Llega el otoño y con él el alumno de prácticas. Hace meses que hablaste con el centro educativo, pero ahora nadie sabe dónde está el convenio firmado, el horario pactado está en un correo que no encuentras y el tutor del centro pregunta por la hoja de seguimiento de la semana pasada. El alumno, mientras tanto, está en su primera semana sin tener claro qué se espera de él. Quien lo tutoriza, que ya tiene su trabajo, improvisa.
Las empresas grandes tienen un programa estable de becarios, estudiantes en prácticas y alumnos de FP dual: alguien responsable, un circuito de papeles y un calendario. No por generosidad, sino porque así se forma a futuros profesionales y, con algo de suerte, se descubre a quién contratar. Una pyme puede ofrecer una experiencia igual de buena con mucho menos papeleo si lo ordena bien, y ahí un agente de IA, que es un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante, aligera la parte administrativa.
Qué papeles y qué momentos tiene un programa de prácticas
Cada centro educativo tiene sus modelos, y conviene pedírselos, pero casi todos los programas pasan por las mismas estaciones:
- El convenio entre el centro y tu empresa, que fija las condiciones generales.
- El programa formativo del alumno: qué tiene que aprender y qué tareas harías con él.
- El horario y el calendario de las semanas de estancia.
- Las tareas reales que va haciendo, semana a semana.
- Las hojas de seguimiento que rellenan alumno y tutor, y que el centro suele pedir con cierta periodicidad.
- La evaluación final, con el informe del tutor de la empresa.
En una gran empresa, cada estación tiene un responsable. En la tuya, probablemente todo recae en una persona que ya está a tope.
Qué hace el agente en cada estación
Piensa en el agente como un coordinador administrativo que no olvida nada:
- Convenio. Guarda el documento firmado, anota las fechas clave y te avisa si falta alguna firma o si el convenio no cubre las fechas de la estancia.
- Programa formativo. Con las competencias que pide el centro, propone un reparto de tareas por semanas para que el tutor lo ajuste. Es un borrador, no un plan cerrado.
- Horarios. Mantiene el calendario del alumno, incluye festivos y días en que el tutor no está, y avisa de incoherencias: un día con horas de más, una ausencia sin registrar.
- Tareas. Recoge lo que se ha hecho cada semana a partir de las notas del tutor y del propio alumno, y lo ordena en el formato que pide el centro.
- Hojas de seguimiento. Las prepara ya con el contenido de la semana, para que tutor y alumno solo lo revisen, lo completen y lo firmen. Te recuerda enviarlas al centro en fecha.
- Informe de evaluación. Reúne los datos objetivos (asistencia, tareas realizadas, objetivos del programa) y escribe un borrador que el tutor edita, cambia y firma.
Lo que evalúa y decide una persona
Conviene que esto quede muy claro, porque se trata de una persona joven en formación:
- La evaluación es del tutor. El agente no califica ni decide si el alumno ha superado las prácticas. Solo presenta datos. La valoración de la actitud, la evolución o las dificultades la hace el tutor, que conoce al alumno.
- La conversación con el alumno. Las cosas que van mal se hablan cara a cara. Un informe preparado por un programa no sustituye una charla a mitad de la estancia.
- La relación con el centro. Si hay un problema de conducta, de salud o de horarios, el tutor habla con su homólogo del centro.
- La decisión de ofrecer contrato. Es tuya, con tu criterio sobre la persona, nunca del agente.
Por dónde empezar
Si solo tienes uno o dos alumnos al año, empieza con lo que más tiempo se va:
- Crea una carpeta por alumno, con el convenio y el programa formativo, y deja que el agente la mantenga ordenada.
- Pídele primero solo una cosa: que recoja cada viernes lo hecho en la semana y te lo deje en borrador para la hoja de seguimiento.
- Cuando el tutor lo vea cómodo, añade el calendario y los avisos de fechas.
- Deja el informe de evaluación para el final. Para entonces, el agente habrá acumulado un buen historial y el borrador saldrá casi hecho.
Si ya tienes otras tareas de incorporación de personal, puedes aprovechar lo que tienes montado: cómo automatizar el onboarding de nuevos empleados con IA cubre parte del mismo terreno. Y si te preguntas si un alumno puede sustituir lo que hace un agente, o al revés, tienes la comparación entre agente de IA y becario en RRHH.
Qué cuidar
- Algunos alumnos pueden ser menores de edad. En FP es posible que te toquen estudiantes de 16 o 17 años. Sus datos necesitan cuidado extra: recoge solo lo imprescindible, no guardes documentos que no hagan falta y limita quién accede. Nunca pidas ni registres datos de salud u otros especialmente sensibles más allá de lo que exija el centro.
- Un alumno no es un empleado. Está en formación. Las tareas deben tener sentido formativo y no cubrir en exclusiva un puesto que falta. El agente puede ayudarte a detectar si las tareas se han desviado del programa, pero decidir qué hace el alumno es cosa del tutor.
- Informes hechos a medias. Un borrador lleno de frases genéricas no sirve. El tutor debe leer y personalizar cada informe. Si el agente solo repite lo mismo en cada alumno, hay que corregir cómo lo recoge.
- Cumplimiento con el centro. Cada centro tiene sus plazos y sus modelos. El agente trabaja con los que tú le des, pero conviene comprobar con el centro que lo entregado es válido.
- Consulta laboral. Las cuestiones sobre cobertura, seguros y obligaciones de la empresa respecto al alumno las resuelve tu asesor laboral o el propio centro. El agente no da ese asesoramiento.
Conclusión
Un buen programa de prácticas se sostiene sobre papeles que llegan a tiempo: convenio firmado, horarios claros, tareas registradas y evaluaciones que reflejan lo que ha pasado. El agente de IA se encarga de ordenar esa parte y de preparar los borradores, mientras que tutorizar, evaluar y decidir siguen siendo cosa de personas.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.