Sí: según el artículo 4 del Reglamento europeo de IA, la obligación de apoyar la alfabetización en IA no se limita a tus empleados, también alcanza a otras personas que operen o usen sistemas de IA en nombre de tu empresa. Según cómo trabajen, eso puede incluir a colaboradores como el autónomo que te lleva las redes, el becario que redacta con un asistente o el profesional externo que prepara documentos por tu cuenta.
Muchas pymes se han puesto al día con su plantilla y se han olvidado de que buena parte del trabajo lo hacen personas que no están en nómina. Si un colaborador usa IA para redactar un correo a un cliente tuyo, el cliente no distingue entre "empleado" y "externo": ve a tu empresa. Por eso conviene tener claro qué se espera de esas personas y cómo dejarlo por escrito, sin convertirlo en una carga desproporcionada.
¿Qué dice exactamente la norma sobre las personas que usan IA en tu nombre?
El artículo 4, en su redacción actual, obliga a los proveedores y a los responsables del despliegue de sistemas de IA a adoptar medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA de su personal y de otras personas que operen o usen sistemas de IA en su nombre. Si tu empresa utiliza IA en su actividad, normalmente tendrá la condición de responsable del despliegue, aunque conviene que tu asesor lo confirme en tu caso.
Dos matices importantes. Primero, la propia norma aclara que esa obligación no exige asegurar a ninguna persona un nivel concreto de alfabetización: se trata de tomar medidas razonables, no de exigir un examen. Segundo, la Comisión Europea precisa que el artículo se aplica desde el 2 de febrero de 2025, así que no es una obligación futura. La alfabetización en IA se define como las capacidades, los conocimientos y la comprensión que permiten usar estos sistemas de forma informada y ser conscientes de sus oportunidades y sus riesgos.
Autónomos, gestorías y becarios: tres casos distintos
No todos los colaboradores están en la misma situación, y la respuesta razonable cambia con cada uno.
El autónomo que trabaja para ti
Un diseñador, un redactor o un comercial independiente que usa IA para hacer su trabajo para ti opera esas herramientas en tu nombre en la medida en que el resultado lo recibes tú o sale con tu marca. Aquí lo prudente es preguntarle qué herramientas usa y para qué, acordar unas reglas básicas y dejarlo en el contrato o en un anexo corto.
La gestoría o el despacho externo
Un despacho profesional trabaja con sus propias herramientas y puede tener obligaciones propias como usuario de IA. Si usa IA en el trabajo que hace para ti, depende de cada caso hasta qué punto lo hace "en tu nombre" o por su cuenta como proveedor de un servicio. No lo des por supuesto en ninguna dirección: pregunta a tu asesor y, mientras tanto, solicita al despacho que te indique si usa IA con tus datos y cómo los protege. Si el despacho trata datos personales de tus clientes o empleados por encargo tuyo, ya existe un contrato de tratamiento de datos que conviene revisar con ese mismo motivo.
El becario o la persona en prácticas
Es el caso más delicado, porque suele tener acceso a herramientas y a información, poca experiencia y mucha confianza en lo que le dice un asistente. Aquí la medida más útil es una formación breve el primer día, unas normas claras de qué no se introduce nunca en una herramienta de IA y alguien concreto que revise lo que sale hacia fuera.
¿Qué medidas razonables puedes tomar sin montar un departamento?
Piensa en proporción: cuanto más delicado sea lo que hace la persona y más contacto tenga con tus clientes, más conviene concretar. Un buen mínimo es este:
- Haz una lista de quién usa IA por ti. Empleados, autónomos, despachos, becarios. Sin lista no hay manera de saber a quién alcanza la obligación.
- Pregunta qué herramientas usan y para qué. Una conversación de diez minutos suele bastar para detectar usos que no conocías.
- Escribe unas reglas de una página. Qué datos no se pegan nunca en una herramienta de IA (datos de clientes, contratos, información interna), qué debe revisarse antes de enviarse y a quién se pregunta si hay dudas.
- Ofrece una formación proporcional. Un rato de orientación sobre qué hace la herramienta, qué errores comete y qué riesgos tiene su uso. Para quien trabaja con mucho volumen o con datos delicados, algo más completo.
- Deja constancia. Un registro sencillo de qué formación o indicaciones recibió cada persona y cuándo.
- Añade una cláusula al contrato. Que recoja el uso de IA, la confidencialidad y el tratamiento de datos personales, redactada con tu asesor.
Si ya preparaste a tu equipo, aprovecha el mismo material. En cómo preparar a tu equipo para el AI Act paso a paso tienes una hoja de ruta, y en checklist para acreditar la alfabetización en IA de tu plantilla un modo de documentarlo. Para ordenar la relación con colaboradores en general, puede servirte freelances y colaboradores externos: una plantilla ampliada ordenada.
¿Necesito un certificado o un título para acreditarlo?
No. La Comisión Europea aclara que para acreditar el cumplimiento del artículo 4 no hace falta ningún certificado: basta con que la organización pueda llevar un registro interno de las formaciones y de otras iniciativas de orientación. Por eso la medida más práctica es la más sencilla: apuntar a quién se informó, de qué y en qué fecha, y guardar los documentos que entregaste.
La supervisión del artículo 4 corresponde a las autoridades nacionales de vigilancia del mercado. Cómo se concreta en España y qué consecuencias podría tener un incumplimiento es una cuestión que debes consultar con tu asesor, porque depende de normas nacionales que no conviene resumir de memoria.
Qué hace el agente de IA y qué sigue haciendo una persona
Un agente de IA puede ahorrarte la parte de papeleo: mantener la lista de colaboradores que usan IA, enviarles un cuestionario sencillo con las herramientas que utilizan, preparar las normas de una página a partir de tus indicaciones, recordar cuándo toca repasar la formación y llevar el registro con fechas y documentos.
Lo que no puede hacer es decidir si un uso concreto es aceptable ni sustituir el criterio de tu asesor sobre qué te exige la norma. Tampoco evaluar a las personas: si un colaborador trabaja bien o mal con la IA es una valoración tuya, no del agente. Y los datos de las personas del registro, como los de cualquier otro, deben tratarse con lo mínimo necesario.
Fuentes
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2026): Article 4: AI literacy | AI Act Service Desk
- Comisión Europea, Oficina de IA (2026): AI Literacy - Questions & Answers | Shaping Europe's digital future
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2024): Article 3: Definitions | AI Act Service Desk
Conclusión
La alfabetización en IA no termina en tu plantilla: alcanza a las personas que usan IA en nombre de tu empresa, sean autónomos, despachos o becarios. No exige certificados ni un nivel concreto para cada uno, pero sí medidas razonables y constancia de ellas: saber quién usa IA por ti, darle unas reglas claras, ofrecerle orientación y guardar un registro sencillo.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, que ayudan a llevar ese inventario, esas normas y ese registro sin añadir carga al equipo, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica.
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