Tienes delante a dos candidatos para un puesto y te gustan los dos. Decides llamar a sus anteriores jefes. Con el primero hablas diez minutos, te cae bien y cuelgas con buena impresión, pero no apuntas nada. Con el segundo, la llamada dura dos minutos porque estabas con otra cosa. Una semana después, al decidir, recuerdas sensaciones y no datos, y no puedes comparar porque a uno le preguntaste por su puntualidad y al otro por su manera de trabajar en equipo.
En una empresa grande eso no pasa, porque contrastar referencias es un procedimiento, no una charla. Se hacen las mismas preguntas a todos, en el mismo orden, y se deja por escrito lo que se habló. No es burocracia: es la única forma de que dos referencias se puedan comparar y de que, si alguien pregunta después por qué se decidió algo, haya un registro. Tú puedes hacer lo mismo con la ayuda de un agente de IA, sin un departamento de personas detrás.
Por qué improvisar sale caro
- No se puede comparar. Si cada llamada pregunta cosas distintas, las respuestas no se pueden poner una al lado de otra.
- Se olvida lo hablado. A los pocos días, la memoria rellena huecos con impresiones. Y la impresión de quien te cayó mejor pesa más de lo debido.
- Se cuelan preguntas que no se deben hacer. En una conversación informal es fácil preguntar por la familia, la salud o las ideas de alguien. Son temas que no deben influir en una contratación, y que pueden meterte en un problema.
- No hay constancia. Si un candidato te pregunta qué se dijo de él, o si hay una reclamación, no tienes nada que enseñar.
Un guion fijo resuelve las cuatro cosas a la vez, y prepararlo una vez sirve para todas las contrataciones siguientes.
El guion: las mismas preguntas para todos
Un guion razonable para una referencia laboral incluye preguntas sobre hechos y sobre el trabajo, no sobre la persona:
- ¿En qué fechas y con qué puesto trabajó en tu empresa? (Para confirmar lo que el candidato contó.)
- ¿Qué funciones tenía y con qué nivel de autonomía?
- ¿Cómo describirías su forma de organizar el trabajo y de cumplir plazos?
- ¿Cómo se desenvolvía con compañeros y con clientes?
- ¿Qué tareas le salían especialmente bien y cuáles le costaban más?
- ¿Volverías a trabajar con esta persona? ¿Por qué?
Deja fuera todo lo que no tenga relación con el puesto: estado de salud, embarazo, situación familiar, religión, afiliación sindical, ideas políticas. Si en algún momento quien da la referencia las menciona por su cuenta, no se anotan.
Conviene que haya una versión del guion para cada tipo de puesto, porque no se pregunta lo mismo por un camarero, una administrativa o un técnico de instalaciones.
Qué hace el agente y qué haces tú
El agente de IA:
- Prepara el guion de preguntas según el puesto, partiendo de tu plantilla.
- Gestiona la agenda de las llamadas: a quién hay que llamar, cuándo y qué falta por contactar.
- Te da la hoja de la llamada lista: datos del candidato relevantes para la conversación, preguntas y espacio para las respuestas.
- Ordena lo que anotas en un formato común, para que las referencias de distintos candidatos se vean de forma comparable.
- Te recuerda qué referencias están pendientes y avisa si falta alguna pregunta del guion.
Tú, o la persona de tu equipo que lleve la selección:
- Haces la llamada o decides que se haga por escrito.
- Interpretas lo que te cuentan. Un tono dudoso, un silencio o una respuesta evasiva dicen cosas que ningún resumen recoge.
- Decides a quién contratar. La valoración final es tuya. El agente no puntúa ni clasifica a las personas: prepara y ordena, y la decisión sobre un candidato la toma siempre una persona.
Esto último no es un detalle. La normativa europea sobre inteligencia artificial pone especial cuidado en los sistemas que valoran a personas en el ámbito laboral, y en este caso lo prudente es que el agente no haga nada que se parezca a evaluar. Lo explicamos con más detalle en el artículo sobre la IA, los despidos y la evaluación del desempeño.
Datos personales: lo que hay que cuidar
Comprobar referencias implica tratar datos de dos personas: el candidato y quien da la referencia. Algunas pautas de sentido común, que conviene confirmar con tu asesor:
- Avisa al candidato. Antes de llamar a nadie, el candidato debería saber que vas a contrastar sus referencias y con quién. Lo habitual y lo más limpio es que sea él quien te dé los contactos y su autorización.
- Pregunta solo lo necesario para valorar su idoneidad para el puesto. Cuantos menos datos recojas, menos tienes que proteger.
- Informa a quien da la referencia de que vas a anotar lo que diga y para qué. No grabes la llamada sin avisar.
- Limita el acceso. Las hojas de referencias las ve quien participa en la selección, no toda la empresa.
- No las guardes para siempre. Decide cuánto tiempo conservas las referencias de quienes no fueron contratados y bórralas cuando pase ese plazo. Si necesitas una guía más amplia para cuando alguien pida acceso a sus datos, puedes ver cómo automatizar la gestión de solicitudes de derechos RGPD.
Checklist antes de hacer la primera llamada
- El candidato sabe que vas a pedir referencias y ha dado los contactos.
- Tienes un guion por escrito para este puesto.
- El guion no incluye preguntas sobre aspectos personales ajenos al trabajo.
- Sabes dónde vas a anotar las respuestas y quién tendrá acceso.
- Has decidido cuánto tiempo se conservarán esas notas.
- Está claro quién toma la decisión final y con qué criterios.
Si quieres ver qué otras tareas de la selección pueden ordenarse con un agente, por ejemplo la recepción y clasificación de candidaturas, tienes una guía sobre cómo automatizar la selección de candidatos.
Conclusión
Contrastar referencias con un guion fijo convierte una conversación suelta en un dato comparable y deja constancia de lo hablado. Un agente de IA prepara las preguntas, organiza las llamadas y ordena las respuestas, y tú haces la llamada, interpretas lo que oyes y tomas la decisión, cuidando en todo momento los datos de las personas implicadas.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.