La reposición de una campaña se decide semanas antes de que empiece: parte de lo que vendiste el año pasado, ajusta lo que esperas que cambie este año y pide con el plazo del proveedor por delante. Durante la campaña, el trabajo cambia y consiste en mirar cada día qué se agota antes de lo previsto. Un agente de IA ayuda en las dos fases, preparando la propuesta de compra y vigilando los ritmos, mientras las decisiones de cuánto comprar y cuánto dinero arriesgar siguen en tus manos.
Las grandes cadenas tienen planificadores de compras que trabajan con meses de antelación y siguen la campaña de cerca mientras dura. En una pyme, el pedido de campaña suele salir de una mezcla de intuición, el recuerdo del año anterior y la prisa de septiembre. Es la situación en la que más duele equivocarse: pedir poco te deja sin género justo cuando más se vende, y pedir mucho te llena el almacén de cajas que se quedarán allí hasta el año siguiente.
Antes: ¿qué mirar de las ventas del año pasado?
Lo primero es sacar las ventas por referencia y por semana de la campaña anterior, no solo el total. Con eso ves cuándo empezó a moverse cada producto, cuándo fue el pico y cuándo cayó. Pero hay una trampa que conviene tener muy presente: las ventas que registraste son lo que pudiste vender, no lo que habrías vendido. Si una referencia se agotó en la segunda semana, tus ventas se detuvieron por falta de género, no por falta de demanda. Marca esas referencias, porque son las que más probablemente necesitan una cantidad mayor este año.
Revisa también qué fue distinto: una promoción que no vas a repetir, un precio que ha cambiado, un competidor nuevo, un producto que ya no se fabrica o uno nuevo del que no tienes historia. Para los productos sin historia, busca una referencia parecida que sirva de guía, sabiendo que es una estimación y no una certeza.
¿Cómo calcular la fecha límite de pedido?
El error más caro no suele ser la cantidad, sino la fecha. Para cada proveedor, la cuenta es hacia atrás: parte del día en que quieres tener el género colocado y resta lo que tarda el pedido en llegar, lo que tardas tú en recibirlo y prepararlo, y un margen para imprevistos. Si el proveedor tarda varias semanas y no te sirve de un día para otro, la fecha límite de una campaña de invierno cae en pleno verano.
Cuando el proveedor lo permite, divide la compra en dos: un pedido base con los productos seguros, los que se venden todos los años, y una reserva para lo más incierto, con la opción de repetir pedido si la campaña va bien. Pregunta a cada proveedor cuáles son sus condiciones para hacerlo, porque no todos aceptan repeticiones ni en los mismos plazos. Un agente puede mantener la tabla de proveedores con sus plazos y condiciones y avisarte cuando se acerca cada fecha límite.
Durante: vigilar lo que se agota antes de lo previsto
En plena campaña no hay tiempo para hojas de cálculo. Lo útil es una vista diaria y corta: para cada referencia, el ritmo de venta real frente al previsto y los días de existencias que quedan al ritmo actual. El agente la prepara cada mañana, ordena las referencias de las que van más rápido y te señala solo las que requieren una decisión.
Con esa lista, la reacción es más fácil. Puedes pedir una reposición urgente si el proveedor sirve rápido, aunque tenga un coste distinto; puedes recomendar una alternativa parecida a quien pregunta por un producto que se acaba; o puedes decidir dejar de promocionar algo que apenas te queda. Esto último es importante: anunciar un producto que no tienes genera clientes decepcionados. Si coordinas campañas de marketing, avisa a quien las gestiona. Para ver cómo se plantean los picos de actividad en general, tienes IA para gestión de temporadas.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
El agente reúne las ventas del año anterior, prepara una propuesta de pedido por proveedor, calcula las fechas límite, vigila los ritmos de venta durante la campaña y avisa de las referencias en riesgo. No se cansa de mirar los mismos datos todos los días y no se olvida de ninguna fecha.
Una persona decide las cantidades finales y cuánto dinero se inmoviliza en género, negocia condiciones y plazos con los proveedores, y valora lo que los datos no ven: una moda que sube, una previsión del tiempo, una obra frente a la tienda, una decisión de la competencia. El agente trabaja con el pasado y con lo que se ha anotado; no predice acontecimientos únicos, y cualquier previsión puede equivocarse. Además, una persona hace el recuento físico, porque las cifras del sistema solo valen lo que valga lo que se haya registrado. Si quieres bajar más al detalle de cómo se calculan las compras, tienes IA para planificación de compras y reposición, y para el colchón de seguridad, errores habituales con el stock de seguridad.
Después: aprende para el año que viene
Cuando acabe la campaña, el trabajo más valioso es el que casi nadie hace: apuntar qué se agotó y cuándo, qué sobró y por qué, qué se devolvió y qué rebajaste para liquidar. El agente puede guardar esa información y presentártela ordenada, referencia a referencia. Añade tus notas de lo que hiciste distinto (una promoción, un cambio de escaparate) para que el año siguiente la lectura de las ventas no engañe. Un buen "cuaderno de campaña" vale más que cualquier previsión hecha a ojo.
Con los productos sobrantes, la decisión de rebajar, guardar o devolver la toma una persona. El agente puede enseñar qué referencias se mueven poco, pero no decide el precio de liquidación.
Una lista corta para empezar
Si no sabes por dónde empezar, estos pasos sirven:
- Reúne las ventas por semana de la campaña del año pasado, por referencia.
- Marca las referencias que se agotaron antes de acabar la campaña.
- Anota el plazo real de cada proveedor y calcula la fecha límite de pedido hacia atrás.
- Decide qué parte del pedido es base segura y qué parte es reserva.
- Define cada mañana de campaña qué referencias miras y a qué hora.
- Al terminar, anota qué pasó y por qué.
Si todavía llevas el inventario a mano y dudas de si te conviene dar el salto antes de la campaña, la comparación honesta está en inventario a mano o con IA: comparativa para una tienda.
Conclusión
Preparar bien una campaña es una cuestión de fechas más que de cantidades: partir de las ventas del año anterior sabiendo que las roturas de stock las distorsionan, contar hacia atrás desde el plazo del proveedor y vigilar cada día lo que se agota antes de lo previsto. Un agente reúne los datos, calcula las fechas y avisa; tú decides cuánto pedir y cuánto arriesgar.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar, a tus proveedores y a tus herramientas, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.