Un despacho que reclama por defectos de construcción trabaja con expedientes enormes y desordenados: contratos, certificaciones, actas, correos con la dirección facultativa, informes de peritos y una montaña de fotos hechas con el móvil. La IA ayuda a recoger y ordenar toda esa documentación, a fichar cada defecto con sus pruebas, a mantener a la vista los plazos que fije el letrado y a preparar borradores de requerimientos a la promotora y a la aseguradora. El criterio jurídico y la firma son del abogado.
Quien llega al despacho suele ser un propietario o una comunidad que lleva meses viendo humedades, grietas o fallos de instalaciones, y que ha ido guardando lo que podía. Antes de saber si hay caso, hay que entender qué pasó, quién intervino y qué documentos existen. Esa fase es la más pesada y es donde más se nota un buen orden.
¿Qué documentación de obra hay que reunir y cómo la ordena un agente?
El material típico incluye el contrato de compraventa o de obra, el proyecto y sus modificaciones, las licencias, las certificaciones de obra, el acta de recepción, el libro de órdenes, los correos con la dirección facultativa y los informes que el cliente haya encargado por su cuenta. Llega por correo, en carpetas compartidas y en fotos enviadas por WhatsApp, casi nunca en orden.
El agente lo clasifica por tipo y por fecha, genera un índice del expediente, detecta lo que falta, por ejemplo un acta citada en un correo que no se ha aportado, y prepara la lista de documentos que hay que pedir al cliente o a terceros. Con eso el abogado empieza por entender el caso y no por buscar papeles. La valoración de qué documento es decisivo sigue siendo suya.
Defectos, fotos e informes periciales en una sola ficha
Un expediente de defectos mezcla problemas de naturaleza muy distinta: una cubierta que filtra, una fachada con fisuras, un garaje inundable, una instalación que no cumple lo proyectado. El agente crea una ficha por defecto con su ubicación, su descripción, las fotos con su fecha, el informe pericial al que remite, las comunicaciones ya enviadas y el estado de la reparación, si la hay.
Así se evita que el mismo defecto aparezca descrito de varias maneras o que una foto clave se quede enterrada en una conversación. Calificar el defecto, atribuir responsabilidades entre promotor, constructor y técnicos y decidir qué se reclama es trabajo del abogado con el perito. El agente solo deja el material en orden.
¿Cómo se vigilan los plazos de garantía y de reclamación?
El letrado determina, caso por caso, qué plazos corren, desde qué fecha de referencia y contra quién: la recepción de la obra, la entrega de la vivienda, la aparición del defecto o un requerimiento anterior pueden marcar el inicio de contadores diferentes. El agente guarda cada fecha con la explicación que haya anotado el abogado y programa avisos escalonados, primero al responsable del caso y después a un segundo compañero.
También vigila los plazos de las gestiones en curso, como un requerimiento sin respuesta o una visita pericial pendiente, y reclama que alguien confirme que se ha actuado. Lo que nunca hace es calcular un plazo por su cuenta ni darlo por bueno: propone y recuerda, y la verificación la hace siempre una persona. Una fecha mal puesta en un panel puede costar un caso, y por eso conviene que el despacho revise periódicamente cómo están cargadas.
Requerimientos a la promotora y a la aseguradora: el borrador, no el envío
Un requerimiento bien armado enumera los defectos, aporta las pruebas y fija una posición. El agente prepara el borrador a partir de los modelos del despacho: ordena los hechos, enumera los defectos de las fichas, lista los documentos que se adjuntan y deja huecos claros donde el abogado debe incorporar su planteamiento.
El abogado revisa, ajusta el enfoque, decide a quién se dirige y firma. Una vez enviado, el agente registra la fecha, hace el seguimiento de la respuesta y avisa si pasa el tiempo sin contestación. Este reparto, donde el agente redacta y la persona decide, es el mismo que se describe en agente de IA con aprobación por niveles.
Qué cuidar: comunidades de propietarios y confidencialidad
Muchos casos de defectos los lleva una comunidad de propietarios, con un administrador que actúa y una junta que decide. El agente puede mantener informado al administrador con el estado del expediente y preparar la documentación para la junta, pero los acuerdos son de la comunidad y el consejo jurídico, del abogado.
Hay además datos personales de propietarios, a veces con intereses distintos entre sí. Cada expediente debe estar aislado, con acceso solo para quien lo lleva, y el agente no puede dar a un cliente información de otro. Si el despacho representa a varios afectados por la misma obra, conviene que el agente señale la coincidencia para que el letrado valore si existe algún conflicto de intereses.
Por dónde empezar con algo pequeño
Basta un expediente real, con copia de la documentación: pide al agente el índice, las fichas de defectos y una primera relación de lo que falta. Si el abogado ve que ahorra tiempo, se añade el panel de plazos y, después, el borrador de requerimientos. Lo más delicado, los avisos, se deja para cuando el despacho tenga claro cómo se cargan las fechas y quién las comprueba.
Si tu práctica toca también la parte urbanística, mira IA para despachos de derecho urbanístico y medioambiental; para el trato con comunidades, IA para despachos de propiedad horizontal; y para una visión general del despacho, IA para despachos de abogados.
Conclusión
En derecho de la construcción, el reto es poner orden en una documentación dispersa y no dejar caer ningún plazo. El agente reúne, fichas, avisa y redacta borradores; el abogado valora los defectos, decide la estrategia y firma.
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