Si diriges un equipo en una pyme, lo más probable es que alguien de tu gente ya use IA para redactar correos, resumir documentos o preparar ofertas. Quizá lo sepas, quizá no. Lo que quizá no sabías es que el Reglamento europeo de IA tiene algo que decirte a ti, no solo a las empresas tecnológicas que fabrican esas herramientas: el artículo 4 habla de lo que debe hacer una organización con las personas que usan IA en su nombre.
Este artículo traduce esa obligación a lenguaje de dirección: qué tienes que asegurar, qué no te piden y cuándo conviene consultar a un asesor jurídico. Es una guía de orientación, no asesoramiento legal, y la ley cambia: comprueba siempre el texto vigente con quien te asesore.
Qué dice el artículo 4, dicho sin latín
Según el AI Act Service Desk de la Comisión Europea, el artículo 4, en su redacción modificada por el «Digital Omnibus on AI», obliga a los proveedores y a los responsables del despliegue de sistemas de IA a adoptar medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA de su personal y de otras personas que operen o usen sistemas de IA en su nombre. Y aclara algo importante: esa obligación no exige asegurar a ninguna persona un nivel concreto de alfabetización.
¿Qué es «alfabetización en IA»? El propio Reglamento la define (artículo 3, punto 56) como las capacidades, los conocimientos y la comprensión que permiten hacer un despliegue informado de los sistemas de IA y ser conscientes de las oportunidades, los riesgos y los posibles daños que puede causar. Dicho en lenguaje de negocio: que tu gente sepa qué hace la herramienta, qué no hace, cuándo se equivoca y qué cuidado hay que tener.
Un matiz de redacción: la versión anterior del artículo, aplicable hasta la reforma de julio de 2026, hablaba de asegurar un nivel suficiente. Si lees textos o plantillas antiguos, verás esa fórmula. El Reglamento (UE) 2026/1744, que introdujo el cambio, se publicó en el Diario Oficial de la UE el 24 de julio de 2026.
Desde cuándo y quién vigila
La Comisión Europea precisa que el artículo 4 es aplicable desde el 2 de febrero de 2025, así que la obligación de adoptar esas medidas ya se aplica. La supervisión corresponde a las autoridades nacionales de vigilancia del mercado, no a la Oficina de IA europea, y esas autoridades podrán imponer sanciones sobre la base de leyes nacionales que los Estados miembros debían adoptar antes del 2 de agosto de 2025.
La Comisión comunicó además el 31 de julio de 2026 que, desde el 2 de agosto de 2026, su Oficina de IA y las autoridades nacionales empiezan a hacer cumplir el Reglamento.
¿Y las multas? Conviene separar dos cosas. El artículo 99 del Reglamento fija multas de hasta 35 millones de euros o, si el infractor es una empresa, hasta el 7 % de su volumen de negocios mundial anual (la cuantía que sea mayor) por incumplir las prácticas prohibidas del artículo 5, y en las pymes se aplica la cuantía que sea menor. El artículo 4 no figura en esa lista de tramos fijos: sus sanciones dependen de la ley nacional. La propia Comisión indica que cualquier sanción debe ser proporcionada y que sería más probable si hay pruebas de un incidente por falta de formación u orientación del personal.
En España, el Gobierno aprobó el 26 de mayo de 2026 un proyecto de ley orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial, que designa a la Agencia de Supervisión de Inteligencia Artificial (AESIA) como organismo central de supervisión. Cuando se escribió este artículo seguía siendo un proyecto, no una norma en vigor: pregunta a tu asesor en qué punto está.
Qué debe asegurar quien manda sobre su gente
Sin latín y sin certificados, esto es lo razonable que cualquier mando puede hacer:
- Saber qué se usa. Un listado sencillo de las herramientas de IA que usa tu equipo y para qué tareas. No se puede formar sobre lo que no se conoce.
- Dar formación acorde al puesto. No es lo mismo quien redacta ofertas que quien atiende reclamaciones o quien lleva las nóminas. Ajusta el contenido a lo que cada persona hace de verdad con la herramienta.
- Poner reglas por escrito. Qué datos no se pegan en una herramienta externa, quién revisa lo que sale y qué tareas no se hacen con IA.
