La persona que te vende un proyecto de IA no siempre es la que lo construye, ni la que te atiende cuando algo falla. Antes de firmar, pide por escrito el nombre y la función de quien diseña el proyecto, de quien lo construye, de quien será tu contacto del día a día y de quien responde cuando hay un problema. Si el proveedor no puede ponerte nombres, tampoco puedes saber a quién pedirle cuentas.
Esto no es una acusación. En cualquier empresa de servicios, quien presenta la propuesta y quien ejecuta el trabajo suelen ser perfiles distintos, y es normal. Lo que ocurre es que una gran empresa tiene un responsable de cuenta, un responsable técnico y un procedimiento de escalado definidos desde el contrato, y una pyme muchas veces firma sin saber ni cuántas personas intervendrán. El resultado es conocido: cuando aparece un fallo, nadie sabe a quién llamar.
Por qué importa tanto con un agente de IA
Un agente de IA no es un producto que se instala y se olvida. Hay que configurarlo con tus datos y tus reglas, probarlo, ajustarlo cuando cambian los procesos, vigilar que siga haciendo lo que debe y corregirlo cuando se equivoca. Todo eso lo hacen personas, no el agente. La calidad del resultado depende de quiénes sean, de cuánto conozcan tu negocio y de cuánto tiempo le dediquen.
Además, esas personas tendrán acceso a información de tu empresa, y quizá de tus clientes. Saber quién es y bajo qué condiciones accede no es curiosidad: forma parte de cumplir con la protección de datos.
¿A quién tienes que poder nombrar antes de firmar?
Antes de firmar debes poder nombrar, como mínimo, a cuatro personas o equipos: quien define el alcance, quien construye, quien te atiende y quien responde si algo falla. No hace falta conocer el organigrama completo del proveedor, pero sí saber qué papel cumple cada uno, cómo se localiza y qué ocurre cuando una de esas personas no está disponible, porque en un proyecto de meses siempre habrá vacaciones, bajas y cambios de equipo.
- Quien diseña. La persona que traduce tu problema en un plan: qué hará el agente, qué no hará y con qué límites. Debe conocer tu sector o, al menos, escucharte durante el proceso.
- Quien construye. Quien configura el agente y lo conecta con tus herramientas. No tiene por qué hablar contigo cada día, pero conviene que puedas hacerlo antes de firmar para comprobar que ha entendido el encargo.
- Quien te atiende. Un contacto estable para dudas, cambios e incidencias, con un canal claro y un plazo de respuesta razonable.
- Quien responde. La persona con autoridad para decidir cuando algo sale mal: parar el agente, corregirlo o compensarte. A veces coincide con el contacto del día a día, y a veces no.
¿Qué preguntas conviene hacer en la reunión con el proveedor?
Unas pocas preguntas bastan para saber a qué te enfrentas: quién trabajará de verdad en tu proyecto, si hay partes subcontratadas, qué ocurre si alguien falta y si quedará documentado cómo funciona todo. Hazlas con naturalidad, en la propia reunión comercial o por correo, y apunta las respuestas para que después puedan pasar al contrato:
- ¿Quién va a trabajar en mi proyecto y qué parte de su tiempo le dedicará?
- ¿Alguna parte la hacen colaboradores externos o empresas subcontratadas? ¿Dónde están y qué datos míos verían?
- ¿Qué pasa si la persona que construye mi agente deja la empresa o está de baja unos meses?
- ¿Quién me explica los cambios antes de aplicarlos y quién los aprueba?
- ¿Podré hablar con quien construye, no solo con quien vende, antes de decidirme?
- ¿Quedará documentado cómo funciona el agente, para que no dependa de la memoria de una sola persona?
Las respuestas no tienen que ser perfectas, y un equipo pequeño puede tener a una persona en dos funciones. Lo que importa es que sean concretas. Si en vez de eso escuchas "tenemos un gran equipo" sin un nombre detrás, es el momento de insistir.
Señales de alerta que merece la pena notar
Ninguna de estas señales demuestra por sí sola que algo va mal, pero juntas piden una conversación más profunda:
- Solo tratas con el área comercial, y cada vez que preguntas por la parte técnica se aplaza.
- No te dicen si hay subcontratación, o te lo dicen sin precisar quién ni dónde.
- No existe una persona de contacto fija: cada vez te contesta alguien diferente.
- Nadie puede explicarte con claridad cómo funciona lo que te venden, más allá de la presentación comercial.
- No se plantea entregarte documentación ni dejarte accesos, de modo que dependerías del proveedor para cualquier cambio.
Si te preocupa que parte del servicio se limite a poner una etiqueta propia sobre una herramienta de terceros, te ayudará leer cómo saber si tu proveedor de IA solo revende una API.
Cómo dejarlo por escrito
Lo que no está en el contrato queda a merced de la buena voluntad. Pide que el documento incluya:
- El equipo asignado, con funciones y no solo con una etiqueta genérica.
- Un contacto principal y un segundo de respaldo.
- Plazos de respuesta para consultas y para incidencias, con la diferencia entre unas y otras.
- Subcontratación: qué partes pueden subcontratarse, con tu aprobación previa y bajo las mismas condiciones de confidencialidad y protección de datos.
- Sustitución de personas con aviso y con traspaso de conocimiento.
- Entrega de documentación y de accesos al terminar o si decides cambiar de proveedor.
Para ampliar qué exigir en el acuerdo de servicio, tienes acuerdo de servicio con un proveedor de IA: qué exigir por escrito, y para preparar la reunión, qué preguntar antes de contratar un proveedor de IA. La revisión de los términos del contrato corresponde a tu abogado.
Qué hace el agente y quién responde por él
El agente hace el trabajo repetitivo: atender, clasificar, preparar, avisar. No puede responder de sus errores, ni decidir si una excepción merece otra regla, ni asumir una responsabilidad ante ti o ante tus clientes. Por eso detrás de un agente siempre hay personas con nombre. Y de tu lado también debería haber una: alguien en tu empresa que conozca el proyecto, hable con el proveedor y sea quien dé el visto bueno a los cambios. Sin esa figura, el proyecto se queda sin dueño.
Conclusión
Pedir nombres no es desconfiar, es entender cómo se va a sostener el proyecto en el tiempo. Un agente de IA depende de las personas que lo diseñan, lo construyen, lo atienden y responden por él, y conocerlas antes de firmar, con sus funciones y sus plazos por escrito, evita que el primer problema se convierta en una búsqueda de responsables.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica, y te decimos desde el principio quién trabaja en tu proyecto.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.