Tienes un equipo repartido: dos personas en la oficina, tres teletrabajando, alguien en otra ciudad y otra persona que trabaja por la tarde. Quieres que todos aprendan a usar la IA en su trabajo, pero juntarlos a todos a la vez es un pequeño milagro de calendario. La solución más a mano suele ser una videollamada larga con diapositivas, y es la que peor funciona: la gente conecta, apaga la cámara y vuelve a su bandeja de entrada.
Formar a un equipo remoto o híbrido no consiste en trasladar el aula a la pantalla. Consiste en repartir la formación en tres tipos de tiempo con funciones distintas: sesiones en directo, trabajo asíncrono y práctica guiada. Cada uno sirve para una cosa, y si los mezclas bien, nadie tiene que pasarse el día en videollamadas.
Tres formatos, tres funciones
Sesiones en directo. Son cortas y se reservan para lo que necesita conversación: ver un caso real entre todos, resolver dudas, acordar reglas del equipo (qué información no se pega en una herramienta de IA, cuándo se revisa un texto antes de enviarlo). Una sesión de 45 minutos con objetivo claro rinde más que dos horas de exposición. Si puedes, grábala.
Trabajo asíncrono. Cada persona lo hace cuando le encaja: un vídeo corto, una guía de una página, un ejercicio pequeño con un caso de su puesto. Aquí se aprende el «cómo»: cómo pedirle una tarea a la IA, cómo comprobar lo que devuelve, cómo guardar lo que funciona. Lo asíncrono evita el problema de los husos horarios y de los turnos, y permite que cada uno avance a su ritmo.
Práctica guiada. Es el formato más valioso y el más olvidado: la persona aplica la IA a una tarea real de su semana, con alguien que le revisa el resultado y le da una vuelta de tuerca. Puede ser en pareja, en un canal de mensajería con revisión al día siguiente o en una sesión breve de acompañamiento. Sin práctica, lo aprendido no pasa al trabajo diario.
Un reparto de ejemplo para cuatro semanas
No es una receta única, pero ayuda a ver cómo encajan las piezas. Ajusta tiempos y contenidos a tu equipo:
| Semana | En directo | Asíncrono | Práctica guiada |
|---|---|---|---|
| 1 | Sesión de arranque: qué haremos, reglas básicas y un caso de la empresa | Guía corta de «qué se puede y qué no se puede pegar en la IA» | Cada persona elige una tarea repetitiva de su puesto |
| 2 | Ninguna (para no saturar) | Ejercicio con esa tarea y un modelo de instrucción para copiar | Revisión por parejas del primer resultado |
| 3 | Sesión de dudas: lo que ha ido mal y lo que ha ido bien | Vídeo corto sobre cómo comprobar los datos que devuelve la IA | Segunda tarea, algo más compleja |
| 4 | Puesta en común y acuerdos de equipo | Ficha personal: «mi uso de la IA en el trabajo» | Revisión de lo aprendido y siguientes pasos |
Fíjate en que solo hay dos sesiones en directo en cuatro semanas. El resto es trabajo que cada persona encaja en su jornada. Para quien tiene poca disponibilidad, el método de formarte en IA con dos horas a la semana es una buena referencia de cómo exprimir el tiempo.
Qué hace la IA y qué hacen las personas en la formación
La propia IA puede ayudar a organizar la formación, pero no sustituye a quien la dirige.
La IA puede: preparar borradores de ejercicios con casos de tu sector, resumir una sesión grabada en puntos clave, convertir las dudas del equipo en preguntas frecuentes o redactar una guía de una página para revisar después.
Las personas deben: elegir los casos reales que importan, comprobar que los materiales son correctos y no contienen datos confidenciales, facilitar las sesiones, corregir malos hábitos y decidir qué reglas adopta el equipo. La responsabilidad sobre lo que se enseña y sobre cómo se usa la IA en el negocio no se delega.
