Le pides a la IA «un correo para un cliente que se queja» y te devuelve un texto correcto, largo y que no suena a tu empresa. Lo retocas veinte minutos y acabas pensando que lo habrías escrito antes tú solo. La herramienta no es mala: le diste un encargo de una línea y rellenó los huecos como pudo.
Con una persona nueva en el equipo te pasaría lo mismo. Un buen encargo tiene cuatro partes y cualquier empleado puede usarlas sin saber nada de tecnología. En este artículo tienes la plantilla, un ejemplo antes y después y una lista para revisar el resultado.
Piensa en alguien muy rápido que no sabe nada de tu empresa
Imagina a un colaborador que escribe en segundos, no se cansa y ha leído muchísimo, pero que acaba de llegar: no conoce a tus clientes, ni tus precios, ni tu tono, ni lo que prometiste ayer por teléfono. Y tiene un defecto serio: cuando le falta un dato, no siempre lo dice, a veces se lo inventa con total seguridad.
De ahí sale toda la técnica. Si el encargo es corto, la IA rellena con generalidades. Si el encargo lleva lo que ese colaborador necesitaría saber, el resultado se parece mucho más a lo que tú harías.
Las cuatro partes del encargo
1. Contexto: qué necesita saber
Quién eres, para quién es el trabajo y qué situación hay. Dos o tres frases bastan. Cuanto más concreto (a qué se dedica tu empresa, quién va a leerlo, qué ha pasado hasta ahora), menos genérico será el resultado.
2. Tarea: qué quieres que haga
Una frase que empiece por un verbo y diga una sola cosa: «redacta la respuesta», «resume estas notas en puntos», «compara estas dos ofertas y dime las diferencias». Si pides tres cosas a la vez, el resultado suele ser flojo en las tres. Mejor encadenar encargos pequeños.
3. Formato de salida: cómo lo quieres recibir
Longitud, estructura y tono. «Máximo 120 palabras», «una tabla con tres columnas», «tono cercano y sin tecnicismos», «asunto y cuerpo por separado». Es la parte que más se olvida y la que más tiempo ahorra, porque evita reescribir el texto entero para que quepa donde lo necesitas.
4. Límites: qué no debe hacer
Lo que no puede prometer, afirmar o tocar. «No menciones precios», «no inventes datos: si falta información, pregúntame», «no propongas descuentos», «no uses nombres de personas». Los límites son tu seguro: trasladan a la herramienta las líneas rojas que una persona del equipo ya conoce de memoria.
La plantilla para copiar y pegar
Guárdala en un documento compartido y rellénala cada vez:
Contexto: Somos [qué hace tu empresa]. Esto es para [quién lo recibe]. La situación es [qué ha pasado].
Tarea: [verbo + una sola cosa].
Formato: [longitud, estructura, tono].
Límites: [qué no debe prometer, inventar o mencionar]. Si te falta información, pregúntame antes de escribir.
Del encargo flojo al encargo bueno: un ejemplo
El encargo flojo: «Escribe un correo para un cliente que se queja.»
El mismo encargo, con las cuatro partes:
Contexto: Somos una empresa de reformas de tres personas. Una clienta ha recibido nuestro presupuesto una semana más tarde de lo acordado y nos ha escrito molesta. Es una clienta habitual y queremos conservarla.
Tarea: Redacta una respuesta que reconozca el retraso y le explique el siguiente paso.
Formato: Asunto y cuerpo por separado, máximo 120 palabras, tono cercano y educado, sin tecnicismos.
Límites: No prometas fechas de obra ni descuentos. No inventes motivos del retraso. Si te falta algún dato, pregúntame antes.
La segunda versión le lleva a quien la escribe un minuto más. El texto que devuelve necesita menos retoques, y los que necesita son de fondo (si ese tono es el nuestro), no de forma (si cabe en el correo).
Tres errores que conviene evitar
- Pedirlo todo en un solo encargo. «Hazme el informe, el correo y la presentación» suele dar tres trabajos mediocres. Mejor un encargo por resultado.
- Dar por hecho que sabe lo que tú sabes. Las siglas internas, el nombre de tus productos o el «ya sabes cómo lo hacemos» no existen para la herramienta. Si importa, escríbelo.
- Corregir a mano en lugar de corregir el encargo. Si el resultado falla siempre en lo mismo (demasiado largo, demasiado formal), no lo arregles cada vez: añade esa condición a los límites o al formato y la próxima vez saldrá bien.
Antes de dar el trabajo por bueno: revisa
Que salga bien a la primera no significa que salga bien sin mirarlo. La IA redacta con aplomo incluso cuando se equivoca, así que la revisión es tuya. Una lista corta:
- ¿Los nombres, fechas, importes y datos del texto son los correctos?
- ¿Hay alguna afirmación que no hayas dado tú y que suene demasiado segura?
- ¿Respeta los límites que pusiste (precios, promesas, tono)?
- ¿Lo firmarías tú con tu nombre?
- Si afecta a un cliente o a un empleado concreto, ¿lo ha visto la persona responsable antes de salir?
Y una regla de oro sobre lo que pegas en el encargo: no incluyas datos personales de clientes o empleados ni documentos confidenciales en herramientas que tu empresa no haya aprobado. Consulta con quien lleve la protección de datos antes de decidir qué se puede usar y para qué.
Cuándo conviene guardar el encargo para todos
Si un encargo te ha funcionado, no lo dejes en tu cabeza. Guárdalo con un nombre claro («respuesta a reclamación», «resumen de reunión semanal») para que otro compañero lo reutilice. Es el primer paso hacia una biblioteca común de plantillas, que desarrollamos en instrucciones que funcionan: una biblioteca común para el equipo. Con el tiempo, los encargos que se repiten mucho son los candidatos naturales a convertirse en una tarea que un agente de IA haga por ti, es decir, un programa que ejecuta el trabajo y te consulta solo lo importante.
Y si estás pensando en cómo formar a todo el equipo, no a unas pocas personas, el planteamiento por puestos de trabajo está en formación en IA para empresas.
Qué hace la IA y qué hace la persona
La IA redacta, resume, ordena, compara y propone alternativas. La persona decide qué se necesita, aporta lo que la herramienta no puede saber, revisa y se responsabiliza del resultado. Cuando el trabajo toca decisiones sobre personas (contratar, evaluar, sancionar), asesoramiento legal, fiscal o financiero, el borrador de la IA es solo un punto de partida: la decisión la toma un profesional.
Conclusión
Un buen resultado empieza en el encargo: contexto para que sepa dónde está, tarea para que sepa qué hacer, formato para que sepa cómo entregarlo y límites para que sepa dónde parar. Con esas cuatro partes y una revisión honesta, la mayoría de los retoques desaparecen.
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