Abres tu tienda online y recorres el catálogo. La ficha de las zapatillas cuenta una historia de tres párrafos con tono cercano. La del cinturón tiene una sola línea seca: "Cinturón de cuero, color marrón". La de la mochila usa "tú" y la del monedero habla de "usted". Las medidas aparecen en centímetros en unos productos y en milímetros en otros, y en la mitad no hay ni rastro del material.
Esto no pasa por descuido, sino por acumulación. Cada ficha la escribió alguien distinto, en un momento distinto, con prisa distinta. Mientras tenías veinte productos se podía vigilar; con cientos, el catálogo empieza a parecer de varias tiendas a la vez. Y el cliente lo nota, aunque no sepa explicar por qué desconfía.
Cómo lo resuelven las grandes: plantilla y guía de redacción
Una gran cadena no deja que cada comprador de producto escriba como quiera. Trabaja con dos herramientas muy poco glamurosas:
- Una plantilla de ficha: siempre los mismos bloques, en el mismo orden. Por ejemplo: título, frase de presentación, características principales, medidas, materiales, cuidados, envío y devolución.
- Una guía de redacción: un documento corto que dice cómo se habla. Si se tutea o se trata de usted, qué palabras se evitan, cómo se escriben las medidas, qué se cuenta primero, cómo se nombran los colores.
Lo que hace posible mantener esto con miles de productos es que las reglas están escritas y se aplican siempre. No depende de la memoria ni del humor de nadie. Una pyme puede copiar exactamente esa idea; lo único que le falta es el equipo que revise ficha por ficha.
Tu guía de redacción en media hoja
No necesitas un manual de marca de cincuenta páginas. Con una hoja razonable basta, y lo más útil es que salga de fichas tuyas que ya funcionan. Puedes empezar por estas preguntas:
- ¿Hablamos de tú o de usted?
- ¿Cómo describimos un producto: primero el beneficio para el cliente o primero la característica técnica?
- ¿Qué palabras usamos y cuáles no? Por ejemplo, si decimos "cuero" o "piel", o si evitamos adjetivos como "increíble".
- ¿En qué unidades damos las medidas y en qué formato?
- ¿Qué datos son obligatorios en toda ficha? Material, medidas, cuidados, origen si procede.
- ¿Qué no prometemos nunca? Por ejemplo, propiedades que no puedas demostrar.
Escribe las respuestas con un ejemplo real al lado de cada una. Ese documento es la base de todo lo demás, tanto si lo aplican personas como un agente.
Qué hace el agente con ese material
Un agente de IA es un programa que hace una tarea de trabajo por ti y te consulta lo importante. Aplicado a fichas, su trabajo encaja en cinco pasos:
- Lee tus datos de partida: la hoja del proveedor, tu hoja de cálculo o lo que tengas en tu sistema de gestión.
- Redacta la ficha siguiendo tu plantilla y tu guía, con el tono que has definido, no con uno genérico.
- Comprueba que están todos los datos obligatorios. Si falta el material o las medidas, no los inventa.
- Marca las fichas dudosas: las que tienen datos incompletos, contradictorios o poco claros, con una nota que diga exactamente qué falta.
- Las deja en una cola para que alguien las revise antes de publicarlas.
El punto cuatro es el que separa un buen sistema de uno peligroso. Una ficha que afirma que una chaqueta es impermeable cuando nadie lo ha confirmado te puede traer devoluciones, reclamaciones o algo peor. El agente debe preferir dejar una casilla vacía con un aviso antes que rellenarla con algo que suena razonable.
Lo que sigue haciendo una persona
El agente acelera la parte repetitiva, no sustituye el criterio de quien conoce el producto:
- Revisar las fichas marcadas y completar los datos que solo tú o tu proveedor tenéis.
- Decidir el tono de marca y actualizarlo cuando cambie. La guía es tuya, y conviene revisarla cada cierto tiempo.
- Aprobar las fichas de productos delicados: alimentación, cosmética, juguetes, productos con etiquetado obligatorio. Ahí las afirmaciones sobre ingredientes, usos o seguridad deben comprobarse con la documentación del fabricante y, si hace falta, con un profesional.
- Dar el visto bueno a las primeras tandas. Las primeras veinte fichas revelan todo lo que la guía no dijo y debería decir.
Errores comunes al montar esto
Empezar por todo el catálogo. Es mejor probar con un grupo pequeño de productos parecidos, corregir la guía y solo después ampliar.
Olvidar los datos de origen. Un agente redacta mejor cuanto más completos vienen los datos. Si tu hoja de proveedor llega con columnas vacías, el problema no es la redacción, es la materia prima. Una buena base se consigue con lo que explicamos en la automatización del catálogo.
No dejar rastro de quién aprobó qué. Cuando alguien revisa una ficha, conviene anotar quién lo hizo y cuándo. Si surge un problema, sabes de dónde viene.
Copiar descripciones del fabricante tal cual. Además de sonar igual que en otras tiendas, puede haber problemas de derechos. Es preferible redactar con tus palabras a partir de los datos técnicos.
Copiar el texto de otras webs. Lo mismo: el agente debe trabajar con tus datos y tu guía, no reescribir la web de un competidor.
Cómo encaja con el resto de tu web
Cuando las fichas son coherentes, todo lo que se apoya en ellas mejora: el buscador de tu tienda, los anuncios, los comparadores y también un posible asistente de compra en la web, que solo puede asesorar bien si los datos de cada producto están completos. Puedes ver ese caso en un asesor de compra en tu web, como el dependiente de una gran tienda. Y si quieres ir al detalle técnico de mantener el catálogo al día, tienes cómo automatizar la gestión del catálogo de productos online.
Conclusión
La coherencia de un catálogo grande no depende de tener muchos redactores, sino de tener reglas escritas y alguien que las aplique siempre igual. Un agente de IA puede redactar las fichas con tu plantilla y tu tono, señalar las que tienen datos incompletos y dejar que una persona decida antes de publicar.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.