El taller termina, la gente sale contenta y tres semanas después nadie ha vuelto a hablar de ello. Es lo normal: una sesión de formación abre una puerta, y lo que pasa a partir de ahí depende de lo que haga la empresa. Los primeros 90 días deciden si lo aprendido se convierte en costumbre o se olvida.
Este calendario te da tres revisiones, a 30, 60 y 90 días, con lo que conviene preguntar al equipo, los indicadores que mirar y el momento de decidir si se refuerza la formación. No hace falta un cuadro de mando complicado: con una hoja compartida y tres conversaciones tienes lo importante.
Antes del día uno: deja anotada la línea de partida
Sin una foto del punto de partida, a los 90 días no podrás comparar nada. Dedica una hora, justo después del taller, a esto:
- Elige entre tres y cinco tareas del equipo en las que la IA podría ayudar, como redactar respuestas a consultas, preparar borradores de ofertas o resumir reuniones. Anota cuánto tardan hoy y cuánta revisión necesitan. Una estimación honesta vale.
- Nombra a una persona referente del tema, que no tiene por qué ser un jefe, y a un suplente. Será quien recoja dudas y casos.
- Abre un canal de dudas visible para todo el equipo, y deja claro que preguntar es bueno y no se penaliza.
- Elige pocos indicadores. Con cuatro o cinco basta. Conviene que sean recuentos y observaciones sencillas, no porcentajes complicados.
Los indicadores que te proponemos:
- Cuántas personas han usado IA en el trabajo al menos una vez en la última semana (un recuento, no una evaluación de nadie).
- Cuántas tareas tienen ya un procedimiento acordado, con plantilla o instrucciones, frente a un uso suelto.
- Cuánto se tarda hoy en las tareas de la línea de partida, incluyendo la revisión.
- Incidencias: datos que no debían entrar en una herramienta, errores que han llegado a un cliente o dudas sin resolver.
- Dudas y propuestas recibidas en el canal.
Estos indicadores miden tareas y hábitos de la empresa. No son para evaluar a cada persona, y menos para tomar decisiones sobre ella: conviene decirlo al equipo desde el principio, o nadie contará la verdad.
Día 30: ¿se usa y se usa bien?
Qué esperar. Un uso desigual. Algunas personas entusiasmadas, otras sin haber empezado, y algunos atajos que no estaban previstos. Es normal y no es un fracaso.
Qué preguntar al equipo. Tres preguntas, en una conversación breve o en un formulario sencillo:
- ¿Qué has usado esta semana y para qué?
- ¿Qué te ha funcionado y qué no?
- ¿Qué duda no te has atrevido a plantear?
Qué indicadores mirar. El recuento de personas que lo usan, las incidencias y las dudas del canal.
Señales de alerta. Que nadie pregunte (puede ser miedo y no seguridad), que se estén pegando datos que no deberían entrar en una herramienta o que se usen herramientas no aprobadas.
Decisión a tomar. ¿Hace falta una sesión corta, de media hora o tres cuartos, para resolver las dudas más repetidas? Casi siempre sí, y es la forma más barata de evitar que se asienten malos hábitos.
Día 60: ¿qué tareas han cambiado de verdad?
Qué esperar. Algunas tareas se consolidan y otras se abandonan. Al principio, el tiempo que la IA ahorra en un borrador se suele gastar en revisarlo, y eso es normal mientras el equipo aprende a pedir bien y a comprobar rápido.
Qué preguntar. ¿Qué tarea ha cambiado de verdad y cuál has dejado? ¿Cuánto tiempo dedicas a revisar el resultado? ¿Qué necesitas que no tienes (una plantilla, un ejemplo, una herramienta aprobada)?
Qué indicadores mirar. Las tareas con un procedimiento acordado y el tiempo en las tareas de la línea de partida. Repite la medición en una muestra pequeña, con las mismas tareas que anotaste al empezar, y compara con la foto inicial incluyendo el tiempo de revisión.
Decisión a tomar. Elige una o dos tareas para estandarizar con una plantilla y unas instrucciones comunes. Quien mejor las domina se las enseña a los demás. El aprendizaje entre compañeros funciona mejor que otra charla.
Día 90: ¿refuerzo, ajuste o seguimos?
A los 90 días tienes datos suficientes para decidir qué hacer. La siguiente tabla orienta según lo que veas:
| Lo que ves | Qué decidir |
|---|---|
| Uso extendido, pocas incidencias y tareas con procedimiento | Mantener, ampliar a otra área y revisar la norma de uso cada trimestre |
| Uso desigual: unos mucho, otros nada | Refuerzo por puesto con casos reales y acompañamiento a quienes no han empezado |
| Incidencias con datos o errores que llegaron a clientes | Parar y reforzar el bloque de datos y de supervisión humana; revisar la norma y, si hay datos personales, consultar al asesor |
| Tareas repetitivas, bien definidas y que consumen mucho tiempo | Valorar un agente de IA a medida para esa tarea, con una persona que lo supervise |
| Poco uso y poco interés | Preguntar por qué: ¿el caso de uso no encaja, falta tiempo o falta el apoyo de los mandos? |
Una decisión importante es si reforzar la formación. Hazlo si las dudas se repiten, si hay equipos que no han empezado o si las incidencias apuntan a un mismo hueco. No lo hagas por sistema ni con el mismo contenido: un refuerzo funciona mejor cuando parte de los casos reales que ha traído el equipo durante estos tres meses.
Qué esperar (y qué no)
Conviene tener expectativas realistas, y compartirlas con quien decide:
- No esperes un ahorro grande a los 90 días. El cambio de hábitos lleva tiempo, y al principio una parte de lo que se gana se va en revisar y aprender.
- No esperes efectos iguales en todas las personas ni en todas las áreas. Hay tareas donde la IA ayuda mucho y otras donde apenas aporta.
- Los mandos importan. Si quien dirige un equipo no la usa ni habla de ella, el equipo tampoco lo hará. Dar ejemplo cuenta más que cualquier mensaje.
- No uses estos indicadores para puntuar a las personas. Miden tareas y hábitos de la empresa. Decidir sobre una persona, como evaluarla, ascenderla o sancionarla, es siempre una decisión humana con otros criterios.
- Guarda un registro de lo que se hace. Las sesiones, las revisiones y las decisiones. Sirve para aprender y como constancia interna de que la empresa está tomando medidas.
Para más detalle sobre cómo medir el efecto de la formación, tenemos un artículo sobre cómo medir el impacto de la formación en IA y otro sobre cómo medir la productividad real de tu equipo. Si aún no has hecho el taller, aquí tienes el temario de un taller de tres horas, y para dejar escritas las reglas con tu equipo, cómo redactar las normas de uso entre todos.
Conclusión
Los primeros 90 días tras un taller se manejan con poco: una línea de partida, tres revisiones a 30, 60 y 90 días, cuatro o cinco indicadores sencillos y una decisión final sobre si reforzar, ajustar o seguir. Lo importante es escuchar al equipo y medir tareas, no personas, y no esperar milagros en el primer trimestre.
En MG Solutions formamos a equipos de empresa en IA, por puesto y con casos reales de tu negocio, y también implantamos agentes de IA a medida.
Más información sobre nuestra formación en IA para empresas.
Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.