La empresa «hizo la formación»: una charla de una hora un viernes por la tarde, una hoja de firmas y un correo con la presentación. Tres meses después, quien más usa la IA sigue pegando en una herramienta personal los datos de un cliente para que se los resuma, y quien menos la usa evita tocarla por miedo a equivocarse. En el papel, el equipo está formado. En la práctica, nadie ha cambiado nada.
Este escenario es frecuente, y cada vez importa más. Según la Comisión Europea, el artículo 4 del Reglamento de IA es aplicable desde el 2 de febrero de 2025, por lo que la obligación de adoptar medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA del personal ya se aplica. En su redacción modificada por el «Digital Omnibus on AI», el artículo exige a proveedores y a responsables del despliegue de sistemas de IA adoptar esas medidas para su personal y para otras personas que operen o usen sistemas de IA en su nombre, y aclara que no exige asegurar a ninguna persona un nivel concreto de alfabetización. La Comisión añade que la supervisión corresponde a las autoridades nacionales de vigilancia del mercado, que cualquier sanción debe ser proporcionada y que las sanciones se basan en leyes nacionales. Consulta con tu asesor cómo queda en tu caso. Lo que sigue son los errores más habituales al plantear esa formación, y cómo evitarlos.
Error 1: una charla única sin práctica
Una sesión de una hora sirve para sensibilizar, pero no cambia hábitos. Quien la recibe no ha practicado con sus tareas, así que el lunes siguiente hace lo mismo que antes. Y lo que se aprendió se olvida si no se usa en las siguientes semanas.
Cómo evitarlo. Combina una base común breve con práctica sobre tareas reales del puesto, y vuelve a ver al grupo a las pocas semanas para preguntar qué ha funcionado y qué no. Un buen complemento son los encuentros cortos donde cada persona cuenta lo que ha aprendido, como los que describimos en reuniones de 20 minutos para compartir lo que el equipo aprende.
Error 2: centrarse solo en prohibir
«No se puede usar IA» es la respuesta más cómoda y la que menos funciona. Según el Work Trend Index 2024 de Microsoft, una encuesta autodeclarada a 31.000 trabajadores del conocimiento de 31 países, el 78 % de los usuarios de IA llevaba sus propias herramientas de IA al trabajo. Es una encuesta de una empresa que vende herramientas de IA y se limita a trabajadores del conocimiento, pero apunta a un riesgo conocido: si no ofreces reglas ni alternativas, la gente usa lo que tiene a mano, sin ningún control.
Cómo evitarlo. Sustituye la prohibición general por tres listas cortas: lo que se puede hacer sin dudar, lo que se puede hacer con cuidado y lo que no se hace nunca. Indica qué herramientas están aprobadas y a quién se pregunta ante la duda. La AEPD publicó el 27 de enero de 2026 un decálogo que, en el ámbito laboral, destaca la importancia de seguir las políticas de información y seguridad de cada organización y de no incluir en las herramientas de IA información que revele datos confidenciales de la entidad, ni de su personal o clientes. Esa es una buena base para tu lista de «nunca».
Error 3: dar el mismo contenido a todos los puestos
A una persona de administración, a una comercial y a otra de atención al cliente les afecta la IA de manera distinta. Una formación genérica, con ejemplos que no se parecen a su día a día, se queda en la anécdota. Y el riesgo cambia con el puesto: quien trata datos de clientes necesita reglas más estrictas que quien prepara un borrador de un texto interno.
Cómo evitarlo. Parte de las tareas reales de cada puesto: qué hace esa persona cada semana, qué parte admite apoyo de IA, qué datos maneja y qué errores serían más costosos. Con eso, las sesiones se construyen con casos de tu negocio y no con ejemplos de manual. Tienes un método para saber por dónde empezar en cómo identificar qué departamentos necesitan formación en IA.
Error 4: no dejar rastro de la formación
Si dentro de un tiempo alguien pregunta qué hace la empresa para que su plantilla use la IA con criterio, la respuesta no puede ser «lo hablamos en una reunión hace meses». La Comisión Europea aclara que para acreditar el cumplimiento del artículo 4 no hace falta ningún certificado: las organizaciones pueden llevar un registro interno de las formaciones y de otras iniciativas de orientación.
