Seguro que has estado al otro lado alguna vez: envías tu currículum a un puesto, te haces ilusiones y nunca vuelves a saber nada. Ni un «no, gracias». Ahora ponte en el lado del dueño de una pyme. Publicas una oferta, te llegan currículums de todo tipo, entrevistas a unos pocos, contratas a una persona y al resto, que fueron decenas, no les dices nada. No lo haces por mala educación. Lo haces porque entre la oferta, los clientes y el día a día, nunca hay un hueco para escribir todos esos mensajes.
Las empresas grandes contestan a cada candidato, también al que no avanza. No es solo cortesía: cada persona que pasa por un proceso se lleva una opinión de cómo trata esa empresa a quien se acerca a ella, y en una ciudad pequeña o en un sector de pocos nombres esa opinión circula. Tú puedes hacer lo mismo con un agente de IA, que es un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante.
Fase a fase: qué mensaje espera el candidato
Un proceso de selección tiene momentos claros, y en cada uno el candidato espera algo distinto:
- Recepción. «Hemos recibido tu candidatura». Un aviso corto que tranquiliza y dice qué pasará después.
- Avanza a la siguiente fase. Una invitación a la prueba o a la entrevista, con los datos prácticos claros.
- No continúa tras revisar su candidatura. Un mensaje respetuoso que cierra el proceso para esa persona.
- No continúa tras la entrevista. Un mensaje más cuidado, porque esa persona ha invertido tiempo en conocerte.
- Oferta. Este mensaje lo escribe y lo manda una persona, sin excepciones.
- Proceso cerrado. Aviso a quienes quedaban en espera de que el puesto ya está cubierto.
Lo que las grandes hacen bien no es escribir textos brillantes, sino que no se deja a nadie sin respuesta en ninguna de esas fases.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
El agente:
- Lleva la cuenta de en qué fase está cada candidato y de a quién ya se ha respondido.
- Redacta el mensaje de cada fase con el nombre de la persona, el puesto al que se presentó y, si tú se lo indicas, algún detalle concreto de su trayectoria que dé a entender que alguien lo ha leído de verdad.
- Adapta el tono al tuyo: más formal, más cercano.
- Te avisa cuando hay candidatos que llevan demasiado tiempo sin noticias.
- Deja un registro de todos los mensajes enviados.
Una persona:
- Decide quién avanza y quién no. Esta decisión nunca la toma el agente.
- Aprueba los mensajes de los casos delicados.
- Escribe y hace las ofertas.
- Responde cuando un candidato contesta con preguntas, reclamaciones o algo inesperado.
Un ejemplo de mensaje, con tu visto bueno
Imaginemos una pyme que busca un comercial y ya ha decidido, tras la revisión de currículums, que no seguirá adelante con una candidata. El agente propone un borrador de este estilo:
Hola, Marta. Gracias por presentarte al puesto de comercial y por el tiempo que has dedicado a tu candidatura. Hemos leído con atención tu experiencia en ventas de servicios a empresas. En esta ocasión hemos decidido continuar con otros perfiles que se ajustan más a lo que necesitamos ahora mismo. Guardaremos tus datos solo hasta el final del proceso, salvo que nos indiques que quieres que los conservemos para futuras ofertas. Te deseamos mucho éxito.
El mensaje es cortés, concreto y honesto. Y antes de salir, una persona lo lee. Si dudas de la frase sobre la experiencia, la cambias.
Los casos que tienen que pasar por ti
Hay mensajes que un agente no debe enviar sin que lo veas antes:
- Candidatos que conoces, o que son clientes, proveedores o empleados actuales.
- Personas que han contado en su candidatura una circunstancia personal, de salud o familiar.
- Rechazos tras varias entrevistas.
- Cualquier candidato que responda con una queja, una petición de explicaciones o una reclamación.
- Mensajes en los que el agente dude del tono o no tenga suficiente información.
En esos casos, el agente redacta un borrador y lo deja en una bandeja de revisión. Tú decides si sale tal cual, si lo cambias o si prefieres llamar.
Datos personales y decisiones sobre personas
Un currículum contiene datos personales, y en selección hay dos cuestiones que conviene tener claras. Lo que sigue es orientación general, no asesoramiento legal.
- Información y conservación. El candidato debe saber para qué usas sus datos y durante cuánto tiempo. No guardes currículums indefinidamente. Si quieres conservarlos para futuros procesos, pídele permiso. Cuando termine el proceso, bórralos o anonimízalos, y atiende rápido a quien te pida acceso o supresión.
- Decisiones automatizadas. El RGPD reconoce el derecho de las personas a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que les afecten de forma significativa. Además, el reglamento europeo de inteligencia artificial trata con especial cautela las herramientas que intervienen en la selección de personal. Por eso, en este uso, el agente no descarta ni puntúa a nadie por su cuenta: prepara, organiza y redacta, y la decisión es de una persona.
- Lenguaje. Los mensajes no deben dar motivos que puedan ser discriminatorios. Ante la duda, sé breve y neutro.
Si quieres conocer otros usos de la IA en selección, tienes más contexto en IA para automatizar la selección de candidatos y en IA para selección y reclutamiento de personal.
Cómo ponerlo en marcha con el próximo proceso
- Escribe tu punto de partida. Redacta tú un mensaje para cada fase con tu forma de hablar. Ese será el modelo del agente.
- Decide los plazos. Por ejemplo, que nadie espere más de unos pocos días sin recibir al menos un aviso de recepción.
- Define los casos delicados. Escribe la lista de situaciones que siempre pasan por ti.
- Revisa las primeras respuestas. Durante el primer proceso, lee todos los borradores. Más adelante, solo los de la bandeja de revisión.
- Mide lo que importa. Al terminar, pregúntate si alguien se quedó sin respuesta y si hubo mensajes que tuviste que corregir.
Qué cuidar para no perder la mano
- Nada de promesas vacías. «Te llamaremos si surge algo» solo debe aparecer si de verdad piensas hacerlo.
- Cuidado con los datos. Un mensaje enviado a la persona equivocada o con el nombre de otro candidato es un error serio. Revisa los destinatarios.
- No sustituyas a las personas. Un mensaje bien escrito no compensa que el candidato que merece una llamada la reciba por correo.
Conclusión
Responder a todos los candidatos, incluso a los que no avanzan, cuida tu imagen como empresa y no exige un departamento de personas si repartes bien el trabajo. Un agente de IA redacta la respuesta de cada fase, lleva la cuenta de quién está dónde y te avisa de los retrasos, mientras tú decides quién avanza, apruebas los casos delicados y haces las ofertas.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.