Para repartir qué tareas del trabajo diario van con el agente y cuáles se quedan en manos del equipo, puedes apoyarte en qué hace el agente y qué hace la persona.
Reservar y reconocer el tiempo
El mayor enemigo de la formación en remoto no es la tecnología: es que no haya tiempo reservado. Si la práctica se hace «cuando se pueda», no se hace.
Dos datos ayudan a ponerlo en contexto. Según Microsoft y LinkedIn (2024), en su Work Trend Index (31.000 personas encuestadas en 31 países), solo el 39 % de las personas que usan IA en el trabajo en todo el mundo había recibido formación en IA de su empresa. Es una encuesta autodeclarada a trabajadores cualificados, no a toda la población ocupada, pero indica que una parte importante de quienes usan IA en el trabajo lo hace sin haber recibido formación de su empresa.
Y en el Work Trend Index 2026 de Microsoft, una encuesta a 20.000 personas que ya usan IA en el trabajo, el 65 % de esos usuarios dijo temer quedarse atrás si no la usa para adaptarse rápido, pero solo el 13 % dijo que se le recompensa por reinventar su trabajo con IA aunque no se alcancen los resultados. Son percepciones, no una medición, y proceden solo de personas que ya usan IA. Pero sugieren una pauta de gestión: si quieres que la gente practique, dale tiempo en la agenda y reconoce el esfuerzo aunque el primer intento salga regular.
En la práctica:
- Bloquea en el calendario las horas de práctica, igual que una reunión con cliente.
- Acuerda con cada persona qué deja de hacer mientras practica, para que no sea una carga extra.
- Reconoce los intentos y lo aprendido, no solo los resultados perfectos.
- Si hay turnos o husos horarios distintos, reparte las sesiones en directo para que a nadie le toque siempre el peor horario.
Una nota sobre el marco laboral: el artículo 23.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce a quienes llevan al menos un año en la empresa un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación profesional para el empleo, vinculada a la actividad de la empresa, acumulables por un periodo de hasta cinco años. No es una obligación específica de formar en IA, y el propio artículo entiende cumplido ese derecho si la persona puede hacer formación dentro de un plan de formación de la empresa o pactado por convenio. Cómo encaja tu plan con este derecho es algo que conviene consultar con tu asesor laboral.
Cómo saber si funciona sin llenar el equipo de encuestas
No necesitas un cuadro de mando. Con tres señales sencillas te haces una idea:
- Uso real: ¿cuántas personas han aplicado la IA a una tarea de su semana, y qué tareas?
- Preguntas que se repiten: si el canal del equipo se llena de las mismas dudas, falta una guía o una sesión sobre ese punto.
- Calidad de lo que sale: ¿se revisa lo que genera la IA antes de enviarlo a un cliente? Si no, vuelve a la parte de comprobación.
Y una advertencia honesta: formar bien no hace que todos adopten la IA al mismo ritmo. Habrá quien la use enseguida y quien necesite más tiempo, y está bien. Por eso conviene que alguien dentro del equipo haga de punto de apoyo; si te lo planteas, mira cómo elegir al campeón interno de IA y cuánto tiempo darle.
Fuentes
- Microsoft y LinkedIn (2024): 2024 Work Trend Index: AI at Work Is Here. Now Comes the Hard Part
- Microsoft (2026): 2026 Work Trend Index report: Agents, human agency, and the opportunity for every organization
- BOE (2025): Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
Conclusión
Un equipo disperso aprende mejor con pocas sesiones en directo, mucho trabajo asíncrono y práctica guiada sobre tareas reales que con una videollamada larga. Lo que decide el resultado no es la plataforma, sino que haya tiempo reservado, casos de tu negocio y alguien que revise lo que se hace.
En MG Solutions formamos a equipos de empresa en IA, por puesto y con casos reales de tu negocio, y también implantamos agentes de IA a medida.
Puedes ver cómo trabajamos en formación en IA para empresas.
Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.