Ya hemos hablado de las preguntas que debe hacerse el director de RRHH antes de invertir en IA: son las preguntas que sirven para decidir si el proyecto tiene sentido. Este artículo se centra en el paso siguiente, el momento concreto de la aprobación, y en algo distinto de preguntar: qué documentos debería exigir RRHH, por escrito, antes de firmar el visto bueno, para que las buenas intenciones de la fase de preguntas no se queden en eso, en intenciones.
Un aviso antes de empezar: MG Solutions no ofrece asesoría legal laboral. Si el proyecto de IA afecta a decisiones sobre selección, evaluación de desempeño o condiciones de trabajo, recomendamos siempre contrastar los aspectos normativos con un asesor laboral o legal antes de aprobarlo, especialmente en lo relativo a obligaciones de información a la representación de los trabajadores cuando la ley las exija.
El informe de impacto sobre puestos y tareas
Antes de aprobar, RRHH debería tener un documento que describa con claridad qué tareas concretas va a cambiar el sistema, quién las realiza hoy, y si el objetivo es liberar tiempo de esas personas para otras funciones o reducir la necesidad de ese puesto. Esta distinción no puede quedar en el aire ni resolverse "sobre la marcha" una vez el proyecto ya está en marcha: cambia completamente el plan de comunicación interna y, en algunos casos, tiene implicaciones legales sobre las que conviene asesorarse con antelación.
El plan de comunicación al equipo, ya redactado
Un proyecto de IA que afecta al día a día de las personas no debería aprobarse sin un plan de comunicación concreto: qué se va a decir, cuándo, a quién primero y con qué canal. No basta con la intención genérica de "ya lo comunicaremos cuando esté listo". RRHH debería pedir ver el mensaje real, o al menos su esquema, antes de dar el visto bueno, porque una comunicación tardía o mal planteada genera más resistencia y desconfianza que la propia herramienta, por buena que sea.
La evidencia de que se ha revisado el riesgo de sesgo, si el sistema participa en decisiones sobre personas
Si el proyecto de IA interviene en procesos de selección, evaluación de desempeño o cualquier decisión que afecte a una persona concreta de forma individual, RRHH debería exigir evidencia de que se ha comprobado, aunque sea de forma básica, que el sistema no introduce sesgos discriminatorios por razón de género, edad, origen u otras características protegidas. Esta evidencia no tiene por qué ser un estudio académico: puede ser tan simple como una prueba con casos reales anonimizados antes del despliegue, pero debe existir y quedar documentada, no darse por hecha porque el proveedor lo asegure de palabra.
El protocolo de revisión humana en decisiones que afectan a personas
Vinculado al punto anterior, RRHH debería pedir que conste por escrito quién revisa las decisiones del sistema que afectan directamente a una persona, con qué frecuencia, y qué derecho tiene esa persona a saber que una IA participó en una decisión sobre ella. Esto no es solo una cuestión de buena práctica interna: en muchos casos existen obligaciones normativas concretas sobre transparencia en decisiones automatizadas que afectan al empleo, y conviene verificar con un especialista si aplican a tu caso, un tema que tocamos de forma general en RGPD y perfilado automatizado.
El plan de formación y transición para quien pierde tareas
Si el proyecto reduce o elimina tareas de un puesto concreto, RRHH debería exigir un plan de transición, formación o recolocación por escrito, no una declaración de intenciones. Un proyecto que promete "cuidar del equipo" sin un plan concreto detrás suele traducirse, en la práctica, en que nadie se hace responsable de esa parte cuando llega el momento.
La cláusula sobre consulta a la representación legal de los trabajadores, cuando corresponda
Dependiendo del tamaño de la empresa y del alcance del proyecto, puede existir obligación de informar o consultar a la representación legal de los trabajadores antes de introducir cambios que afecten a las condiciones de trabajo mediante sistemas automatizados. Esto varía según el caso concreto y la normativa aplicable, así que no es algo que este artículo pueda resolver de forma genérica: es, de nuevo, un punto que conviene verificar con un asesor laboral antes de aprobar el proyecto, no después de implantarlo.
Cómo organizar esta lista sin burocratizar el proceso
En una pyme, estos seis documentos no necesitan convertirse en un expediente extenso. Pueden resolverse con un dosier breve, revisado por RRHH junto con quien lidera el proyecto técnico, antes de la reunión donde se da el visto bueno definitivo. Lo importante es que cada punto tenga una respuesta concreta y por escrito, no una promesa verbal que nadie vuelve a revisar una vez el proyecto está en marcha. Si algún punto no se puede documentar con claridad en este momento, es preferible resolverlo antes de aprobar que descubrir el problema cuando el equipo ya está usando el sistema y la confianza ya se ha visto afectada.
Un criterio adicional que ayuda: empezar con un grupo reducido
Más allá de la documentación formal, un criterio práctico que suele funcionar bien es exigir que el proyecto empiece con un grupo pequeño y voluntario de personas antes del despliegue general. Sus comentarios reales, buenos o malos, dan a RRHH una base mucho más sólida para ajustar el plan de comunicación y de formación que cualquier proyección optimista del proveedor sobre cómo va a reaccionar el equipo.
Conclusión
Aprobar un proyecto de IA que afecta a las personas de tu empresa sin exigir estos documentos concretos es apostar a que todo saldrá bien por buena voluntad. Pedir el informe de impacto, el plan de comunicación, la evidencia de revisión de sesgo, el protocolo de supervisión humana, el plan de transición y la verificación normativa correspondiente convierte esa apuesta en una decisión informada, tomada con los riesgos identificados de antemano.
En MG Solutions ayudamos a preparar este tipo de documentación antes de implantar un proyecto de IA que afecte al equipo, siempre en coordinación con vuestro asesor laboral para los aspectos normativos específicos. Reserva una primera reunión y lo revisamos juntos.