Una primera sesión de formación no tiene que ser una charla de dos horas con diapositivas. Tres horas bastan para que toda la plantilla salga sabiendo qué datos no se pegan en una herramienta, quién revisa qué y a quién preguntar cuando algo no está claro. Lo difícil no es el tiempo: es decidir qué se queda dentro y qué fuera.
Este temario está pensado para un grupo mixto, con personas de administración, comercial, operaciones y dirección, sin conocimientos técnicos. Incluye las dinámicas de cada bloque, lo que hace la IA y lo que hace la persona en cada uno, y el marco normativo básico que conviene que todos conozcan. Es una propuesta de partida: se adapta a tu sector y a los casos reales de tu negocio.
El marco: por qué una primera sesión de este tipo
El Reglamento europeo de IA obliga a los proveedores y a quienes despliegan sistemas de IA a adoptar medidas para apoyar el desarrollo de la alfabetización en IA de su personal y de otras personas que usen esos sistemas en su nombre. Según la Comisión Europea (Oficina de IA, 2026), esa obligación del artículo 4 es aplicable desde el 2 de febrero de 2025, así que ya se aplica. En su redacción modificada tras la reforma de 2026, el artículo habla de adoptar medidas y aclara que no exige conseguir un nivel concreto en cada persona (Comisión Europea, AI Act Service Desk, 2026).
La propia Comisión aclara que no hace falta ningún certificado para acreditar el cumplimiento: las organizaciones pueden llevar un registro interno de las formaciones y de otras iniciativas de orientación. Por eso al final del taller conviene dejar anotado qué se hizo, cuándo y quién asistió.
Un matiz importante: un taller de tres horas es un buen primer paso, pero no basta por sí solo para dar una empresa por «cumplida». Qué te exige a ti en concreto depende de cómo y para qué usas la IA, y eso lo confirma tu asesor.
La agenda de un vistazo
| Tiempo | Bloque | Dinámica |
|---|---|---|
| 0:00 a 0:15 | Apertura y casos reales | Cada persona cuenta para qué usa ya la IA |
| 0:15 a 0:45 | Datos: lo que no se pega | Semáforo con tarjetas de situaciones |
| 0:45 a 1:15 | Supervisión humana | «Encuentra los fallos» en un borrador |
| 1:15 a 1:30 | Pausa | |
| 1:30 a 2:00 | Transparencia | Revisión de tres ejemplos de la empresa |
| 2:00 a 2:30 | Qué hacer ante una duda | Protocolo de tres preguntas |
| 2:30 a 2:50 | Práctica por puesto | Casos de cada área, en grupos pequeños |
| 2:50 a 3:00 | Cierre | Un compromiso por persona y registro |
Bloque 1: datos, lo que no se pega (30 minutos)
Contenido. Qué son datos personales, qué es información confidencial de la empresa y por qué una herramienta externa no es un cajón privado. La Agencia Española de Protección de Datos publicó el 27 de enero de 2026 un decálogo que, en el ámbito laboral, destaca la importancia de seguir las políticas de información y seguridad de cada organización y de no incluir en las herramientas de IA información que revele datos confidenciales de la entidad, ni de su personal o clientes. Son recomendaciones, no obligaciones por sí mismas, pero marcan un criterio práctico claro.
Dinámica. Un semáforo con diez tarjetas de situaciones de tu empresa: «resumir un correo interno», «pegar la lista de clientes de un comercial», «redactar un anuncio de la web», «analizar una hoja de nóminas». El grupo las coloca en verde (se puede), ámbar (con condiciones) o rojo (no), y discute las dudosas.
Qué hace la IA y qué hace la persona. La herramienta no sabe qué es confidencial en tu empresa. Lo decide la persona, antes de pegar nada.
Bloque 2: supervisión humana (30 minutos)
Contenido. La IA propone y la persona decide y responde. Los errores típicos: datos inventados dichos con seguridad, fechas equivocadas, citas que no existen, resúmenes que omiten lo importante. Todo lo que sale de la empresa hacia un cliente lo ha leído una persona. Y las decisiones sobre personas, como contratar, evaluar o sancionar, no se delegan en una herramienta.
Dinámica. «Encuentra los fallos»: entrega a cada grupo un borrador generado con IA que contiene cinco errores plantados (por ejemplo, un precio que no cuadra, una fecha imposible, una cláusula inventada). Gana el grupo que más encuentra, y luego se comenta por qué algunos eran difíciles de ver. Prepara el borrador con datos ficticios, nunca con información real de clientes.
Qué hace la IA y qué hace la persona. La IA redacta rápido y ordena ideas. La persona comprueba hechos, decide el tono y firma con su nombre.
