Si preguntas "¿cuánto cuesta formar en IA a veinte personas?" y alguien te responde con una cifra cerrada sin saber a qué se dedica tu empresa, desconfía. La respuesta honesta empieza por otra pregunta: ¿qué quieres que sepa hacer cada puesto después de la formación? Un equipo de administración, uno comercial y uno de taller no necesitan lo mismo, y de ahí sale gran parte de la diferencia de coste.
Este artículo no te da una tarifa, porque no sería honesto: cambia con cada empresa. Te da algo más útil: las partidas que hay que sumar, una forma de calcular la que casi nadie cuenta (las horas de trabajo que tu equipo dedica a formarse) y qué preguntar a un proveedor para comparar presupuestos de forma justa.
Por qué no existe un precio único
El coste depende de cuatro decisiones que tomas tú, no el proveedor:
- El alcance. Una sesión general para todos o un programa por puestos con casos reales de tu negocio.
- El formato. Presencial o en línea, grupos pequeños o un grupo grande, sesiones cortas repartidas en semanas o jornadas completas.
- La profundidad. Que el equipo aprenda a usar herramientas conversacionales o que además se prepare a quienes van a trabajar con agentes de IA a medida (programas que hacen tareas por ti y te consultan lo importante).
- El seguimiento. Que la formación termine el último día o que haya acompañamiento después, cuando aparecen las dudas reales.
Con esas cuatro decisiones claras, el cálculo es una suma. Estas son las partidas.
Las cinco partidas que sumar
1. El formador y la preparación. Es la partida más visible: las horas de impartición, más las de preparación si el programa se adapta a tu empresa. La preparación a medida (entrevistar a los responsables, recoger casos reales, adaptar los ejemplos) añade coste, pero es lo que distingue una formación útil de una genérica. Si hay desplazamientos o alquiler de sala, también cuentan.
2. Las horas de trabajo no productivas. Es la que más se olvida y, a menudo, la mayor. Mientras tus veinte personas se forman, no están haciendo su trabajo habitual. El cálculo es sencillo: número de personas, por horas de formación por persona, por el coste de cada hora de trabajo (salario más cotizaciones, o el coste interno que uses). No es un gasto que se facture, pero existe y debe estar en tu cuenta.
3. El material y las herramientas. Guías de uso, plantillas, ejemplos por puesto y, si procede, las cuentas o licencias de las herramientas que la empresa apruebe para que el equipo practique con ellas. Conviene decidir la herramienta antes de formar, no después.
4. El seguimiento. Una sesión de dudas pasadas unas semanas, una revisión del uso real, la medición de lo que ha cambiado. Es la partida que más se recorta y la que más pesa en que la formación se traduzca en hábitos. Puedes ver qué medir en cómo medir el impacto de la formación en IA.
5. El tiempo interno de preparación. Alguien de dirección o de mandos intermedios dedica horas a elegir tareas por puesto, redactar una norma de uso de una página y designar a una persona de referencia para las dudas. No lo factura nadie, pero sin ello la formación flota. Para saber si estás listo, repasa doce comprobaciones antes de pedir a tu plantilla que use IA.
Un ejemplo de cálculo con cantidades hipotéticas
Ejemplo hipotético, con cantidades inventadas solo para enseñar la mecánica: una empresa de 20 personas organiza la formación en dos grupos de 10. Cada grupo recibe cuatro sesiones de dos horas, y hay una sesión de dudas de una hora por grupo unas semanas después.
| Partida | Cantidad del ejemplo | Cómo se convierte en coste |
|---|---|---|
| Impartición | 2 grupos × 4 sesiones × 2 horas = 16 horas, más 2 horas de dudas | Horas × tarifa del formador (la que te presupuesten) |
| Preparación a medida | Horas que indique el proveedor | Según presupuesto |
| Horas de trabajo del equipo | 20 personas × 8 horas = 160 horas | 160 × tu coste por hora de trabajo |
| Material y herramientas | Guías por puesto y cuentas aprobadas | Según lo que contrates |
| Tiempo interno | Horas de dirección y mandos | Horas × tu coste por hora |
Fíjate en la fila del equipo: en este ejemplo, las horas de trabajo no productivas son muchas más que las de impartición. Es normal. Y por eso el formato importa: sesiones cortas, en grupos pequeños, repartidas en el tiempo, pueden ajustarse mejor a la operativa diaria.
