Para encontrar software duplicado en tu empresa necesitas dos listas: lo que pagas cada mes y quién usa de verdad cada aplicación. Al cruzarlas salen a la luz las herramientas que hacen lo mismo, y un criterio sencillo decide con cuál quedarte. Muchas empresas grandes tienen a alguien que lleva ese inventario y lo revisa antes de cada renovación; una pyme puede hacer algo parecido con una hoja de cálculo y un agente de IA, que es un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante.
Veámoslo con un caso hipotético. Una pyme de reformas tiene dos equipos que apenas se cruzan: la oficina técnica, que planifica las obras, y la administración, que factura y cobra. Hace tiempo, administración contrató una aplicación de tareas y tableros para llevar sus cierres mensuales. En primavera, la oficina técnica contrata otra distinta para repartir trabajos y seguir los plazos de cada obra. Las dos tienen tableros, tareas, fechas límite y avisos. Cada equipo eligió la suya, la pagó con una tarjeta distinta y nadie sabía que la otra existía. Lo descubren por casualidad, cuando la gerente ve dos cargos parecidos en el mismo extracto.
¿Cómo se descubre que dos herramientas hacen lo mismo?
No se descubre preguntando "¿qué usamos?", porque cada persona contesta solo por lo suyo. Se descubre juntando tres fuentes. La primera son los pagos: extractos del banco y de las tarjetas, y facturas de proveedores. La segunda son las aplicaciones a las que el equipo ha entrado con su cuenta de empresa; el panel de administración del correo suele mostrar cuáles están conectadas. La tercera es una pregunta corta a cada persona: "¿qué abres cada día para trabajar?". Cada fuente enseña lo que las otras esconden: los pagos revelan lo que se cobra y nadie usa, las cuentas conectadas lo que se usa sin que lo sepa la dirección, y las respuestas del equipo lo que le parece imprescindible.
El listado que lo cambia todo
Con esas tres fuentes se monta una hoja con una fila por herramienta. Las columnas que importan son estas:
- Nombre de la herramienta y para qué se usa en la práctica, no para lo que se contrató.
- Quién la pidió, quién la paga y a nombre de quién está la cuenta.
- Cuántas personas tienen acceso y cuántas han entrado en los últimos meses.
- Cuánto cuesta, cada cuánto se paga y en qué fecha se renueva.
- Qué datos guarda: clientes, empleados, presupuestos, documentos.
- Con qué otras herramientas está conectada.
La columna que más descubre es la del uso real. Muchas aplicaciones muestran la fecha del último acceso de cada usuario, y comparar esa fecha con la lista de personas que tienen cuenta enseña enseguida cuántos puestos se pagan sin que nadie los toque. En el caso de la pyme de reformas, la hoja deja ver algo más que las dos aplicaciones de tareas: también aparece una herramienta de firma electrónica que usaba un compañero que ya no está y un almacén de archivos en la nube abierto a nombre de una persona que se fue el año pasado.
Qué criterio decide con cuál quedarse
Cuando dos herramientas se solapan, la tentación es quedarse con la que prefiere el equipo que más insiste. Es mejor aplicar siempre los mismos criterios, por este orden:
- Dónde están los datos que más cuesta rehacer. Un histórico de obras o de clientes pesa más que una preferencia de manejo.
- Cuál usa más gente de verdad, según el último acceso y no según las cuentas contratadas.
- Cuál se conecta mejor con lo que ya tenéis: facturación, correo, calendario.
- Cuánto cuesta el cambio: pasar los datos, formar al equipo y los días de ritmo más lento.
- Cuándo vence cada contrato, para no pagar otro periodo de algo que ya has decidido dejar.
- Qué datos personales guarda y qué condiciones ofrece el proveedor sobre dónde y cómo los trata.
En el caso hipotético, la aplicación de administración conserva el histórico y la usa más gente, pero la de la oficina técnica se conecta con el calendario de obras. La gerente decide quedarse con la de administración, trasladar a ella los tableros de obra con una tarde de formación para la oficina técnica y dejar que el otro contrato venza sin renovarlo. No es la única decisión posible. Lo importante es que se toma con criterios y no por costumbre.
¿Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona?
El agente hace el trabajo de recopilar y vigilar. Lee los extractos y las facturas, saca los cargos que se repiten, agrupa las herramientas por función para señalar las que parecen hacer lo mismo, completa la hoja con lo que encuentra, avisa de las renovaciones con antelación y mantiene la lista al día cuando aparece un cargo nuevo. Una persona hace el resto: confirma que cada herramienta está bien clasificada, porque el agente puede agrupar mal dos cosas parecidas; habla con los equipos; decide con cuál quedarse; y es quien cancela contratos y avisa a los proveedores. El agente no cancela nada ni contacta con proveedores por su cuenta.
Antes de cancelar nada
Una herramienta que se deja de pagar no desaparece sin más: se lleva datos y hábitos con ella. Antes de cancelar conviene hacer esta revisión:
- Exportar los datos que quieras conservar y comprobar que se abren en otro sitio.
- Avisar con tiempo a las personas que la usan y decirles dónde va a ir su trabajo.
- Mirar si la herramienta está conectada a otras, como facturación o correo, para no romper nada.
- Revisar el plazo de aviso que pide el contrato para cancelar.
- Si guarda datos personales de clientes o empleados, preguntar al proveedor cómo se devuelven o se borran, y consultar con tu asesor cómo dejarlo documentado.
Un mes de extractos y una hoja
No hace falta un proyecto. Reúne un mes de extractos y las facturas de los proveedores de software, pide al agente que saque los cargos recurrentes y que te devuelva una primera hoja, y revísala con quien lleve la administración. Verás herramientas que no recordabas y es probable que encuentres alguna pareja que se solapa.
Si quieres seguir con el tema, tienes una guía general sobre cómo automatizar la gestión de licencias de software con IA, otra sobre qué hacer con las licencias cuando alguien deja la empresa y un recordatorio de que no solo caducan las aplicaciones, también los dominios, los certificados y las licencias.
Conclusión
El software duplicado no suele ser un descuido grave, sino el resultado de que cada equipo compra lo que necesita sin ver lo que ya existe. Una hoja con lo que se paga, quién lo usa y cuándo se renueva basta para descubrirlo, y unos criterios fijos evitan que la decisión dependa de quién insiste más. El agente recopila y vigila; la persona decide y cancela.
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