Bloque 3: transparencia (30 minutos)
Contenido. Cuándo hay que avisar de que se ha usado IA y cómo. La Comisión Europea comunicó el 31 de julio de 2026 que, desde el 2 de agosto de 2026, su Oficina de IA y las autoridades nacionales empiezan a hacer cumplir el Reglamento de IA y se aplican nuevas reglas de transparencia: los chatbots deben avisar de que son IA, los deepfakes deben etiquetarse y el contenido generado o alterado con IA debe llevar marcas legibles por máquina. Si tu empresa tiene un chatbot de cara al público o publica contenido generado con IA, tu asesor te dirá qué te afecta y con qué plazos. Dentro del equipo, la transparencia también es práctica: decir cuándo se ha usado IA en un documento para que quien lo recibe sepa cuánto revisar.
Dinámica. Revisión de tres ejemplos reales de la empresa: una respuesta automática, un texto de la web y un correo comercial. Preguntas: ¿se nota que ha intervenido una herramienta? ¿Quién lo ha revisado? ¿Se lo diríamos al cliente si nos lo preguntara?
Qué hace la IA y qué hace la persona. La herramienta no decide cuándo avisar. Lo decide la empresa, con criterios claros y, si hace falta, con su asesor.
Bloque 4: qué hacer ante una duda (30 minutos)
Contenido. Un protocolo de tres preguntas que cabe en una tarjeta:
- ¿Hay datos de personas, de clientes o de la empresa que no deberían salir de aquí?
- ¿Esto sale hacia fuera o decide algo sobre alguien?
- ¿Sé comprobar que el resultado es correcto?
Si la respuesta a la primera o la segunda es «sí», o la tercera es «no», se pregunta antes de seguir. Y hay que saber a quién: un nombre, un canal y un tiempo de respuesta.
Dinámica. Cada persona escribe en una tarjeta una duda real de su puesto. Se agrupan, se resuelven en común y se guardan para construir las preguntas frecuentes del equipo.
Qué hace la IA y qué hace la persona. La IA puede ayudar a pensar opciones. Elegir cuál se asume corresponde a quien responde por el trabajo.
Práctica por puesto y cierre (30 minutos)
En los últimos treinta minutos, grupos pequeños por área trabajan casos propios: comercial prepara una oferta, administración revisa un correo de reclamación, operaciones resume un parte. Cada grupo aplica el protocolo y expone una conclusión. Para cerrar, cada persona escribe un compromiso concreto («esta semana haré tal cosa distinta»), se anota la asistencia y los contenidos, y se fija una fecha de seguimiento. Tenemos un calendario para ese seguimiento: los primeros 90 días tras el taller.
Cómo prepararlo (para quien organiza)
- Recoge diez casos reales, anonimizados, de tu empresa. Son el corazón del taller.
- Define de antemano qué herramientas están aprobadas. Si el taller no puede decir «esto sí, esto no», se queda en teoría.
- Pide a tu asesor que revise las diapositivas de normativa. No hace falta que venga.
- Monta la sala con mesas, no en formato auditorio. Si el grupo es grande, divídelo.
- Apóyate en la IA para preparar, por ejemplo para generar casos ficticios verosímiles o borradores con errores plantados, pero revisa tú todo lo que prepare.
- Prepara un registro. Fecha, duración, contenidos, asistentes. Es sencillo y vale como evidencia interna de la formación.
Si quieres más ideas sobre cómo diseñar este tipo de sesiones, tenemos otro artículo sobre talleres prácticos de IA para empleados. Si te preocupa qué dice la ley sobre la formación, lee AI Act y formación obligatoria. Y para que el taller termine con reglas escritas por el propio equipo, consulta cómo redactar las normas de uso con ellos.
Fuentes
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2026): Article 4: AI literacy | AI Act Service Desk
- Comisión Europea, Oficina de IA (2026): AI Literacy - Questions & Answers | Shaping Europe's digital future
- Comisión Europea, Representación en Chipre (2026): Commission starts enforcing AI Act rules and new transparency requirements on 2 August
- AEPD (2026): La AEPD publica un decálogo con recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA
Conclusión
Un taller de tres horas bien planteado deja a toda la plantilla con lo esencial: qué datos no se pegan, quién revisa qué, cuándo se avisa de que hay IA de por medio y qué hacer ante una duda. No sustituye el asesoramiento jurídico ni cierra el tema, pero ordena el punto de partida y deja constancia de que la empresa está tomando medidas.
En MG Solutions formamos a equipos de empresa en IA, por puesto y con casos reales de tu negocio, y también implantamos agentes de IA a medida.
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Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.