No uses este ejemplo como previsión, sino como plantilla. Cambia los números por los tuyos y vuelve a sumar.
Cuánto puede cubrir la formación bonificada
Muchas empresas se plantean si pueden bonificar parte de la formación. Según Fundae (2026), el crédito de formación de una empresa se calcula aplicando a lo ingresado por formación profesional (la suma de la «base otras cotizaciones» por 0,7 %) un porcentaje de bonificación según la plantilla media: 100 % de 1 a 9 trabajadores, 75 % de 10 a 49, 60 % de 50 a 249 y 50 % de más de 250. Si tu plantilla media es de 20 personas, te corresponde el tramo del 75 %.
Esto requiere varias aclaraciones importantes:
- Es un crédito, no un descuento directo sobre el precio de la formación. Cuánto te queda disponible depende de lo que hayas ingresado por formación profesional.
- Los porcentajes se fijan por ley y pueden cambiar, y la página de Fundae no indica a qué ejercicio se refieren. Comprueba siempre los vigentes.
- Hay requisitos y trámites. No toda formación es bonificable ni basta con contratarla: hay que cumplir lo que marca el procedimiento. Tu gestoría o la entidad que organice la formación pueden orientarte, y tienes una guía práctica en formación bonificada: ordena la documentación sin perder semanas.
- Según la propia Fundae, las empresas de menos de 50 trabajadores pueden acumular el crédito no consumido durante los dos ejercicios siguientes, marcando la casilla antes del 30 de junio.
Para ver cómo está el contexto, ONTSI señala que en 2024 el 19,7 % de las pymes españolas proporcionó formación tecnológica a su personal, y que España mantiene margen de mejora en capacitación y cambio cultural. Es un porcentaje de pymes que forman, no de trabajadores formados, y no distingue formación en IA de otra formación tecnológica.
Preguntas para comparar presupuestos
Dos presupuestos son comparables solo si responden a lo mismo. Pide por escrito:
- ¿Cuántas horas de impartición incluye y en qué formato?
- ¿Está adaptada a mis puestos y con casos reales de mi negocio, o es un curso general?
- ¿Quién imparte y qué experiencia tiene en empresas como la mía?
- ¿Qué materiales recibe el equipo y en qué formato?
- ¿Hay seguimiento después? ¿Cuánto dura y qué incluye?
- ¿Cómo se trata la privacidad? ¿Se usan datos reales de mi empresa en la formación?
- ¿Es bonificable y quién gestiona los trámites?
- ¿Qué pasa si hay que cambiar una sesión?
Desconfía de quien prometa resultados concretos (ahorros, ventas, plazos) como consecuencia directa de la formación. Una formación bien hecha da conocimientos y hábitos; lo que cada empresa consiga con ellos depende de cómo los aplique.
Cómo ajustar el coste sin perder lo importante
- Empieza por los puestos que más se beneficiarán. No hace falta formar a toda la plantilla a la vez.
- Prefiere sesiones cortas y repartidas a una jornada larga, para que se pueda practicar entre una y otra.
- Nombra a una persona de referencia interna que resuelva dudas, para no depender del proveedor para cada pregunta.
- No recortes el seguimiento para ahorrar: es la parte que convierte lo aprendido en costumbre.
- Decide el presupuesto global junto con el resto del proyecto. Si estás valorando formación, agentes y ajustes a la vez, ayuda cómo repartir el primer presupuesto entre agente, formación y ajustes.
Fuentes
- Fundae (2026): Bonificación acciones programadas (¿Cómo bonificarte? Paso 1: Calcula tu crédito)
- ONTSI, Red.es (2024): Informe de digitalización de las pymes 2025 (Datos 2024)
Conclusión
Formar en IA a veinte personas se calcula sumando cinco partidas: formador y preparación, horas de trabajo no productivas, material y herramientas, seguimiento y tiempo interno de preparación. La mayor suele ser la que no se factura, las horas del propio equipo, y la formación bonificada puede cubrir una parte si cumples sus requisitos. Un presupuesto honesto detalla cada partida y no promete resultados.
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