¿Has leído alguna vez dos textos de tu propia empresa, uno en la web y otro en un correo a un cliente, y has pensado que los habían escrito dos compañías distintas? En uno tratas al cliente de tú y en otro de usted. Aquí hablas de "presupuesto", allí de "propuesta" y en la tarjeta de visita de "oferta". Un texto es cálido y el siguiente suena a contrato.
En una pyme esto pasa porque escribe más de una persona: tú, quien lleva las redes, la comercial que contesta correos, el sobrino que ayudó con la web. Cada cual escribe como sabe y nadie tiene tiempo de unificar. Las grandes marcas lo resuelven con dos documentos discretos pero muy útiles: un glosario (las palabras que se usan y las que no) y una guía de estilo (cómo se escribe: tono, tratamiento, estructura). Con un agente de IA, una pyme puede tener los dos sin pasar semanas redactándolos.
Qué tiene una guía de estilo de verdad
No es un libro. La que funciona en una pyme cabe en una o dos páginas y responde a preguntas muy concretas:
- Tratamiento: ¿tuteamos o usamos usted? ¿Siempre, o depende del canal?
- Tono: ¿cercano, técnico, serio, con humor? Con dos ejemplos de frases "así sí" y dos de "así no".
- Forma: ¿frases cortas o largas? ¿Mayúsculas en los cargos? ¿Cómo se escriben fechas, horas e importes?
- Saludos y despedidas en correos y mensajes.
- Lo que nunca decimos: promesas que no podemos cumplir, expresiones que nos suenan vacías.
El glosario: las palabras que decides tú
El glosario parece un detalle y es lo que más se nota. Es una lista corta de términos con su forma preferida. Por ejemplo, en una hipotética asesoría: "clientes", no "usuarios"; "cita", no "reunión"; "documentación", no "papeleo". En un taller: "revisión", no "chequeo". Cada entrada puede llevar una nota: "no usar con clientes nuevos", "solo en documentos internos".
También sirve para lo contrario: fijar palabras técnicas que sí debe usar todo el mundo igual, como el nombre exacto de un servicio o de un producto, para que en un sitio no se llame de una manera y en otro de otra.
Cómo se hace, paso a paso
Redactar desde cero da pereza, y por eso casi nadie lo hace. Partir de lo que ya has escrito es mucho más llevadero:
- Reúne entre diez y veinte textos tuyos de los que te sientas orgulloso: correos que funcionaron, la página de servicios, publicaciones con buena respuesta. Quita los que no representen cómo quieres sonar.
- El agente los lee y propone un borrador de guía: tratamiento que más usas, longitud media de las frases, palabras que repites, expresiones que evitas.
- Tú lo corriges. Habrá cosas que el agente describa como tu estilo y que no lo sean, porque cualquier texto flojo que le hayas dado también cuenta. Aquí decides cómo quieres sonar de verdad.
- El agente propone el glosario: detecta términos que usas de formas distintas y te pregunta cuál prefieres.
- Lo aprueba una persona (tú o quien lleve la marca) y queda como documento de referencia, con fecha.
Este último paso no se delega. La guía de estilo expresa cómo quieres que te vea la gente, y esa decisión es de la dirección.
Qué hace el agente con cada borrador
Cuando alguien del equipo prepara un texto, el agente lo compara con la guía y el glosario antes de que salga. Señala, por ejemplo:
- Que aparece "usuarios" donde el glosario pide "clientes".
- Que el texto trata de usted cuando el resto de la web tutea.
- Que una frase promete algo que la guía prohíbe prometer.
- Que hay una cifra o una fecha escritas con un formato distinto del habitual.
Lo hace como una lista de sugerencias, no como una reescritura silenciosa. La persona que escribió el texto decide qué acepta. Así el equipo aprende la guía en lugar de depender de la máquina, y el texto sigue sonando a su autor.
Si te interesa el lado más amplio de cómo enseñar tu forma de hablar a un agente, en cuánto tarda un agente en sonar como tu marca se explica qué influye en ello.
Lo que sigue en manos de una persona
- Textos delicados. Comunicados, respuestas a una queja importante, contenidos con implicaciones legales o sanitarias los revisa una persona con criterio antes de publicar, y a veces también un profesional del sector.
- Las excepciones. Hay momentos en los que romper la guía es lo correcto: una disculpa sincera no debería sonar corporativa. El agente no sabe cuándo; tú, sí.
- La evolución de la marca. Si cambias de público o de tono, la guía se actualiza con una decisión tuya, no porque el agente lo deduzca.
- La originalidad. Una guía asegura coherencia, no ideas. Lo que dices sigue dependiendo de tu equipo.
Qué cuidar al montarlo
Los textos que entregas al agente pueden contener datos de clientes: nombres, importes, casos concretos. Antes de dárselos, quita los datos personales o usa ejemplos donde ya estén anonimizados; no los necesita para aprender el estilo. Si en la guía incluyes textos de terceros (un folleto de un proveedor, un artículo ajeno), ten claro que son de otra persona y no los trates como si fueran tuyos.
Y por último, una guía que nadie actualiza se vuelve vieja. Conviene revisarla un par de veces al año o cuando cambie algo importante en el negocio.
Para el día a día del contenido, puedes ver también cómo funciona la redacción de contenido con IA y cómo mantener la supervisión humana en procesos automatizados, que enmarcan bien el papel de la revisión.
Conclusión
Sonar igual en todo lo que publicas no exige un departamento de marca, sino dos documentos cortos y alguien que los aplique. Un agente puede extraerlos de tus mejores textos, proponerte un glosario y revisar cada borrador con ellos, mientras tú decides el tono, apruebas la guía y revisas lo delicado.
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