Un periodista de un medio local te escribe a media tarde. Prepara un reportaje sobre tu sector y necesita hoy unas frases tuyas, una foto decente y saber cuánta gente trabaja en la empresa. Tú conoces las respuestas, pero la foto buena está en el móvil de un compañero, el dato de la plantilla cambió desde la última vez que lo contaste y el logotipo en alta resolución no sabes dónde quedó. Contestas tarde o a medias, y la ocasión de aparecer en ese reportaje pasa de largo.
Una empresa grande no improvisa esto. Tiene una sala de prensa, es decir, un lugar donde está todo lo que un periodista suele pedir, y una lista de medios y periodistas que alguien mantiene al día. Tú puedes tener algo parecido sin contratar a un gabinete de comunicación, si repartes el trabajo de mantenimiento con un agente de IA. Un agente es un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante.
Qué debería estar listo antes de que llame el periodista
Piensa en lo que te han pedido las pocas veces que te han llamado de un medio. Casi siempre es lo mismo, y conviene tenerlo en una sola carpeta o página:
- Quiénes sois, en pocas frases. A qué os dedicáis, dónde estáis y desde cuándo.
- Datos básicos y comprobables. Dirección, web, teléfono y un correo de contacto para prensa que alguien lea.
- Portavoces. Nombre, cargo, una foto y los temas de los que cada persona puede hablar con conocimiento.
- Material gráfico. Logotipo en varios formatos y fotos del equipo, del local o de los productos, siempre con permiso para usarlas.
- Historial. Notas de prensa anteriores y menciones en medios.
Una advertencia: todo lo que pongas ahí tiene que poder respaldarse. Una cifra inflada o un «somos líderes del sector» sin nada detrás se nota, y un periodista serio lo comprobará.
Lo que hacen las grandes y por qué funciona
Las empresas con departamento de comunicación mantienen dos cosas además de la sala de prensa. La primera es una lista de periodistas clasificada por temas: quién cubre economía local, quién escribe sobre tecnología, quién tiene una sección sobre emprendedores. La segunda es un registro de contactos: a quién se le envió qué, cuándo y qué respondió.
La clave no es tener una lista enorme, sino que sea relevante y esté al día. Una lista de cien contactos de los que la mitad ya cambió de medio es peor que una de diez bien cuidada. Y ese mantenimiento, entre semana y con otras cosas que hacer, es lo primero que se abandona en una pyme.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
Este reparto funciona bien:
El agente:
- Reúne en un único dossier los datos de la empresa a partir de lo que ya existe: tu web, presentaciones, notas anteriores. Te marca lo que falta y lo que se contradice entre un documento y otro.
- Cuando cambia algo, por ejemplo una persona nueva en el equipo, una dirección distinta o un producto que sale al mercado, te propone la corrección en el dossier y en la ficha del portavoz.
- Mantiene la lista de medios: apunta qué ha publicado cada periodista últimamente, avisa de los correos que rebotan y registra qué le enviaste y cuándo.
- Redacta un borrador de nota de prensa o de respuesta a una consulta, a partir de hechos que tú le das.
Una persona de tu empresa:
- Decide qué se cuenta, qué no y quién habla en nombre de la empresa.
- Lee y aprueba cada texto antes de que salga. Nada llega a un periodista sin tu visto bueno.
- Habla con los periodistas. Las entrevistas, los matices y las preguntas incómodas son cosa de personas.
- Decide qué hacer si hay un problema que afecta a la imagen de la empresa. El agente puede reunir lo ocurrido en orden, pero la respuesta pública la decides tú, con quien corresponda.
El agente tampoco inventa noticias. Si le pides una nota sobre un lanzamiento, trabaja con los datos que le das. Si un dato no está, debe preguntarte, y tú tienes que comprobar que lo que sale en el texto es cierto.
Una lista de periodistas es una lista de personas
Este punto es fácil de olvidar. Cada nombre y cada correo de tu lista de medios es un dato personal, y el RGPD se aplica aunque el contacto sea profesional. Lo que conviene cuidar:
- Usa datos de contacto profesionales que sean públicos o que la persona te haya dado.
- Apunta de dónde salió cada contacto.
- Incluye en los envíos una forma sencilla de pedir que no se le escriba más, y respétala en cuanto llegue.
- No compartas la lista con terceros.
- Si alguien pide ver, corregir o borrar sus datos, hay que atenderlo. Un agente puede ayudarte a localizarlos, pero la respuesta es tuya.
Con las fotos ocurre algo parecido. Si en el dossier aparecen empleados o portavoces, necesitas su permiso para difundir su imagen. Y si en las fotos salen clientes o menores, lo prudente es no incluirlas sin una autorización clara. Ante la duda, consúltalo con tu asesor.
Cómo empezar sin complicarte
No hace falta montar una sala de prensa completa el primer día:
- Crea una carpeta compartida llamada «Prensa». Que todo el que pueda necesitarla sepa dónde está.
- Mete lo imprescindible. La presentación de la empresa, una foto buena de quien hablaría con los medios y un contacto que responda.
- Pide al agente que la revise. Te dirá qué datos faltan, cuáles están repetidos y cuáles se contradicen.
- Haz una lista corta de medios. Solo los que de verdad leen o escriben sobre tu sector o tu zona. Mejor pocos y cuidados.
- Fija una revisión periódica. Además de actualizar cuando cambie algo importante, una vez cada cierto tiempo el agente te enseña qué ha quedado viejo.
Con eso ya estás mejor preparado que la mayoría. Si además tienes muchos documentos repartidos, te puede servir esta guía sobre gestión documental con IA.
Qué cuidar para que no se te vaya de las manos
- No envíes nada sin leerlo. Un texto mal entendido en un medio no se puede retirar.
- No automatices los envíos masivos a periodistas. Un mensaje personal a la persona adecuada vale más que una difusión general.
- Revisa las fechas y los nombres. Son lo que más se desactualiza y lo que más daña la credibilidad.
- Define quién decide. Si hay varios socios, acuerda quién es el portavoz y quién aprueba los textos. El agente seguirá esa regla, pero no puede establecerla.
La supervisión humana del trabajo del agente no es un freno, sino lo que hace que puedas fiarte de él. Tienes más detalle en cómo mantener supervisión humana en procesos automatizados.
Conclusión
Tener a mano lo que pide un periodista, sean los datos de la empresa, las fotos, los portavoces o los contactos, es lo que separa a quien aparece en un reportaje de quien lo ve pasar. Un agente de IA puede mantener el dossier y la lista de medios al día y avisarte cuando algo se queda viejo, mientras tú decides qué se cuenta, apruebas cada texto y hablas con los periodistas.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.