Un inventario de agentes de IA es una lista con una ficha por agente: qué hace, a qué tiene acceso, quién responde de él y cuándo se revisa por última vez. Se puede montar en una tarde con una hoja de cálculo compartida, y sirve para evitar lo que más suele pasar con los programas que trabajan solos: que alguien los ponga en marcha, se olvide de ellos y sigan funcionando, con sus permisos, sin que nadie sepa ya por qué.
Las empresas grandes mantienen un registro de todos los sistemas automáticos que tienen en marcha, porque en cuanto hay más de unos pocos se pierde la cuenta. En una pyme el riesgo es más sutil: no hay muchos agentes, pero los pone en marcha cada persona por su cuenta. Marta conectó un asistente a su correo, el comercial usa una herramienta que contesta presupuestos y alguien contrató una prueba gratuita que sigue activa. Cada uno tiene accesos a datos de la empresa, y nadie tiene la foto completa.
¿Qué datos mínimos debe tener la ficha de cada agente?
Con diez campos tienes lo esencial. Más datos hacen la ficha pesada y nadie la rellena:
- Nombre y descripción corta. «Asistente de presupuestos» y una frase sobre lo que hace.
- Tarea concreta. Qué hace exactamente y qué no debería hacer nunca.
- Responsable. Una persona con nombre, no un departamento. Es quien responde si algo va mal y quien decide si sigue o se apaga.
- Accesos. A qué herramientas, carpetas, buzones o bases de datos llega, y con qué permisos (solo leer, escribir, borrar).
- Datos personales que toca. Si maneja nombres, correos, teléfonos, datos de empleados o de clientes, anótalo. Es la base para cumplir con el RGPD.
- Nivel de autonomía. Si solo propone, si actúa con tu aprobación o si actúa solo. Hay ejemplos en niveles de autonomía de un agente de IA.
- Proveedor y coste. Quién lo ofrece, cómo se paga y cuánto cuesta cada mes. Te ayudará lo que explicamos en cuánto cuesta mantener un agente de IA funcionando cada mes.
- Fecha de alta. Cuándo se puso en marcha y quién lo autorizó.
- Fecha de última revisión y de la próxima. La más importante, porque obliga a volver a mirar.
- Cómo se apaga. Quién puede desactivarlo y dónde se retiran los accesos.
¿Cómo hacer el inventario en una tarde?
Cuatro bloques cortos, que puedes repartir como prefieras:
Bloque 1: encontrar los agentes. Es la parte más sorprendente. Pregunta a cada persona de la empresa qué herramientas de IA usa, incluidas las que usa por su cuenta. Revisa también las suscripciones que se cobran cada mes en la tarjeta o el banco, la lista de aplicaciones conectadas a tu correo y a tu almacenamiento en la nube, y los usuarios de tus herramientas por si hay alguno que no corresponde a una persona. Si ya tienes una lista de herramientas de IA, ahórrate parte del trabajo con inventario de herramientas de IA: el paso previo a cumplir la norma.
Bloque 2: abrir una ficha por agente. Con la plantilla anterior, rellena lo que sepas y marca en rojo lo que no. Es normal que haya huecos: son justo los puntos que necesitan atención.
Bloque 3: completar con el responsable. Reúnete con cada responsable, aunque sea diez minutos, para rellenar los huecos y confirmar los accesos. Si descubres que el agente usa la cuenta de una persona, anótalo y plantéate darle una propia, como explicamos en ¿debe tu agente de IA tener su propio usuario y correo?.
Bloque 4: decidir qué hacer con cada uno. Para cada ficha, tres opciones: se queda tal cual, se ajusta (menos permisos, otro responsable) o se apaga. Y anota una fecha de revisión, siempre.
Ejemplo de ficha (inventado para ilustrar)
Imagina una pyme de servicios con un agente que prepara borradores de presupuestos. Su ficha podría decir:
- Nombre: asistente de presupuestos.
- Tarea: redacta borradores a partir de las peticiones de clientes y de la tarifa vigente. No envía nada sin visto bueno.
- Responsable: la persona de administración.
- Accesos: lectura de la tarifa y de las peticiones; escritura solo en la carpeta de borradores. Sin acceso a facturas ni a nóminas.
- Datos personales: nombre y correo de clientes.
- Autonomía: propone; una persona aprueba.
- Coste: cuota mensual del proveedor, más tiempo de revisión.
- Alta y revisión: fecha de alta anotada, próxima revisión a final de trimestre.
- Cómo se apaga: el responsable retira el acceso al buzón y avisa al proveedor.
¿Cómo detectar un agente olvidado?
Hay señales que conviene mirar durante el inventario:
- Una herramienta conectada a tus cuentas de la que nadie sabe decir quién la puso.
- Una suscripción que se cobra y que nadie usa, o que usa una persona que ya no trabaja en la empresa.
- Un agente cuyo responsable se ha ido de la empresa o ha cambiado de puesto.
- Permisos más amplios de los que la tarea necesita, porque se dieron en una prueba y nunca se retiraron.
- Agentes que siguen escribiendo a clientes con textos que ya no reflejan tus condiciones.
Cada uno de estos casos se corrige con una acción sencilla: asignar responsable, reducir permisos o apagar. Para dar de alta nuevos agentes sin repetir el problema, tienes alta de un agente como si fuera un empleado nuevo, y para vigilar quién accede a qué, controles de acceso de IA.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
Un agente puede ayudarte a mantener el inventario: avisar cuando se acerca una fecha de revisión, detectar aplicaciones nuevas conectadas a tus cuentas o recordar a cada responsable que debe confirmar su ficha. Pero el inventario es una herramienta de responsabilidad, y eso no se delega:
- Una persona decide qué agentes tienen sentido en la empresa y cuáles se apagan.
- Cada ficha tiene un responsable humano con nombre, que firma que la información es correcta.
- Una persona revisa los permisos y valora si el uso de datos personales es adecuado. Si tienes dudas sobre RGPD, consúltalas con tu asesor de protección de datos.
Conclusión
Un inventario de agentes de IA no es un documento burocrático: es la forma de saber qué trabaja en tu nombre, con qué accesos y bajo la responsabilidad de quién. Con una ficha de diez campos, una tarde de trabajo y una fecha de revisión por agente, evitas que haya programas olvidados con permisos abiertos.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica. Por eso, al diseñar un agente, dejamos claros desde el primer día su tarea, sus accesos y quién responde de él.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.