Hay una diferencia importante entre cancelar un servicio de IA porque dejas de necesitarlo, y cambiar de proveedor porque quieres seguir usando IA pero con otro. En el primer caso, ya explicamos en qué pasa con tus datos si cancelas un servicio de IA qué exige el RGPD sobre portabilidad y borrado. En el segundo, aparece una pregunta adicional que no se da al cancelar sin más: durante el tiempo en que convives con dos proveedores —el que dejas y el que empiezas— ¿quién tiene tus datos, quién es responsable de ellos, y qué puede salir mal en esa zona intermedia?
Este artículo se centra específicamente en esa fase de transición, distinta tanto de la cancelación pura como de la pregunta de si puedes migrar en general (que respondemos en puedo cambiar de proveedor de IA más adelante) y de cómo ejecutar el proceso paso a paso (que cubrimos en cómo migrar de un proveedor de IA a otro sin perder el histórico).
Por qué cambiar de proveedor no es lo mismo que cancelar
Cuando cancelas un servicio de IA sin sustituirlo, el objetivo es simple: que el proveedor borre tus datos dentro del plazo pactado y te confirme que lo ha hecho. Cuando cambias de proveedor, en cambio, tus datos están, durante un período, en dos sitios a la vez: en el proveedor antiguo, que todavía no has terminado de vaciar, y en el nuevo, que ya está empezando a recibir información para poder arrancar. Ese período de solapamiento es exactamente donde aparecen los riesgos que no existen en una cancelación simple.
Qué pasa con tus datos en el proveedor que dejas
Durante la transición, tus datos siguen bajo la responsabilidad del proveedor antiguo hasta que se completa el borrado pactado por contrato. Esto significa que, aunque ya estés operando con el nuevo proveedor, el antiguo sigue siendo, a todos los efectos legales, un encargado del tratamiento de esos datos hasta que confirme su eliminación. No dar por cerrada esta relación —por ejemplo, dejando el contrato antiguo "flotando" sin fecha de cancelación formal mientras te centras en la puesta en marcha del nuevo proveedor— es un error habitual que prolonga innecesariamente cuántas manos tienen acceso a tu información.
Qué pasa con tus datos en el proveedor nuevo
El proveedor nuevo, desde el momento en que empieza a recibir tus datos (históricos importados, documentación, configuración), debería tener ya firmado el contrato de encargado de tratamiento correspondiente si va a procesar datos personales de tu empresa o de tus clientes, exactamente igual que exigirías a cualquier proveedor nuevo desde el primer día, un punto que tratamos con detalle en qué es un DPA y por qué lo necesitas antes de contratar IA. Empezar a enviarle datos "en fase de pruebas", antes de tener ese contrato cerrado, es un hueco de cumplimiento frecuente porque la urgencia de la migración hace que la parte contractual se posponga informalmente.
El hueco que nadie quiere gestionar: la doble custodia
Durante las semanas de convivencia entre ambos proveedores, tu empresa tiene, en la práctica, dos terceros con acceso a información sensible al mismo tiempo. Esto no es necesariamente un problema si está bien gestionado, pero exige responder a preguntas concretas que muchas empresas no se plantean hasta que ya están en medio de la migración:
- Si se produce una incidencia de seguridad durante ese período, ¿en qué sistema ocurrió y quién es responsable de notificarla?
- ¿El proveedor antiguo sigue teniendo acceso de escritura a tus sistemas conectados (CRM, ERP) mientras el nuevo ya está integrado, o se ha revocado ese acceso en cuanto dejó de ser necesario?
- ¿Los datos de clientes que se transfieren entre proveedores viajan con las mismas garantías de seguridad en ambos extremos del proceso?
Qué debe quedar cerrado antes de dar la migración por terminada
- Confirmación de borrado del proveedor antiguo, con fecha y alcance concreto, no una simple promesa verbal de que "ya está hecho".
- Contrato de encargado de tratamiento firmado con el nuevo proveedor, cerrado antes de que reciba ningún dato real, no como trámite posterior.
- Revocación de accesos del proveedor antiguo a cualquier sistema conectado (CRM, ERP, facturación) en cuanto deja de ser necesario, no al final de todo el proceso.
- Registro interno de la migración: qué se transfirió, cuándo, y con qué garantías, para poder responder con evidencia si en el futuro alguien pregunta —un cliente, un auditor, la propia Agencia de Protección de Datos— qué pasó con esos datos durante el cambio.
Un matiz que conviene no pasar por alto
Si el servicio del proveedor antiguo ha tratado datos personales de tus propios clientes (no solo información interna de la empresa), tu empresa sigue siendo responsable del tratamiento frente a esos clientes durante todo el proceso, incluida la fase de transición. Cambiar de proveedor de IA no traslada esa responsabilidad a ninguno de los dos proveedores: sigue siendo tuya, y es la razón por la que cerrar bien el papeleo de ambos lados del cambio no es un formalismo, es parte de tu propia obligación legal.
Conclusión
Qué pasa con tus datos cuando cambias de proveedor de IA no se resuelve solo con exportar un archivo y darlo por terminado: hay un período de doble custodia donde ambos proveedores tienen, por distintos motivos, acceso a tu información, y ese período necesita fecha de cierre, contrato firmado en el nuevo extremo y confirmación de borrado en el antiguo. En MG Solutions cerramos cada uno de estos puntos como parte del proceso de migración, no como un trámite posterior. Reserva una primera reunión si estás valorando un cambio de proveedor.