Contratas a alguien nuevo. La primera semana le dedicas tiempo, le presentas al equipo y le enseñas cómo trabajáis. Luego llega un pedido urgente, una visita de un cliente o una avería, y cuando te quieres dar cuenta han pasado semanas sin que os hayáis sentado a hablar de cómo va. Al final del período de prueba te encuentras decidiendo con impresiones sueltas, y la persona, sin saber qué opinas de su trabajo.
En las empresas grandes esto no depende de la memoria de nadie. Hay revisiones a intervalos fijos, con una conversación preparada, unas notas por escrito y una decisión final apoyada en algo más que en el último recuerdo. No tienen más tiempo que tú: tienen un proceso que no se salta. Una pyme puede tener el suyo sin montar un departamento de personas.
Qué hace una revisión bien hecha
Una revisión de seguimiento no es un examen ni una formalidad. Sirve para tres cosas:
- Que la persona sepa cómo va y qué se espera de ella en la siguiente etapa.
- Que tú te enteres de lo que necesita: información, formación, herramientas, un compañero que le explique.
- Que ambos dejéis constancia de lo hablado, para no depender de recuerdos distintos.
El intervalo clásico es un mes, dos meses y tres, y cada una tiene un tono propio. Lo que sigue es una guía orientativa, que debes adaptar a tu puesto y a tu convenio.
Las tres conversaciones
Primera revisión: ¿se ha integrado?
Se trata de comprobar que la persona entiende su trabajo, conoce a la gente clave y tiene lo necesario para hacerlo. Preguntas típicas: ¿qué te ha resultado más claro y qué más confuso? ¿Qué te ha faltado? ¿Con quién has trabajado mejor?
Segunda revisión: ¿está aprendiendo?
Aquí miráis tareas concretas: qué hace ya con autonomía, dónde necesita apoyo, qué feedback ha recibido. Y qué ajustes hacen falta, por parte de ella o tuyos.
Tercera revisión: ¿encaja a medio plazo?
Se repasa todo lo anterior y se habla de qué viene después. Es la base para que tú y, en su caso, tu asesoría laboral podáis valorar cómo seguir.
Un ejemplo hipotético ayuda a verlo. En una pequeña tienda online con un equipo reducido, se incorpora una persona de atención al cliente. El mismo día del alta quedan fijadas las tres revisiones, cada una con su guion de preguntas. El responsable solo tiene que sentarse, escuchar y decidir qué ajustar; no tiene que acordarse de convocar, preparar ni redactar.
Qué hace el agente y qué sigues haciendo tú
El agente se encarga del andamiaje, que es justo lo que se te olvida:
- Programa cada revisión cuando se firma la incorporación, en el calendario de ambas partes, y te avisa unos días antes.
- Prepara las preguntas adaptadas al puesto y a la etapa, con espacio para añadir las tuyas.
- Recopila lo ocurrido, si así lo configuras y la persona está informada: tareas completadas, dudas que planteó, comentarios de compañeros que tú hayas decidido incluir.
- Resume lo hablado a partir de tus notas o de las de la persona, y lo deja en una ficha con los acuerdos y las fechas.
- Recuerda lo pendiente: si en la primera revisión prometiste una formación, en la segunda te recuerda si se hizo.
Tú sigues poniendo lo que solo puede poner una persona:
- La conversación, cara a cara, con tacto y con escucha real.
- La valoración del trabajo, que requiere conocer a la persona y el contexto.
- La decisión sobre la continuidad, siempre humana. El agente no evalúa ni puntúa a nadie, y no debe usarse para ello.
- La validación con tu asesoría laboral. Las condiciones del período de prueba, sus plazos y cómo se comunica una decisión dependen de tu convenio y de la normativa, y eso lo confirma un profesional antes de actuar.
Cómo ponerlo en marcha sin papeleo
- Define las tres fechas respecto al primer día de trabajo. Si tienes más de una incorporación al año, el agente las repite solo.
- Escribe las preguntas base de cada revisión. Con cinco o seis por conversación basta.
- Decide qué información recoge el agente y cuál no. Menos es más: tareas y acuerdos sí; opiniones personales de terceros, solo si las has pedido tú.
- Informa a la persona de cómo funciona el seguimiento y de qué se anota. Es lo correcto y además le da tranquilidad.
- Después de cada revisión, repasa el resumen, corrígelo y ciérralo. Los acuerdos deben ser tuyos y suyos, no del agente.
Si quieres ver cómo encaja esto con la llegada de nuevas personas, tienes cómo automatizar el onboarding de nuevos empleados y los agentes de IA en recursos humanos.
Lo que hay que cuidar
- Datos de personas. Las notas sobre un empleado son datos personales, a veces sensibles. Restringe quién puede verlas, guárdalas solo el tiempo necesario y no las reutilices para otros fines. Es un buen momento para repasar también cuánto tiempo las conservas.
- Nada de decisiones automáticas. La valoración de una persona y la decisión de continuar o no son siempre humanas, y conviene que quede claro por escrito.
- Sin sesgos escondidos. Si el agente resume opiniones, revisa que no haya tono o conclusiones que no salgan de los hechos.
- Tono cercano. Un recordatorio automático está bien; una conversación a la que alguien acude sintiéndose vigilado, no. Comunica el propósito con transparencia.
- Consistencia. Que todos los nuevos tengan el mismo proceso es lo que lo hace justo.
Conclusión
Un período de prueba mejora cuando las revisiones ocurren de verdad, con preguntas preparadas y acuerdos por escrito. Un agente puede encargarse de agendarlas, preparar el guion y resumir lo hablado; la conversación, la valoración y la decisión final siguen siendo de personas, con el apoyo de tu asesoría laboral.
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