Es martes por la mañana y en todos los ordenadores de la oficina aparece el mismo mensaje: los archivos están bloqueados y hay que pagar para recuperarlos. O quizá es algo más discreto: un cliente te llama porque ha recibido un correo raro desde tu dirección, o tu contable descubre que alguien ha entrado en el banco. En cualquiera de los casos, lo que pase en los primeros minutos importa mucho, y lo más probable es que nadie en tu empresa sepa exactamente qué hacer.
Las empresas grandes tienen un equipo que sí lo sabe. Han ensayado el momento y cada persona tiene su papel: quién para, quién avisa, quién anota. Una pyme no necesita un equipo así, pero sí algo parecido: un guion corto y escrito, que diga quién llama a quién y qué se apunta, para no improvisar en el peor momento. Un agente de IA, un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante, puede ayudarte a seguir ese guion paso a paso. Las decisiones de fondo y los avisos que la ley exige los toma un profesional, no el agente.
Qué tiene una gran empresa que tú puedes copiar en una hoja
No hace falta un manual de cincuenta páginas. Lo que marca la diferencia es tener, de antemano, tres cosas:
- Una lista de contactos con teléfono directo: quién lleva tu informática, el teléfono de asistencia de tu seguro si lo tienes, tu abogado o asesor de protección de datos y la persona de tu banco.
- Un reparto claro de papeles: quién decide, quién llama, quién anota. En una pyme pueden ser dos personas, pero cada una sabe lo suyo.
- Una lista de lo que no hay que hacer, que es tan importante como la de lo que sí.
El guion, paso a paso
Esto es un esquema orientativo, que tu técnico informático y tu asesor deben adaptar a tu caso.
Primeros minutos
- Para y respira. Quien lo detecta avisa en voz alta a la persona responsable. No se sigue trabajando como si nada.
- Aísla lo afectado. Si tu técnico lo ha indicado así, desconecta de la red el equipo que muestra el problema, quitando el cable o el wifi, en lugar de apagarlo a la fuerza o formatearlo. Conservar el estado ayuda a entender qué ha pasado.
- Llama a tu técnico informático. Es la primera llamada. No empieces a probar cosas por tu cuenta.
Siguiente media hora
- Anota lo que sabes, con la hora: qué se vio, quién lo vio y qué equipos o cuentas parecen afectados. Haz fotos con el móvil de lo que aparece en pantalla.
- Avisa a quien corresponda según tu lista: el teléfono de asistencia de tu seguro, si tienes póliza, y tu abogado o asesor de protección de datos.
- Si hay dinero o cuentas en juego, llama a tu banco para que vigile movimientos o bloquee accesos.
Resto de la hora
- Decide con tu técnico qué se mantiene parado y qué puede seguir funcionando, y qué se dice al equipo.
- Prepara un resumen de una página con lo anotado, para el técnico, el seguro y el abogado.
- Consulta recursos públicos. En España existe una línea de ayuda en ciberseguridad de INCIBE, el 017, gratuita y confidencial, que puede orientarte.
Qué se anota
Un registro sencillo, con una línea por cada cosa y su hora:
- Cuándo y cómo se detectó, y quién lo hizo.
- Qué equipos, cuentas o servicios están afectados.
- Qué se ha hecho desde entonces y quién lo ha hecho.
- A quién se ha llamado y qué ha dicho.
- Qué capturas o fotos se han guardado.
Este registro vale oro después, para el técnico que investiga, para la aseguradora y para saber si hay que comunicar algo a alguien.
Lo que no se hace
- No pagar ni responder a los atacantes sin asesoramiento profesional.
- No borrar ni formatear nada para "limpiar".
- No cambiar contraseñas desde un equipo que puede estar comprometido. Eso lo organiza tu técnico.
- No contarlo en redes o a clientes antes de saber qué ha pasado y qué obligaciones tienes.
- No buscar culpables dentro del equipo. Quien pinchó en un correo falso no es el problema en ese momento. Es quien puede ayudar a reconstruir qué ocurrió.
Qué hace el agente y qué no
Lo que sí hace:
- Te muestra el guion en cuanto avisas, paso a paso, y te pregunta: "¿Ya has llamado a tu técnico?".
- Te recuerda la lista de contactos y te los presenta a mano.
- Anota con hora cada acción que le cuentas y mantiene el registro ordenado.
- Prepara el resumen de una página con lo anotado, para pasárselo a quien corresponda.
- Te recuerda lo que no se hace cuando el estrés aprieta.
Lo que no hace:
- No investiga el ataque ni decide cómo se contiene.
- No decide si hay que avisar a una autoridad ni a los afectados.
- No negocia ni paga nada.
- No está disponible si el ataque ha tirado los sistemas donde funciona, y por eso el guion debe existir también en papel y en el móvil de dos personas.
Las decisiones y los avisos obligatorios son de un profesional
Cuando en un incidente se ven afectados datos personales, el reglamento europeo de protección de datos puede exigirte avisar a la autoridad en un plazo corto, que se cuenta desde que tienes conocimiento del problema, y en algunos casos también a las personas afectadas. Si hay seguro, la póliza suele fijar sus propias condiciones para dar aviso. Saber si te toca avisar, a quién, cuándo y con qué contenido es una decisión legal que debe tomar un abogado o tu delegado de protección de datos, con la información que tú le has recopilado. El agente ayuda a tenerla ordenada y a tiempo, pero la decisión no es suya.
Prepáralo antes, y ensáyalo una vez
Un guion que nadie ha leído no sirve. Un modo sencillo de prepararlo:
- Redacta la lista de contactos y el reparto de papeles con tu técnico y tu asesor.
- Imprímelo y guárdalo en papel, además de en el móvil.
- Haz un pequeño ensayo: "Hoy, a las once, aparece este mensaje en todos los ordenadores. ¿Qué hacemos?". Basta una conversación de media hora.
- Corrige lo que no funcione y vuelve a repasarlo cada cierto tiempo.
Si tienes un seguro de ciberriesgos, o estás pensando en contratarlo, te puede interesar lo que pide la aseguradora. Y para ordenar la prevención, tenemos una guía sobre cómo planificar la ciberseguridad de una pyme, además de un artículo sobre cómo detectar incidencias de seguridad con IA.
Qué cuidar
- El registro del incidente contiene datos sensibles. Que solo lo vean quienes intervienen.
- Nada de contraseñas en el registro. Ni en el resumen para terceros.
- Que el guion no dependa de una sola persona. Si solo tú sabes dónde está, el día que estés de viaje no sirve.
- Actualiza los teléfonos. Un contacto que ya no contesta es peor que no tener ninguno.
Conclusión
Nadie elige el momento de un ciberincidente, pero sí puedes elegir llegar preparado: un guion corto, una lista de contactos y un registro con horas. Un agente ayuda a seguirlo y a mantener todo ordenado, mientras las decisiones y los avisos obligatorios quedan en manos de tu técnico, tu abogado y tu asesor.
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Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.