Un cliente grande te manda un cuestionario de proveedores. Tu asesor menciona el reglamento europeo de IA. Una auditoría interna pregunta qué hace tu empresa con la inteligencia artificial. Tarde o temprano alguien te hará la misma pregunta: "¿Cómo cumples con la formación del personal en IA?". Y la respuesta "pues les hemos pasado un vídeo" no suele convencer a nadie, ni siquiera a ti.
La buena noticia es que acreditar esto no exige un departamento de cumplimiento. Exige poder contar, con unos pocos papeles ordenados, quién se formó, en qué, cuándo y con qué contenido. Esta lista te ayuda a reunir esas evidencias de forma razonable, proporcionada al tamaño de tu empresa, y sin inventar trámites que la norma no pide. Es una guía práctica, no asesoramiento jurídico: la interpretación final de tu caso es cosa de tu asesor.
Qué pide el artículo 4, en cristiano
El artículo 4 del Reglamento europeo de IA trata de la alfabetización en IA. Según la Comisión Europea, es aplicable desde el 2 de febrero de 2025, así que la obligación ya se aplica. En su redacción modificada por la reforma conocida como Digital Omnibus on AI (en vigor desde el 27 de julio de 2026), obliga a los proveedores y a los responsables del despliegue de sistemas de IA a adoptar medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA de su personal y de otras personas que operen o usen sistemas de IA en su nombre. La reforma aclara que esa obligación no exige asegurar a ninguna persona un nivel concreto de alfabetización. La redacción anterior hablaba de asegurar un nivel suficiente, y algunas páginas de la Comisión aún conservan esa frase; la que rige ahora es la modificada.
Si tu empresa usa herramientas de IA en su actividad, lo habitual es que actúe como responsable del despliegue. Tu asesor te confirmará cómo encaja tu caso.
¿Qué es la alfabetización en IA? El propio Reglamento la define (artículo 3, punto 56) como las capacidades, los conocimientos y la comprensión que permiten hacer un despliegue informado de los sistemas de IA y ser conscientes de las oportunidades, los riesgos y los posibles daños que puede causar. Dicho en llano: saber lo bastante para usarla bien y darse cuenta de cuándo no hay que fiarse.
Tres ideas para no complicarte
- No hace falta ningún certificado. La Comisión Europea aclara que, para acreditar el cumplimiento, las organizaciones pueden llevar un registro interno de las formaciones y de otras iniciativas de orientación.
- Se mide por medidas razonables, no por un nivel fijo. La norma pide apoyar el desarrollo de la alfabetización, no certificar a cada persona.
- Se adapta a cada puesto. No necesita el mismo contenido quien redacta correos con IA que quien supervisa un sistema que clasifica documentos. Una formación por puesto suele ser más fácil de explicar que una charla genérica.
Checklist 1: quién
Empieza por saber a quién afecta. Sin esta lista, no podrás demostrar que has cubierto a las personas correctas.
- Inventario de las herramientas de IA que se usan en la empresa, incluidas las que alguien usa por su cuenta.
- Lista de las personas que las usan, las supervisan o toman decisiones apoyándose en ellas, con su puesto.
- Personas externas que operan o usan sistemas de IA en nombre de la empresa (colaboradores, autónomos, subcontratas): ¿están incluidas?
- Altas nuevas: un procedimiento para que quien entra a la empresa reciba su formación inicial.
- Una persona responsable de mantener esta lista al día.
Checklist 2: en qué
No hay un temario obligatorio, pero hay contenidos razonables para cualquier plantilla. Marca los que tu formación ha cubierto:
- Qué es un sistema de IA y qué hace (y qué no hace) en tu empresa.
- Oportunidades y límites: dónde ayuda y dónde se equivoca, con ejemplos de tu propio negocio.
- Riesgos: errores, datos inventados, sesgos, confianza excesiva.
- Qué información no debe introducirse en una herramienta: datos confidenciales de la empresa, de clientes o de empleados, según las normas internas. La AEPD, en su decálogo del 27 de enero de 2026, recomienda en el ámbito laboral seguir las políticas de cada organización y no incluir en estas herramientas información que revele datos confidenciales de la entidad, de su personal o de sus clientes.
- Cuándo hay que revisar siempre el resultado y quién lo revisa.
