Un agente de IA solo necesita los datos del proceso concreto que va a hacer, y nada más. Tu ERP, el programa donde llevas facturas, pedidos, stock, clientes y contabilidad, guarda muchísima información, pero para cada tarea el agente usa una parte pequeña. Todo lo demás, empezando por las nóminas, los márgenes y los datos personales que no hacen falta, debe quedar fuera de su alcance.
En las empresas grandes esto se llama dar el acceso mínimo: cada persona y cada programa ve solo lo que su trabajo requiere. En una pyme suele pasar lo contrario. Para ir rápido, se le da al implantador una llave maestra, porque así no hay que pensar qué necesita. Funciona hasta el día en que algo sale mal, y entonces resulta que un programa nuevo podía leer cosas que ni siquiera usaba. Recortar el acceso al principio cuesta una tarde; arreglarlo después, bastante más.
Empieza por el proceso, no por el programa
La pregunta no es "¿qué le damos del ERP?", sino "¿qué tarea va a hacer el agente y qué información necesita para hacerla?". Si no puedes describir la tarea en una frase, todavía no estás listo para decidir los datos. Una vez que la tienes, la lista de lo imprescindible sale casi sola.
Estos tres ejemplos, pensados como ilustración, muestran la diferencia:
| Tarea del agente | Datos útiles del ERP | Datos que deben quedar fuera |
|---|---|---|
| Reclamar facturas vencidas | Nombre comercial del cliente, correo de administración, facturas emitidas, fecha de vencimiento y estado de cobro | Márgenes, costes del producto, nóminas, datos bancarios completos |
| Avisar de pedidos con retraso | Pedido, fecha prometida, estado del envío y contacto de compras | Condiciones de precio pactadas, datos de otros clientes |
| Responder dudas de stock a clientes | Referencia, descripción y disponibilidad | Precio de coste, proveedor y reservas internas |
Fíjate en que ninguna de las tareas necesita la contabilidad completa. Casi siempre basta con unos pocos campos de dos o tres tablas.
¿Qué datos de tu ERP deberían quedar siempre fuera de un agente de IA?
Salvo que la tarea lo exija de verdad, deberían quedar fuera las nóminas y los datos de empleados, los márgenes y costes internos, los datos bancarios completos de clientes y proveedores, cualquier dato especialmente sensible (salud, sindicatos, etc.) y los históricos antiguos que el agente no vaya a usar. La razón es sencilla: lo que el agente no puede leer no puede filtrarse, copiarse a otro sistema ni usarse por error.
Hay un matiz importante. Si el agente trabaja para una tarea de personas, como gestionar vacaciones, sí necesitará datos de empleados, pero solo los que sirven para eso (fechas y saldos de días), nunca las nóminas. El recorte no es una lista fija de tablas prohibidas, sino lo que pide cada tarea.
La Agencia Española de Protección de Datos recomienda, en el decálogo que publicó en enero de 2026, no incluir en las herramientas de IA información que revele datos confidenciales de la entidad ni de su personal o clientes. Son recomendaciones, no obligaciones legales por sí mismas, pero van en la misma dirección. Además, la idea de usar solo los datos necesarios para cada finalidad es un principio central de la normativa de protección de datos, y tu asesor te puede confirmar cómo se aplica en tu caso.
¿Cómo se recorta el acceso a lo mínimo necesario?
Se recorta pidiendo al implantador que configure el acceso a medida en lugar de abrir todo el programa. Hay varias formas de hacerlo y se pueden combinar:
- Un usuario propio para el agente. Que no entre con la cuenta del administrador ni con la de un empleado. Hablamos de las ventajas en cuenta compartida o cuenta propia para tu agente de IA.
- Solo lectura al principio. El agente puede mirar, pero no cambiar nada. Cuando haya demostrado que funciona, se le permite escribir solo donde haga falta. Lo explicamos en agente de solo lectura: cuándo empezar así.
- Informes en lugar de la base entera. Un informe que solo contenga las columnas necesarias es más fácil de controlar que el acceso a todo el programa.
- Escribir en borrador. Si el agente tiene que crear algo, que lo deje pendiente de que una persona lo confirme.
- Un periodo acotado. Por ejemplo, las facturas del ejercicio en curso, no las de hace años.
- Datos ficticios en las pruebas. Antes de conectarlo a los datos reales, que se pruebe con datos inventados.
Lista para pactar con el implantador
Antes de firmar o de dar acceso, pide por escrito respuesta a estas preguntas:
- ¿Qué tarea concreta va a hacer el agente? Descrita en una o dos frases.
- ¿Qué informes, tablas o campos va a leer y para qué sirve cada uno?
- ¿Va a leer solamente o también va a escribir? ¿Dónde?
- ¿Usará un usuario propio, distinto del tuyo y del de cualquier empleado?
- ¿Qué datos quedan excluidos de forma expresa?
- ¿Se copia algún dato fuera de tu ERP? ¿Adónde, con qué condiciones y por cuánto tiempo?
- ¿Algún dato personal sale hacia un servicio de terceros? Si es así, ¿existen las condiciones por escrito que exige la normativa de protección de datos?
- ¿Se registra lo que el agente consulta y modifica, y quién puede ver ese registro?
- ¿Cómo se retiran los permisos al terminar el proyecto o si cambias de proveedor?
- ¿Quién en tu empresa aprueba cualquier ampliación del acceso?
Si el implantador responde con vaguedades ("ya veremos qué necesita"), es una señal para pararse. Un proveedor serio sabe qué va a leer y por qué. Para ver cómo se conectan el agente y el ERP en general puedes leer integrar IA con tu CRM y ERP y controles de acceso de IA.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
Con el acceso bien recortado, el agente hace su tarea con los datos permitidos y, si necesita algo más, lo pide en lugar de tomarlo. Una persona de tu empresa sigue siendo la responsable de decidir si se amplía el acceso, de revisar de vez en cuando qué permisos hay y de atender cualquier consulta de un cliente o de un empleado sobre sus datos.
Conviene fijar una revisión periódica, porque con el tiempo se añaden usos y los permisos tienden a crecer sin que nadie lo decida. Y si en algún momento dudas de si un dato puede usarse, la decisión es de tu asesor en protección de datos, no del agente ni del implantador.
Fuentes
- Agencia Española de Protección de Datos, nota de prensa del 27 de enero de 2026 sobre su decálogo de recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA: AEPD, decálogo de recomendaciones sobre IA.
Conclusión
El agente de IA debe ver solo lo que necesita su tarea: unos pocos campos de tu ERP, con un usuario propio y, al principio, solo para leer. Las nóminas, los márgenes y los datos personales innecesarios quedan fuera, y todo se pacta por escrito con el implantador antes de empezar.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, con el acceso recortado a lo que cada tarea necesita, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.