Cómo evitarlo. Lleva un registro sencillo: fecha, quién participó, qué se trató, qué materiales se usaron y qué normas internas se comunicaron. Incluye también las orientaciones por escrito (la lista de «sí, con cuidado, nunca») y cualquier incidente que haya llevado a cambiar una norma. Tienes una lista de comprobación más completa en checklist para acreditar la alfabetización en IA de tu plantilla.
Error 5: ignorar a quien menos usa la herramienta
En cada equipo hay quien la usa todos los días y quien no la ha abierto nunca. La tentación es formar a los entusiastas, que avanzan solos, y dejar al resto «para más adelante». Pero quien no usa la herramienta también recibe textos, informes y resúmenes que otros han hecho con ella, y debe saber revisarlos con ojo crítico. Además, quien evita la herramienta suele hacerlo por miedo a equivocarse, a quedar mal o a perder su puesto, y ese miedo no se resuelve con una norma, sino con confianza.
Hay otro grupo que se olvida con frecuencia: becarios, personas temporales y colaboradores externos que usan estas herramientas en nombre de la empresa. El artículo 4, en su redacción actual, menciona expresamente a otras personas que operen o usen sistemas de IA en nombre de la organización. Lo desarrollamos en becarios, temporales y externos: ¿deben recibir formación en IA?.
Cómo evitarlo. Pregunta de forma anónima, con tres preguntas sencillas, quién usa qué y qué le frena. Empareja a una persona que empieza con otra que ya usa la herramienta, y ofrece sesiones optativas sin presión. Y no des por hecho que quien más usa la IA es quien mejor la usa: a veces es quien más hábitos arriesgados ha adquirido sin que nadie le haya revisado.
Error 6: no reservar tiempo ni medir si sirve
Pedir que la plantilla se forme «en los ratos libres» equivale a no formarla. Y formarla sin medir nada impide saber si ha servido. Conviene recordar que el artículo 23.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce a los trabajadores con al menos un año de antigüedad un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación profesional para el empleo, vinculada a la actividad de la empresa y acumulable por un periodo de hasta cinco años. No es una obligación específica de formar en IA, y el propio artículo entiende cumplido el derecho si el trabajador puede realizar acciones formativas dentro de un plan de formación de la empresa o pactado por convenio. Pero sí es un cauce razonable para que una parte de esa formación en IA tenga tiempo reservado y no dependa de la buena voluntad.
Cómo evitarlo. Programa las sesiones en horario de trabajo, define de antemano qué vas a mirar para saber si ha servido (tiempo en una tarea, errores detectados antes de enviar, dudas que llegan a quien responde) y repítelo pasadas unas semanas. Tienes ideas para hacerlo en cómo medir el impacto de la formación en IA.
Antes de dar por cerrada tu formación, una revisión rápida:
- Hay práctica con tareas reales, no solo una charla.
- Hay reglas claras de lo que se puede, se puede con cuidado y no se hace.
- Cada puesto tiene ejemplos de su propio trabajo.
- Existe un registro interno de lo que se ha hecho.
- Se ha contado con quien menos usa la herramienta y con externos y becarios.
- La formación tiene tiempo reservado y se mide si sirve.
Fuentes
- Comisión Europea (AI Act Service Desk) (2026): Article 4: AI literacy | AI Act Service Desk
- Comisión Europea (Oficina de IA) (2026): AI Literacy - Questions & Answers | Shaping Europe's digital future
- Microsoft (Work Trend Index) (2024): 2024 Work Trend Index Annual Report
- AEPD (2026): La AEPD publica un decálogo con recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA
- BOE (2025): Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
Conclusión
Formar bien a una plantilla en IA no es dar una charla y archivar la hoja de firmas. Es dar práctica con tareas reales de cada puesto, reglas claras en lugar de prohibiciones, tiempo reservado, un registro sencillo y atención a quienes menos la usan. Evitar estos seis errores no exige un gran presupuesto, sino un poco de orden.
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