Al cambiar de ERP no conviene llevarse todo al sistema nuevo. Los datos vivos, los que usas cada día, se migran; el histórico que debes conservar pero rara vez consultas se archiva; y lo que sobra, como duplicados, fichas vacías y pruebas antiguas, se descarta, siempre después de confirmar con tu asesor qué estás obligado a conservar.
Las grandes empresas contratan equipos enteros para decidir esto. Una pyme suele decidirlo en una tarde, con el consultor del programa nuevo diciendo "lo migramos todo, por si acaso". Ese "por si acaso" tiene un coste: el sistema nuevo arranca cargado de clientes que no compran desde hace años, artículos que ya no existen y fichas contradictorias, y el equipo pierde la confianza en los datos desde el primer día. Un buen criterio de partida evita las dos equivocaciones, la de migrar basura y la de tirar lo que la ley o el negocio exigían.
¿Qué datos hay que llevarse al ERP nuevo?
Todo lo que necesitas para trabajar mañana por la mañana. Dicho de otro modo, lo que está vivo:
- Clientes y proveedores activos, con sus datos de contacto, condiciones y formas de pago.
- Artículos o servicios vigentes, con sus precios, referencias y unidades.
- Saldos abiertos: facturas pendientes de cobro y de pago, con su vencimiento.
- Pedidos y albaranes en curso, que no se han cerrado.
- Contratos en vigor y sus fechas clave.
- Existencias actuales, si llevas almacén.
El filtro útil es una pregunta: ¿alguien va a necesitar esto para hacer su trabajo en el sistema nuevo? Si la respuesta es sí, se migra y se migra limpio. Antes de cargarlo, merece la pena depurarlo; en cómo limpiar la base de clientes de duplicados, datos viejos y fichas vacías tienes un método para hacerlo.
¿Qué se archiva y cuánto tiempo hay que conservarlo?
Se archiva lo que ya no usas en el día a día, pero que no puedes eliminar. Aquí entran los ejercicios cerrados, las facturas y los asientos antiguos, la documentación laboral de personas que ya no trabajan contigo o los contratos terminados. Existen obligaciones de conservación de naturaleza mercantil, fiscal, laboral y de protección de datos, y cada una tiene sus plazos y sus condiciones.
No te damos aquí plazos concretos, porque cambian según el tipo de documento y tu situación, y no es algo que deba decidirse de memoria. Lo correcto es pedir a tu asesor una lista por escrito de qué hay que conservar y cuánto tiempo, y guardarla junto al proyecto de migración. En plazos de conservación: cuándo borrar datos de clientes y candidatos se explica la lógica general.
Archivar bien significa poder encontrar y leer ese histórico dentro de unos años. Eso implica guardarlo en un formato abierto que no dependa de que el programa antiguo siga funcionando, con un índice que diga qué hay y dónde, y con el acceso limitado a quien lo necesita.
¿Qué se puede tirar con seguridad?
Lo que no es necesario para trabajar ni está obligado por ninguna norma. Son candidatos claros:
- Duplicados evidentes de clientes, proveedores y artículos.
- Fichas vacías o de prueba, creadas para ensayar y nunca borradas.
- Artículos descatalogados sin movimientos ni existencias.
- Clientes y contactos sin actividad que ya no tienes razón para conservar.
Aquí hay un matiz importante: muchos de esos datos son personales. Conservar datos de personas sin motivo no es solo desorden, también puede ser un incumplimiento de la normativa de protección de datos. Y descartar algo que sí debías conservar puede serlo igual. Ante la duda, no se borra: se archiva y se pregunta al asesor.
El método en cinco pasos
- Inventaria. Lista cada tipo de dato que tiene el programa antiguo: clientes, proveedores, artículos, facturas, contratos, documentos.
- Clasifica en tres cajones. Para cada tipo, decide: migrar, archivar o descartar. Marca con una pregunta los casos dudosos.
- Valida con el asesor. Lleva la clasificación, sobre todo los cajones de archivar y descartar, y pide que te confirme las obligaciones de conservación.
- Depura y carga. Limpia lo que se migra, haz una carga de prueba y revisa el resultado.
- Valida antes de apagar. Comprueba que lo que hay en el sistema nuevo coincide con el antiguo, como se explica en la siguiente sección.
¿Cómo valido la migración antes de apagar el programa antiguo?
Comparando cifras y casos reales entre los dos sistemas, y no apagando el viejo hasta que todo coincida y tu asesor dé el visto bueno. Concretamente, antes de desconectarlo comprueba:
- Totales. Que los saldos de clientes y proveedores, las existencias valoradas y las cifras contables principales coinciden entre ambos sistemas.
- Una muestra de fichas. Elige unas cuantas fichas al azar y compáralas campo a campo: dirección, condiciones, tarifa, forma de pago.
- Procesos completos. Haz en el sistema nuevo un pedido, una factura y un cobro con datos reales, de principio a fin.
- Un periodo en paralelo. Durante un tiempo, trabaja con los dos y contrasta resultados, como se detalla en cómo cambiar de programa sin parar el negocio migrando en paralelo.
- El archivo. Que el histórico guardado se puede abrir y leer sin el programa antiguo.
Hasta que todo eso esté comprobado, conserva el programa antiguo, aunque sea en modo consulta, y una copia completa. Mantén también una vía de vuelta atrás por si aparece un problema que no viste. Para evitar los fallos más habituales de un cambio de este tipo, revisa errores al implementar un ERP y cómo evitarlos.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
Esta es una tarea donde un agente de IA aporta mucho trabajo de oficina: detecta duplicados y fichas incompletas, propone en qué cajón cae cada tipo de dato, prepara los ficheros de carga, cruza los totales entre los dos sistemas y te entrega un informe con las diferencias que encuentre, ficha a ficha.
Pero las decisiones de fondo son de personas. Qué se conserva y cuánto tiempo lo confirma tu asesor. Qué ficha manda cuando dos se contradicen lo decide quien conoce el negocio. Y el momento de apagar el programa antiguo lo decide el gerente, con la validación del responsable de administración. Si en la migración hay datos personales, el acceso del agente debe limitarse a lo imprescindible y quedar registrado.
Conclusión
Al cambiar de ERP, el criterio práctico es sencillo: se migra lo vivo, se archiva lo que debes conservar pero no usas, y se descarta lo que sobra, con la lista de obligaciones de conservación confirmada por tu asesor. Y el programa antiguo no se apaga hasta haber comparado totales, fichas y procesos completos entre los dos sistemas.
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