Para saber cuánto pagas por cuentas de software que nadie usa, cruza dos listas: las licencias que tienes contratadas y la fecha del último acceso de cada usuario. Las cuentas sin entrar desde hace tiempo son candidatas a bajar de plan, a reasignarse o a cancelarse. La decisión final es tuya, o de quien apruebe los gastos en tu empresa, no del programa que hace el cruce.
En una gran empresa, un departamento de sistemas y otro de compras revisan cada cierto tiempo qué se paga y quién lo usa. En una pyme, el software se acumula de otra manera: alguien se da de alta con la tarjeta de la empresa para una prueba, un colaborador que se fue sigue con su cuenta activa, se contrataron puestos de más para un pico de trabajo y nunca se redujeron. Cada cuota es pequeña, y por eso nadie las revisa; juntas, forman una partida que merece una mirada.
Dónde se esconden las cuentas que no se usan
Los casos más repetidos son cinco:
- Personas que ya no están. Un empleado o un colaborador se va y su puesto en cada herramienta se queda abierto.
- Pruebas que se convirtieron en suscripción. Se activó una herramienta "para ver cómo iba" y la renovación se hizo sola.
- Puestos de más. Se contrataron para un proyecto o una campaña y siguen en el plan.
- Herramientas duplicadas. Dos programas distintos que hacen lo mismo, cada uno con su cuota.
- Cuentas compartidas. Una sola persona entra con un usuario que usan varias, o varias personas pagan puestos que podrían reunirse en uno.
Ninguna de ellas es un fallo grave, pero todas son dinero que sale cada mes sin devolver nada.
¿Cómo se cruza la lista de usuarios con su último acceso?
Se hace en cinco pasos, y un agente se encarga de los más repetitivos. Primero se reúne el inventario de herramientas, después se saca de cada una la lista de usuarios con su último acceso, se junta todo en una sola tabla, se señalan las cuentas que cumplen el criterio acordado y se propone una acción para cada una. El resultado es una hoja que puede leer cualquiera, sin abrir diez paneles de administración.
- Inventario. Se reúnen las herramientas a partir de facturas, extractos de la tarjeta de empresa y correos de renovación. Aparecen siempre algunas que nadie recordaba.
- Usuarios y último acceso. La mayoría de los paneles de administración muestran la fecha de la última actividad de cada puesto. Si alguno no lo hace, se le pregunta al proveedor.
- Tabla única. Para cada cuenta: herramienta, coste del puesto, persona, último acceso, fecha de renovación y plazo de preaviso.
- Criterio. Lo fijas tú. Un ejemplo razonable: sin acceso en los últimos tres meses. Hay herramientas de uso estacional que necesitan un criterio distinto.
- Propuesta. Para cada cuenta marcada, el agente sugiere mantener, reasignar, bajar de plan o cancelar, siempre como propuesta.
Si quieres profundizar en cómo se automatiza este seguimiento, lo explicamos en cómo automatizar la gestión de licencias de software con IA.
¿Qué decisiones se toman y quién las aprueba?
Con la tabla delante hay cuatro decisiones posibles, y conviene que cada una tenga una persona responsable, aunque en una pyme sea la misma para todas. El agente no cancela nada por su cuenta: prepara la propuesta, y quien aprueba el gasto da el visto bueno. Esto evita el error más caro del ejercicio, que es cancelar una cuenta que alguien necesitaba y perder datos o trabajo.
- Bajar de plan. Si el plan permite más puestos de los que se usan, se pasa a uno más pequeño. Normalmente decide el responsable de esa herramienta y lo aprueba quien controla los gastos.
- Reasignar. Un puesto sin uso puede pasar a una persona que lo necesita en lugar de comprar otro. Lo decide el responsable del área.
- Cancelar. Para cuentas que no se usan y no se van a usar. Antes de hacerlo, se exportan los datos que interesen y se comprueba que no hay una obligación de conservar información; la aprueba quien gestiona el presupuesto.
- Mantener. Se deja tal cual, con un motivo apuntado: uso estacional, una persona de baja, un cliente que exige esa herramienta.
Antes de cancelar nada, haz tres comprobaciones sencillas:
- Pregunta a la persona de la cuenta, no vaya a estar de vacaciones o a usarla solo para la campaña de la renta o el cierre del año.
- Mira la fecha de renovación y el preaviso. Cancelar tarde puede suponer otro periodo pagado; el agente puede avisarte con tiempo. Sobre ese aspecto tienes cómo automatizar la gestión de renovaciones de licencias con IA.
- Revisa qué ocurre con los datos al cerrar la cuenta: algunas herramientas los borran al cancelar.
Cuidado: el último acceso es un dato de personas
Una tabla con "quién entra y cuándo" contiene información sobre trabajadores. Su finalidad aquí es gestionar licencias, no vigilar a nadie ni valorar su rendimiento, y conviene mantenerlo así. Algunas precauciones prácticas:
- Limita quién puede ver la tabla.
- Usa los datos solo para decidir sobre licencias, no para evaluar a las personas.
- Informa al equipo de que se revisa el uso de las herramientas con ese fin.
- Si tienes dudas sobre lo que puedes registrar de tus empleados, consulta con tu asesor laboral o de protección de datos.
Que alguien no entre a una herramienta no significa que trabaje menos. Quizá usa otra, o su trabajo no la necesita.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
- El agente reúne el inventario, lee los últimos accesos, calcula el coste de los puestos sin uso, vigila las fechas de renovación y prepara la lista de propuestas.
- Una persona confirma con el usuario, decide si se baja, se reasigna o se cancela, y ejecuta el cambio en cada herramienta.
- El responsable de gastos aprueba lo que supone un cambio de contrato.
Por dónde empezar con algo pequeño
No empieces por las veinte herramientas. Coge las tres más caras, o las tres de las que más puestos hay, y haz el cruce a mano la primera vez para entender cómo es tu situación. Después, que el agente repita ese trabajo cada trimestre. Para no dejar sin servicio cosas más delicadas, como dominios o certificados, mira dominios, certificados y licencias: no te quedes sin servicio.
Conclusión
Las cuentas de software sin uso son un gasto silencioso que se detecta cruzando usuarios y último acceso. Con un criterio claro, una tabla única y una persona que apruebe cada cambio, puedes bajar de plan, reasignar o cancelar con seguridad, cuidando los datos y los plazos de renovación.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica, y el de licencias se conecta con los programas que ya usas para presentarte la tabla actualizada.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.