- A quién preguntar o avisar ante una duda o un incidente.
- Contenido específico del puesto: lo que cada área usa en su día a día.
Checklist 3: cuándo
Las fechas y la frecuencia importan, porque demuestran que no fue algo puntual hecho para salir del paso.
- Fecha de cada formación, con constancia de que se realizó.
- Un calendario de repaso: la tecnología cambia, y una formación de hace años deja de ser orientación útil.
- Formación adicional cuando se incorpora una herramienta nueva o cambia el uso de una existente.
- Un plan para quien no pudo asistir.
Checklist 4: con qué contenido y qué evidencias guardar
La Comisión menciona el registro interno como vía para acreditarlo, y un registro sencillo es un buen punto de partida. Esto es lo que merece la pena archivar:
- Registro de formaciones: fecha, duración, tema, modalidad (presencial, en línea, por vídeo) y quién la impartió.
- Lista de asistentes por puesto, firmada o con constancia equivalente.
- Materiales utilizados: presentación, guía o documento entregado, con su versión y fecha.
- Política interna de uso de IA y constancia de que se ha comunicado al personal.
- Otras iniciativas de orientación además de la formación: guías cortas, normas de uso, sesiones de dudas, canal de consultas.
- Comprobación de que se ha entendido: un breve cuestionario, un ejercicio práctico o una conversación, según proporcione tu empresa. No es obligatorio, pero ayuda a demostrar que la formación no fue solo asistir.
- Revisión periódica: un apunte de cuándo se ha repasado todo esto y qué se ha cambiado.
Si quieres ir más allá y comprobar si la formación está funcionando, el modelo clásico de evaluación de la formación se explica en los cuatro niveles de Kirkpatrick aplicados a un curso de IA.
Lo que no hace falta (burocracia innecesaria)
- Un certificado emitido por un organismo externo.
- Exámenes con nota para toda la plantilla.
- Un documento de cuarenta páginas que nadie lee.
- La misma formación idéntica para todos los puestos.
- Registrar cada conversación informal: basta con lo relevante.
Lo importante es poder explicar, en cinco minutos, qué hizo la empresa y por qué lo hizo así.
Quién controla y qué riesgo hay
Según la Comisión Europea, la supervisión del artículo 4 corresponde a las autoridades nacionales de vigilancia del mercado, no a la Oficina de IA. Esas autoridades podrán imponer sanciones y otras medidas por infracciones, sobre la base de leyes nacionales que los Estados miembros debían adoptar antes del 2 de agosto de 2025. La propia Comisión añade que cualquier sanción debe ser proporcionada y que sería más probable si hay pruebas de un incidente causado por falta de formación u orientación del personal.
En España, el Consejo de Ministros aprobó el 26 de mayo de 2026 un proyecto de ley orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial, que designa a la Agencia de Supervisión de Inteligencia Artificial (AESIA), con sede en A Coruña, como organismo central de supervisión. Es un proyecto, no una norma en vigor, así que conviene comprobar cuál es su estado antes de tomar decisiones basadas en él.
Traducción práctica: el mejor argumento no es tener un papel bonito, sino poder demostrar que has orientado a tu gente y que, si algo falla, no fue por falta de información. Para ampliar el contexto de la norma tienes AI Act y formación obligatoria: qué dice la ley exactamente, y para decidir por dónde empezar, cómo identificar qué departamentos necesitan formación en IA.
Fuentes
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2026): Article 4: AI literacy
- Comisión Europea, Oficina de IA (2026): AI Literacy - Questions & Answers
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2024): Article 3: Definitions
- Comisión Europea (2026): AI Act | Shaping Europe's digital future
- AEPD (2026): La AEPD publica un decálogo con recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA
- Presidencia del Gobierno, La Moncloa (2026): Consejo de Ministros, 26/05/2026: proyecto de Ley Orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial
Conclusión
Acreditar la alfabetización en IA de tu plantilla no es conseguir un diploma, sino poder explicar con orden quién se formó, en qué, cuándo y con qué contenido. Un inventario de usuarios, una formación adaptada a cada puesto, un registro interno sencillo y una revisión periódica te ayudan a tener una respuesta ordenada, sin burocracia innecesaria. La interpretación exacta para tu empresa corresponde a tu asesor.
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Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.