Una buena propuesta de implantación de IA deja por escrito siete cosas: qué se va a hacer, qué vas a recibir, en qué plazos, qué tienes que aportar tú, qué soporte hay después, dónde revisa una persona y qué queda fuera. Si falta alguna, no es que el proveedor sea malo: es que esa parte está sin acordar, y suele aparecer más tarde como un malentendido.
Cuando una empresa grande contrata un proyecto, lo lee un departamento de compras con una lista de requisitos y un abogado. En una pyme lo lee el gerente un domingo por la noche, y la propuesta suele ser un PDF con mucho entusiasmo y pocos detalles. Esta lista sirve para leerla con el mismo rigor, sin ser técnico.
¿Qué debe decir el alcance y qué vas a recibir?
El alcance responde a una pregunta simple: ¿qué tareas concretas hará el agente de IA y en qué herramientas tuyas? «Optimizar la atención al cliente» no es un alcance. «Responder por WhatsApp a las consultas de horarios, precios y citas, y pasar a una persona las reclamaciones» sí lo es.
Comprueba que la propuesta incluye:
- Las tareas que cubre el agente, descritas con ejemplos de situaciones reales de tu negocio.
- Las herramientas con las que se conecta: tu correo, tu agenda, tu programa de facturación, tu hoja de cálculo.
- Los canales: dónde hablará el agente (web, WhatsApp, correo, teléfono).
- Los entregables: qué recibes al final. Un agente funcionando en tu entorno, la documentación de cómo funciona, las instrucciones para tu equipo, la formación si está incluida.
- Cómo se decide que está terminado: una prueba con casos reales tuyos y un criterio de aceptación acordado antes de empezar, no después. Si quieres saber cómo plantear esa prueba, tienes evaluar con tus casos o fiarte del benchmark del proveedor.
Plazos y fases: qué esperar y cuándo
Una propuesta seria divide el trabajo en fases con fechas o con duraciones estimadas: reunión de arranque, preparación de datos, versión de prueba, ajustes con tu equipo, puesta en marcha. Desconfía de un plazo único y redondo para todo. También de la promesa de resultados rápidos sin explicar de qué dependen.
Pregunta de qué depende cada plazo. Casi siempre hay una condición del lado del cliente: que entregues los documentos a tiempo, que alguien conteste a las dudas en un par de días, que se den los accesos a las herramientas. Si tu parte se retrasa, el calendario también. Conviene que la propuesta lo diga con claridad para que nadie se sorprenda.
Qué se te pide a ti
Este es el apartado que más se olvida y el que más suele retrasar proyectos. Tu propuesta debería indicar con precisión:
- Quién de tu equipo participa y cuántas horas aproximadas necesita dedicar cada semana.
- Qué información debes entregar: tarifas, preguntas frecuentes, ejemplos de buenas respuestas, listas de productos, procedimientos internos.
- Qué accesos hay que dar a tus sistemas, con qué permisos y con qué límites.
- Quién tiene la última palabra del lado del cliente cuando hay que decidir algo, para evitar esperas.
Si la propuesta no menciona tu tiempo, el proveedor está asumiendo que no hace falta, y casi siempre sí hace falta. El agente aprende cómo trabajas de lo que le cuentes, y quien mejor lo cuenta es alguien de tu casa.
¿Qué soporte y qué garantía hay después de la puesta en marcha?
Lo que ocurre después del lanzamiento importa tanto como el desarrollo. Un agente se ajusta con el uso: aparecen preguntas que nadie previó, cambian tus precios, se añade un producto. La propuesta debe explicar:
- Qué soporte incluye y por qué canal: tiempo de respuesta, horario, quién atiende.
- Qué es un fallo y qué es una mejora nueva. Un fallo del agente que ya estaba en el alcance se corrige; un cambio nuevo se presupuesta aparte. La diferencia debe estar escrita. Lo explicamos en garantía de un agente a medida: qué se corrige sin coste.
- Cuánto dura el periodo de ajustes tras la entrega.
- Qué costes se repiten: licencias, uso de la tecnología, mantenimiento. Que haya un pago inicial y otro recurrente es normal; lo que no es normal es que no se mencione.
- Cómo te llevas tus cosas si cambias de proveedor: tus datos, tus documentos y tus configuraciones.
¿Dónde revisa una persona y qué pasa con los datos?
Este apartado distingue una propuesta madura de una de escaparate. Debe haber una descripción de qué decide el agente por su cuenta, qué propone para que lo confirme una persona y qué nunca hace. Por ejemplo: responde dudas de horarios sin supervisión, propone un presupuesto que revisa un comercial antes de enviar y no toma decisiones sobre contratación de personal ni da asesoramiento legal o fiscal.
Respecto a los datos, pide que figure:
- Qué datos personales toca el agente (clientes, empleados, candidatos) y para qué.
- Dónde se guardan, cuánto tiempo y quién puede verlos.
- Qué terceros intervienen, como el proveedor del motor de IA, y bajo qué condiciones.
- Cómo se atiende una petición de un cliente para acceder a sus datos o borrarlos, que desarrollamos en si un cliente pide borrar sus datos, ¿se borran del agente de IA?.
Cuando un proveedor trata datos personales de tus clientes en tu nombre, hace falta un acuerdo por escrito sobre cómo los trata. Que lo incluya o lo ofrezca es buena señal. Si tienes dudas, lo revisa tu asesor.
Qué queda fuera: la parte que más conviene leer
Una propuesta honesta dice también lo que no hace. Busca un apartado de exclusiones o una frase del tipo «no incluye». Suelen ser cosas como integraciones con programas que no están en el alcance, formación adicional, nuevos canales, tareas de otros departamentos, o el trabajo de limpiar datos antiguos. Si no existe, pregunta directamente: «¿qué NO está incluido en este precio?». La respuesta, por escrito, te evita sorpresas.
Para completar la lectura, estas señales deberían hacerte pedir aclaraciones:
- Resultados prometidos sin explicar cómo se miden.
- Ninguna mención a revisión humana.
- Plazos y precios sin desglose entre fases o conceptos.
- Silencio sobre datos personales.
- Una plantilla igual para cualquier empresa, sin una sola referencia a tus procesos.
Si recibes dos propuestas y no sabes cuál elegir, cómo comparar dos presupuestos de IA que parecen iguales te da un método para ponerlas lado a lado.
Conclusión
Una propuesta de implantación de IA es buena cuando se entiende sin ser técnico: qué hará el agente, qué recibes, cuándo, qué tienes que aportar, qué soporte tendrás, dónde revisa una persona y qué no está incluido. Leerla con esta lista te permite decidir con la misma tranquilidad con que lo haría un departamento de compras.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica, y nuestras propuestas detallan alcance, revisiones humanas y exclusiones por escrito.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.