- Dejar rastro. La Comisión aclara que para acreditar el cumplimiento no hace falta ningún certificado: las organizaciones pueden llevar un registro interno de las formaciones y de otras iniciativas de orientación. Una hoja con fechas, asistentes y contenidos ya es un buen comienzo.
- Revisar de vez en cuando. Las herramientas cambian y tu equipo también. Una revisión periódica de lo anterior evita que se quede en papel mojado.
Si necesitas una lista más detallada, tienes un checklist para acreditar la alfabetización en IA de tu plantilla y una guía sobre cómo preparar a tu equipo para el AI Act.
Lo que no te piden, y lo que no conviene dar por supuesto
| Lo que la Comisión aclara que no hace falta | Lo que tampoco puedes dar por supuesto |
|---|---|
| Un certificado para acreditar el cumplimiento (basta con un registro interno de formaciones y orientaciones) | Que un correo con «usad la IA con cuidado» cuente como medida |
| Asegurar a ninguna persona un nivel concreto de alfabetización | Que formar una vez, sin revisar, sea suficiente para siempre |
Tampoco des por hecho que, si la herramienta la ofrece un gran proveedor, la responsabilidad es solo suya. Si tu empresa usa sistemas de IA en su actividad, lo más probable es que encaje en la figura de «responsable del despliegue» que menciona la norma, pero confírmalo con tu asesor, porque depende de cada caso.
Dos zonas donde conviene ir con más cuidado
Reconocer emociones en el trabajo. El Reglamento prohíbe nueve prácticas, entre ellas el reconocimiento de emociones en lugares de trabajo y en centros educativos (con excepciones, por ejemplo por razones médicas o de seguridad, recogidas en el artículo 5). Si un proveedor te ofrece una herramienta que «lee el ánimo» de tu equipo o de quien te llama, antes de nada pregunta a tu asesor.
Decidir sobre personas. La Comisión explica que, tras el «AI Omnibus», las reglas para los sistemas de IA de alto riesgo en áreas sensibles (entre ellas el empleo) se aplicarán desde el 2 de diciembre de 2027. Además, el artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores da al comité de empresa el derecho a ser informado de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de IA que afectan a decisiones sobre condiciones de trabajo o acceso y mantenimiento del empleo. Si lo que quieres es usar IA para seleccionar, evaluar o sancionar, esa decisión la toma siempre una persona; hablamos más de ello en qué pasa con la IA en despidos y evaluación del desempeño.
Cuándo conviene consultar a un asesor jurídico
Puedes ordenar lo básico tú mismo, pero llama a un profesional cuando:
- Vayas a usar IA para seleccionar candidatos, evaluar al personal o tomar medidas disciplinarias.
- Un proveedor ofrezca análisis de emociones, de voz o de imagen de empleados o clientes.
- Se vayan a introducir datos personales de la plantilla o de clientes en herramientas externas.
- Tu empresa tenga comité de empresa o un convenio que regule estos aspectos.
- Quieras afirmar públicamente que «cumples el Reglamento de IA».
- Dudes de si tu empresa es proveedora o responsable del despliegue de un sistema.
Un buen asesor te dirá además qué aplica a tu sector, algo que una guía general no puede hacer.
Fuentes
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2026): Article 4: AI literacy
- Comisión Europea, Oficina de IA (2026): AI Literacy - Questions & Answers
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2024): Article 3: Definitions
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2026): Article 99: Penalties
- Comisión Europea (2026): AI Act | Shaping Europe's digital future
- Comisión Europea, Representación en Chipre (2026): Commission starts enforcing AI Act rules and new transparency requirements on 2 August
- Asamblea de Irlanda del Norte (2026): Regulation (EU) 2026/1744 (Published EU Acts)
- Presidencia del Gobierno, La Moncloa (2026): El Gobierno regula la inteligencia artificial para asegurar un uso confiable, ético y garantista
- BOE (2025): Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
Conclusión
El artículo 4 del Reglamento europeo de IA pide a quien dirige un equipo algo razonable: tomar medidas para que las personas que usan IA en nombre de la empresa entiendan lo que hacen. No hay certificado que sacar ni nivel concreto que asegurar a cada persona, pero sí conviene saber qué se usa, formar según el puesto, poner reglas por escrito y dejar un registro. Y cuando la IA toque decisiones sobre personas, el criterio y la última palabra son de profesionales, con un asesor al lado.
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