Has visto la demostración, el comercial ha sido amable y la propuesta parece razonable. Todo lo que sabes del proveedor de inteligencia artificial te lo ha contado el propio proveedor. Falta la otra mitad de la historia: cómo es trabajar con él una vez firmado el contrato, cuando ya no hay que convencerte.
Las grandes empresas no cierran una contratación importante sin hablar con otros clientes del proveedor. Lo llaman comprobar referencias, y lo hacen porque una presentación cuenta lo que funciona, mientras que un cliente real cuenta cómo fue de verdad. Una pyme puede hacer lo mismo con una o dos llamadas de media hora, y probablemente sea la mejor inversión de tiempo antes de contratar. Este artículo es un guion para esa llamada.
A quién pedir las referencias
No todas las referencias valen lo mismo. Algunas pautas para pedirlas bien:
- Pide clientes parecidos a ti, en tamaño y en tipo de tarea. Un agente que funciona para una gran empresa puede no servirte si tú tienes diez personas y tus datos viven en hojas de cálculo.
- Pide al menos uno que lleve tiempo trabajando con el proveedor. Las primeras semanas casi siempre van bien; lo que interesa es cómo son los meses posteriores.
- Pide hablar con la persona que lo usa a diario, no solo con quien firmó el contrato.
- Desconfía si solo te ofrecen un nombre, o si todos los casos que te enseñan son anónimos y no hay manera de hablar con nadie. Puede haber razones de confidencialidad legítimas, pero conviene que al menos exista alguien con quien conversar.
- Pregunta si alguna vez un cliente ha dejado de trabajar con ellos y por qué. La respuesta dice mucho, aunque no puedas contrastarla.
Recuerda también que el otro cliente te hace un favor. Sé breve, avisa del tiempo que necesitas y no le pidas datos confidenciales de su negocio: basta con su experiencia.
El guion: cuatro bloques de preguntas
Puesta en marcha
- ¿Cuánto tiempo pasó desde que firmasteis hasta que algo funcionaba en el día a día? ¿Era lo que os habían dicho al principio?
- ¿Qué os pidió el proveedor que hicierais vosotros? ¿Datos, documentos, reuniones, accesos? ¿Os pilló por sorpresa?
- ¿Quién de vuestro equipo tuvo que dedicarle tiempo y cuánto, más o menos?
- ¿Se adaptó a vuestra forma de trabajar o tuvisteis que cambiar vosotros?
Cuando algo falla
- ¿Ha habido alguna incidencia seria? ¿Qué pasó y cómo se resolvió?
- ¿Cuánto tardaron en responderos cuando algo no iba bien? ¿Os contestaba siempre la misma persona?
- ¿Os avisaron ellos de un problema antes de que lo notarais vosotros, o os enterasteis por vuestra cuenta?
- ¿Alguna vez el agente hizo algo que no debía? ¿Cómo lo gestionaron y qué cambiaron después?
El trato del día a día
- ¿Qué tal es el trato? ¿Os explican las cosas sin jerga?
- ¿Os dan informes claros de lo que hace el agente?
- ¿Puede vuestro equipo pedir cambios pequeños sin que sea una odisea?
- ¿Sentís que conocéis lo que hay montado, o dependéis por completo del proveedor para cualquier duda?
- ¿Qué pasaría con vuestros datos y con lo que se ha construido si dejarais de trabajar con ellos?
Plazos, costes y cumplimiento
- ¿Cumplieron los plazos que prometieron? Si no, ¿cómo lo comunicaron?
- ¿El coste final coincidió con lo presupuestado? ¿Hubo extras que no esperabais?
- ¿Os hablaron de protección de datos desde el principio? ¿Firmasteis el contrato de tratamiento de datos que exige el RGPD?
- ¿Sabéis en qué servidores o países se guardan vuestros datos?
Y una última pregunta que sirve para cerrar: "¿Volverías a contratarlos, y qué harías distinto si empezaras hoy?" La segunda parte suele dar la información más útil.
Cómo interpretar lo que te cuentan
Nadie va a hablar mal de su proveedor sin motivo, así que lo interesante está en los matices.
Señales de confianza:
- Cuentan un problema concreto y cómo se resolvió. Un cliente contento que no recuerda ningún contratiempo suele ser un cliente que no ha usado el servicio a fondo.
- Hablan de cosas que tuvieron que hacer ellos, con naturalidad.
- Distinguen lo que funciona muy bien de lo que funciona a medias.
- Conocen el funcionamiento básico de lo que tienen instalado.
Señales de alerta:
- Respuestas muy genéricas: "muy bien, todo perfecto", sin un solo ejemplo.
- Dudas sobre los plazos: "se alargó un poco" cuando parece que se alargó mucho.
- Dependencia total: "no sé cómo funciona, lo lleva el proveedor".
- Cambios de interlocutor constantes en el proveedor.
- Hay reticencia a hablar de los datos y de qué pasa si te quieres ir.
Una respuesta negativa tampoco descarta a nadie por sí sola. Lo que cuenta es si el problema era razonable y cómo respondió el proveedor. Un fallo bien gestionado puede dar más confianza que una trayectoria sin incidentes.
Lo que una referencia no te va a contar
- Si el agente servirá para tu caso concreto. Otro cliente con otra forma de trabajar es un indicio, no una prueba. Por eso conviene pedir al proveedor, además, una prueba pequeña con tus propios datos.
- Las condiciones del contrato. Duración, permanencia, penalizaciones y propiedad de lo construido se leen en el contrato, no se preguntan a un tercero.
- El estado actual del proveedor. Un cliente antiguo puede haber vivido una etapa distinta. Contrasta con otro cliente reciente.
Para completar este paso, tienes criterios para valorar al proveedor en cómo elegir proveedor de IA sin equivocarte y una guía para saber si aporta algo propio en cómo saber si tu proveedor de IA solo revende una API.
Antes de la llamada: una mini lista
- Escribe las cinco preguntas que más te importan, no las veinte posibles.
- Decide qué respuesta cambiaría tu decisión y cuál no.
- Pide hablar con dos clientes, no con uno.
- Anota las respuestas el mismo día y compáralas con lo que te prometió el proveedor.
- Comenta el resultado con alguien de confianza, que aporte una mirada distinta a la tuya.
Conclusión
Comprobar referencias es lo que hacen las grandes antes de contratar y está al alcance de cualquier pyme: dos llamadas, preguntas sobre puesta en marcha, incidencias, trato, plazos y datos, y atención a los matices más que a los elogios. Un cliente que cuenta un problema y cómo se resolvió te dice más que diez que dicen que todo fue perfecto.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica. Y te recomendamos hacer este mismo ejercicio con cualquier proveedor antes de decidir.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.