Necesitas a alguien para el equipo. Publicas un anuncio, recibes una pila de currículos y pierdes horas para descubrir que pocos encajan. Mientras tanto, tu gente conoce a personas capaces: un antiguo compañero, una prima que busca cambiar de sector, un vecino con buena mano para el oficio. Nadie te las ha mencionado, porque nadie sabe si puede, cómo se hace o qué pasará después con la recomendación.
Muchas grandes empresas han convertido esto en un programa estable. Su plantilla recomienda, el área de personas da seguimiento a cada recomendación y quien recomendó sabe cómo va. No hace falta un departamento para copiar la idea. Hace falta que las reglas estén claras, que nada se pierda por el camino y que alguien avise a las personas implicadas. Un agente de IA, que es un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante, puede encargarse de ese hilo.
Por qué funciona en las empresas grandes
Una recomendación llega con algo que un anuncio no da: alguien de dentro ya ha puesto su nombre detrás. Suele haber una conversación previa y una idea más realista de cómo es trabajar en tu empresa. Eso ahorra tiempo de filtrado y, a menudo, evita malentendidos.
Pero las grandes también han aprendido que sin orden el sistema se estropea. Las recomendaciones se quedan sin respuesta, quien recomendó no vuelve a hacerlo y aparecen agravios ("yo recomendé a alguien hace meses y nadie me dijo nada"). Esa parte, la del seguimiento constante y amable, es justo la que las pymes suelen perder.
Las reglas primero, y por escrito
Antes de poner a trabajar a ningún agente, decide y escribe cuatro cosas:
- Para qué puestos aceptas recomendaciones: todos, o solo los que tengas abiertos.
- Cómo se recomienda: un formulario corto, un mensaje o una conversación con el agente.
- Qué pasa después: quién lo revisa, en qué plazo respondes y qué se le cuenta a quien recomendó.
- Si hay incentivo y cuál: una compensación, un día libre, un simple agradecimiento. Es decisión tuya. Si es dinero, consulta con tu asesor laboral y fiscal cómo debe tratarse.
El agente se encarga de explicar estas reglas al equipo, por el canal que ya use (un mensaje interno, un correo) y de responder a las dudas de siempre: "¿puedo recomendar a un familiar?", "¿qué puestos hay abiertos?", "¿cuándo me dirán algo?".
Qué hace el agente, paso a paso
Cuando alguien del equipo recomienda a una persona, el camino queda así:
- Recoge la recomendación. Anota quién recomienda, a quién, para qué puesto y por qué cree que encaja. Pide solo lo necesario para empezar.
- Comprueba que la persona recomendada esté de acuerdo. Antes de guardar sus datos, se le pide permiso o se le explica quién ha dado su contacto y para qué. Esto es importante y lo veremos más abajo.
- Prepara un resumen para quien lleva la selección: el puesto, lo que cuenta quien recomienda y los datos de contacto.
- Da seguimiento. Si pasan los días sin novedad, avisa a quien lleva el proceso. Cada recomendación tiene un estado claro: recibida, en revisión, entrevista, cerrada.
- Avisa a quien recomendó de cómo va, con el nivel de detalle que hayas decidido. Un simple "tu recomendación está en proceso" ya marca la diferencia.
- Cierra el círculo. Cuando el proceso termina, agradece la recomendación aunque no haya acabado en contratación.
Qué sigue en manos de personas
Conviene dejarlo muy claro, porque aquí hay decisiones que afectan a personas y no son del agente:
- Decidir a quién se entrevista y a quién se contrata. Lo decide una persona, con criterios que puedas explicar. El agente no puntúa ni descarta candidatos.
- Hablar con el candidato. La entrevista, las dudas, la oferta: es una conversación humana.
- Valorar con el mismo criterio a todos los candidatos, vengan recomendados o no. Una recomendación abre la puerta, no sustituye a la evaluación.
- Comunicar un "no" con respeto, sobre todo si quien recomendó es alguien cercano al equipo.
Y hay un riesgo que las grandes también han descubierto: las recomendaciones tienden a traer personas parecidas a quienes las hacen. Si todos tus candidatos vienen del mismo círculo, puedes cerrar la puerta a perfiles que te irían bien. Por eso conviene mantener también otros canales abiertos y aplicar los mismos criterios a todos.
Los datos de la persona recomendada
Este es el punto que más se olvida. Cuando un empleado te da el nombre y el teléfono de otra persona, esa persona no ha decidido nada todavía. Sus datos son datos personales y el RGPD exige tratarlos con cuidado:
- Lo razonable es que quien recomienda ofrezca primero la oportunidad y, si la persona acepta, sea ella quien te dé sus datos o dé su permiso.
- Hay que informarla de quién trata sus datos, para qué y durante cuánto tiempo.
- Si no continúa el proceso, sus datos no se guardan indefinidamente.
- Si un empleado te pasa información sensible de la persona recomendada (salud, situación familiar, antiguos empleadores en malos términos), no se recoge.
Consulta con tu asesor en protección de datos el texto informativo exacto. El agente puede aplicarlo, pero quien lo redacta y lo valida es un profesional.
Si quieres ver cómo se automatiza lo que viene después, puedes leer cómo programar entrevistas de trabajo con IA y cómo automatizar el onboarding de nuevos empleados.
Cómo empezar con algo pequeño
No hace falta un programa completo desde el primer día:
- Elige una vacante real que tengas abierta ahora.
- Escribe en media página las reglas: cómo se recomienda, qué respondes y en cuánto tiempo.
- Cuéntaselo al equipo en persona, sin mucha ceremonia, y explica que no todas las recomendaciones acabarán en contratación.
- Pon al agente a recoger las recomendaciones y a avisar de su estado.
- Al cerrar la vacante, pregunta al equipo qué ha faltado o qué ha sobrado, y ajusta.
Si funciona, amplía a otras vacantes y piensa después en si quieres un incentivo.
Conclusión
Un programa de referidos no es una herramienta, es una promesa pequeña hacia tu equipo: si recomiendas a alguien, nadie se olvidará de ello y sabrás cómo va. Un agente de IA puede sostener esa promesa recogiendo cada recomendación, dando seguimiento y avisando a quien la hizo, mientras las decisiones sobre personas siguen siendo siempre de personas.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica. Por eso las reglas del programa las escribimos contigo, no las traemos hechas.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.