Para sacar partido a la primera reunión con una consultora de IA lleva tres cosas: un problema concreto de tu trabajo diario descrito con un caso real, una muestra de los documentos y datos con los que se hace ese trabajo, y a las dos o tres personas que de verdad lo conocen. Con eso, la conversación pasa de "qué se puede hacer con IA" a "qué podemos probar en tu empresa".
Cuando una gran empresa contrata a una consultora, prepara un informe de situación y reúne a los responsables. Una pyme no tiene ese departamento, pero la preparación que importa no es la de los informes, sino la de saber qué quieres resolver. Una hora de reunión sin esa base suele acabar en generalidades, y la segunda reunión se dedica a repetir lo que debió estar en la primera.
¿Qué problema concreto tienes que llevar?
No lleves "queremos usar IA" ni "queremos automatizar". Lleva un trabajo que se hace hoy y que te cuesta tiempo, errores o clientes. Tiene que caber en media página y responder a seis cuestiones:
- Qué tarea es, con un nombre sencillo ("preparar presupuestos", "contestar consultas de clientes", "cuadrar las facturas de proveedores").
- Quién la hace hoy y cuánta gente participa.
- Con qué herramientas (correo, hoja de cálculo, programa de gestión, papel).
- Cada cuánto ocurre y en qué momentos se acumula.
- Dónde se pierde tiempo o se cometen fallos, con un ejemplo real reciente.
- Qué ocurriría si se resolviera: qué harías con ese tiempo o qué dejaría de pasar.
Si tienes varios problemas, ordénalos por lo que más duele y lleva solo los dos o tres primeros. La consultora te ayudará a elegir por dónde empezar, pero necesita material concreto sobre el que opinar. Si aún dudas de cuál elegir, cómo elegir el primer proceso a implementar con IA te da criterios.
Documentos y datos de muestra
Una consultora seria querrá ver el trabajo real, no una descripción. Prepara, sin esfuerzo excesivo:
- Tres o cuatro ejemplos reales del material con el que se trabaja: correos de clientes, presupuestos, facturas, hojas de Excel, albaranes, partes de trabajo.
- Un esquema sencillo de tus herramientas: qué programas usas y cuáles se hablan entre sí. Un papel con cuadraditos y flechas basta.
- Las reglas que sigue la persona que hace el trabajo, aunque nunca las hayas escrito: "si el cliente es de más de tal tamaño, lo ve el director", "los pedidos urgentes se sirven antes". Estas reglas son las que de verdad hacen que un agente sirva o no.
Una advertencia importante: anonimiza antes de compartir. Quita nombres, direcciones, DNI, teléfonos y datos de salud u otros delicados de los ejemplos, o sustitúyelos por otros ficticios. No hace falta entregar datos personales de tus clientes en una primera conversación, y si la consultora te los pide sin explicarte para qué ni cómo los protegerá, es una señal de alerta. Si el proyecto va a tocar datos de ese tipo, la guía para gestionar datos sensibles en la empresa te sirve de punto de partida.
¿Quién debería sentarse en la mesa?
Una reunión con solo el dueño produce una idea; una reunión con quien hace el trabajo produce un diagnóstico. Lo ideal es contar con:
- Quien decide y tiene la última palabra sobre presupuesto y prioridades.
- Quien hace el trabajo a diario, que sabe dónde están los atascos, las excepciones y los trucos que nadie ha escrito. A veces es quien más desconfía de la IA, y su opinión vale oro.
- Quien conoce las herramientas: la persona de informática, el proveedor del programa de gestión o quien lo lleva en la práctica.
- Tu asesor de protección de datos, si el proyecto va a tocar datos de clientes o de empleados. No tiene por qué estar en la primera reunión, pero sí conviene saber con quién consultarás después.
Si no pueden asistir todos, que al menos la persona que hace el trabajo participe en parte de la reunión. El dueño que describe el proceso de memoria suele saltarse pasos que a quien lo hace cada día le parecen evidentes.
¿Qué conviene preguntar a la consultora?
Preparar las preguntas es igual de importante que preparar los papeles. Tres grupos que no deberían faltar:
Sobre el trabajo. ¿Qué parte de mi problema puede hacer un agente y cuál seguirá haciendo una persona? ¿Qué te falta saber de mi empresa para proponerme algo concreto? ¿Qué podemos probar primero y con qué alcance?
Sobre los datos y las herramientas. ¿Qué acceso necesitas a mis programas y a qué datos? ¿Dónde se guardarán? ¿Quién los verá, tú o algún proveedor adicional? ¿Qué pasa con ellos si dejamos de trabajar juntos?
Sobre el compromiso. ¿Cómo sería un primer piloto pequeño? ¿Cómo se decide si ha funcionado? ¿Cómo salgo si no funciona? Esta última pregunta merece una respuesta clara; si quieres más preguntas para este tipo de conversaciones, tienes qué preguntar antes de contratar una consultora tecnológica.
Presta atención a cómo responde. Una buena señal es que reconozca límites ("esto no lo haría un agente", "aquí necesitaría ver más") y que te pida ejemplos. Una señal de alerta es que prometa resultados sin haber visto tu trabajo.
Qué te debes llevar al salir
Al terminar la reunión, antes de levantarte, comprueba que tienes cuatro cosas:
- Un siguiente paso con fecha: quién hace qué y para cuándo.
- Una propuesta de alcance para un piloto pequeño, no un proyecto global: qué proceso, con qué datos y durante cuánto tiempo.
- La lista de lo que debes aportar tú: accesos, ejemplos, personas disponibles. Un piloto se retrasa más por falta de materiales que por falta de tecnología.
- Una idea clara de lo que no se va a hacer, para evitar malentendidos.
Si la reunión termina sin ninguna de estas cuatro cosas, probablemente haya sido una charla interesante, pero no el primer paso de un proyecto. Para valorar después cómo se diseña un primer ensayo, puedes consultar cómo diseñar un piloto de IA exitoso en tu empresa.
Conclusión
La primera reunión con una consultora de IA rinde cuando llevas un problema concreto con un caso real, ejemplos anonimizados del trabajo y a las personas que lo conocen. Con esa preparación puedes valorar si la consultora entiende tu negocio y salir con un siguiente paso claro, en lugar de una presentación general.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica. Y por eso nuestras conversaciones empiezan por tu trabajo diario, no por una demostración preparada.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.