No existe una cifra universal de cuántas facturas procesa un agente de IA a la vez. Depende de cómo sean tus facturas, de las herramientas a las que se conecte y de cómo esté montado. Por eso se hace una prueba de carga: soltar muchas facturas juntas, como en un cierre de mes, y medir cuánto tarda, cuántos errores comete y cuántos documentos rechaza o pierde por el camino.
Las facturas no llegan con regularidad, llegan en oleadas. Los últimos días del mes, o cuando termina un trimestre, entra de golpe lo que durante semanas se fue acumulando. Una gran empresa prueba sus picos antes de vivirlos, con un ensayo general. En una pyme es frecuente descubrir si el sistema aguanta justo cuando faltan dos días para presentar impuestos. Este artículo te ayuda a hacer ese ensayo antes, de forma sencilla.
¿Qué es una prueba de carga y por qué importa en el cierre de mes?
Una prueba de carga consiste en comprobar cómo se comporta un sistema cuando recibe mucho trabajo a la vez, en lugar de verlo solo en un día tranquilo. Importa en el cierre de mes porque es cuando más lo necesitas: un agente que funciona bien con diez facturas puede ir más lento, cometer más fallos o saltarse documentos cuando le llegan muchas juntas, sin que nadie se dé cuenta hasta que no cuadran las cuentas.
Probarlo en un día normal solo te dice que el agente funciona en un día normal. La prueba de carga responde a otra pregunta: qué pasa cuando todo llega a la vez y no hay tiempo para repetir.
Cómo montar el escenario de prueba
No hace falta ningún conocimiento técnico. Se trata de recrear tu peor semana con tus propios documentos:
- Coge las facturas de un cierre pasado. Usa las de un mes cargado, con el mismo tipo de proveedores y formatos que recibes de verdad.
- Mézclalas con casos difíciles. Facturas escaneadas torcidas, fotos hechas con el móvil, documentos en otro idioma, facturas duplicadas, abonos y rectificativas, facturas sin NIF, archivos de varias páginas y documentos que ni siquiera son facturas.
- Suéltalas todas a la vez. En el volumen de tu mes más cargado y, si es posible, con más. Mejor probar de más que de menos.
- Repite la prueba otro día. Algunos servicios externos van más lentos en ciertas horas, así que un solo intento no basta.
- Pruébale un fallo. Qué ocurre si el proceso se corta a mitad: si retoma sin duplicar nada o te obliga a empezar de cero.
- Compara con tu situación actual. Si has medido cómo trabajas hoy, tienes una referencia. Si no, empieza por la línea base de tu proyecto de IA.
Un cuidado importante: las facturas contienen datos personales de autónomos y particulares. Haz la prueba en el entorno que acordéis, con acceso limitado, y pregunta al proveedor qué hace con esos documentos y cuándo los borra. Tu asesor de protección de datos puede ayudarte a revisarlo.
¿Qué hay que medir en una prueba de carga de un agente de facturas?
Hay que medir cuánto tarda en total, si va empeorando a medida que se acumula el trabajo, cuántos datos lee mal, cuántos documentos rechaza o pierde y cuántos casos pasa a una persona. Con esas cinco medidas puedes decidir si el agente aguanta tu cierre, y ninguna exige un aparato técnico: basta una hoja con una fila por prueba.
| Qué medir | Qué te dice |
|---|---|
| Tiempo total, de la primera a la última | Si llega a tiempo para tu cierre |
| Tiempo de la última frente al de la primera | Si el agente se ralentiza al acumularse el trabajo |
| Errores de lectura (importe, fecha, NIF, proveedor, número) | La calidad; compáralo con una revisión manual de una muestra |
| Documentos rechazados o sin procesar | Si avisa de ellos o los deja perdidos |
| Duplicados | Si una misma factura entra dos veces |
| Casos enviados a revisión humana | Si pide ayuda cuando debe, ni de más ni de menos |
| Recuperación tras un fallo | Si retoma sin dejar el trabajo a medias |
Un documento rechazado con un aviso claro es un buen resultado, porque alguien lo revisará. Un documento perdido en silencio es el peor: no sabrás que falta hasta que el balance no cuadre. Y fíjate también en la cola de casos dudosos: si son demasiados, el agente no te ahorra trabajo; si no hay ninguno en una prueba con documentos difíciles, desconfía.
¿Qué dato debes pedirle al proveedor?
No pidas solo "cuántas facturas por minuto procesa", porque esa cifra, sin condiciones, no significa nada. Pide por escrito el volumen máximo que han probado y con qué tipo de documentos, qué ocurre cuando se supera (si se forma una cola, si avisa o si rechaza), qué límites tienen los servicios externos de los que depende, cómo se recupera de un fallo y si están dispuestos a repetir la prueba contigo, con tus facturas, antes de empezar.
Conviene además que los tiempos y los avisos queden recogidos en el acuerdo de servicio. Tienes una guía en qué exigir por escrito en un acuerdo de servicio con un proveedor de IA. Y si el proveedor no ha hecho nunca una prueba así, ya has aprendido algo importante.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
Un agente de IA, un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante, lee cada factura, extrae sus datos, los compara con los pedidos o albaranes, aparca las que le generan dudas y deja un registro de lo que ha hecho. Tienes más sobre el proceso en automatizar facturas con IA y en cómo extraer datos de facturas, contratos y PDFs.
Lo que sigue en manos de las personas es revisar la cola de dudosas, aprobar los pagos y decidir si el resultado de la prueba es suficiente para el cierre. Además, el tratamiento fiscal y la contabilización de los casos delicados corresponden a tu gestor o a tu contable: el agente prepara y propone, el profesional decide.
Después de la puesta en marcha, el control continúa. Para seguir la calidad del trabajo del agente mes a mes puedes ver cómo medir la calidad del trabajo de un agente de IA, y para el día a día la gestión de facturas con IA.
Conclusión
La pregunta no es cuántas facturas procesa un agente a la vez, sino cuántas procesa bien en tu peor semana. Una prueba de carga con tus facturas reales y tus casos difíciles, y con unas pocas medidas claras, te dice si aguanta el cierre de mes antes de que lo necesites.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, y los probamos con tus propios documentos, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.