesoramiento financiero y fiscal es de tu asesor. Cómo afecta cada opción a tus cuentas, a tus impuestos o a tu financiación lo valora un profesional. El agente ordena la información para esa conversación.
- Las cuestiones laborales, también. Si subcontratar una actividad afecta a personas de tu plantilla, o si la subcontrata tiene condiciones que se parecen a las de tus empleados, consúltalo con un laboralista antes de mover nada.
- La negociación con proveedores. El agente puede señalar que una oferta es más cara que otra en los mismos conceptos, pero negociar, pedir mejoras y valorar la confianza en quien te atiende es cosa tuya.
Qué cuidar
- Datos de personas. Para estimar horas no hace falta saber quién hace qué con nombre y apellidos. Pide al agente que trabaje con totales por actividad y evita convertirlo en un control del tiempo individual, que es otra cosa y necesita su propio encaje legal y su transparencia con el equipo.
- Información confidencial de los proveedores. Los presupuestos de terceros tienen condiciones que no conviene compartir entre unos y otros.
- Datos viejos o incompletos. Una comparación con horas mal registradas da una respuesta equivocada con aspecto serio. Si los datos de partida son flojos, dilo en la tabla y no decidas con ellos.
- No decidas solo por el número. Hay razones que no caben en una tabla: la relación con un proveedor de confianza, la importancia de saber hacer algo dentro de casa, el valor de que alguien lo entienda de verdad.
Si te interesa la versión más amplia del dilema, externalizar o automatizar con IA plantea una tercera opción además de hacerlo o encargarlo, y diferencias entre desarrollo interno y externalizado lo aplica al caso del software.
Conclusión
Decidir entre hacerlo tú o subcontratarlo con números significa reunir tus horas, tus costes y las ofertas externas, compararlos en igualdad de condiciones y dejar los supuestos a la vista para poder cuestionarlos. Las grandes lo hacen con analistas; una pyme puede hacerlo con un agente que prepare la comparación, mientras tú decides con tu asesor qué te conviene.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica. El agente se conecta a los datos que ya tienes (horas, facturas, presupuestos) y presenta la comparación de la forma que uses para decidir.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.