La persona que montó el agente de IA presenta su carta de despedida. Fue quien lo conectó al correo, a la agenda y al programa de facturación, y quien sabía dónde estaba apuntada cada contraseña. Ahora te asaltan dos miedos a la vez: que el agente deje de funcionar el día que cierren su cuenta y que esa persona conserve acceso a datos de clientes cuando ya no trabaja contigo.
La respuesta corta: no apagues nada, averigua con qué cuentas trabaja el agente, pásalo a cuentas de la empresa, cambia las claves que conocía esa persona y nombra a un responsable con un suplente. En ese orden, el agente sigue trabajando y los accesos de quien se va quedan cerrados. Una gran empresa lo resuelve con un departamento de sistemas y un procedimiento de baja; una pyme puede conseguir lo mismo con una lista y una tarde tranquila.
¿Qué pasa con el agente cuando se va quien lo montó?
Depende de con qué identidad trabaje. Si el agente entra en las herramientas con la cuenta personal de esa persona (su correo, su usuario del programa de gestión), en cuanto alguien desactive esa cuenta el agente dejará de poder entrar y es posible que se pare sin avisar a nadie. Si trabaja con cuentas creadas solo para él, seguirá funcionando, pero la persona saliente puede conservar anotadas las contraseñas de esas cuentas. Los dos casos son un problema: uno por interrupción y el otro por seguridad. Por eso el primer paso es saber en cuál de los dos estás, y conviene hacerlo antes del último día de contrato, no después.
Antes de tocar nada: el inventario de lo que sabe esa persona
Pídele que lo escriba, o hacedlo juntos en una hora, mientras todavía está. Esto es lo que hay que apuntar:
- Qué herramientas toca el agente: correo, agenda, hojas de cálculo, programa de facturación, WhatsApp, tienda online.
- Con qué cuenta entra en cada una y a nombre de quién está esa cuenta.
- Dónde se guardan las claves: un gestor de contraseñas de la empresa, un documento compartido o el móvil de la persona. Cuenta también la "clave de conexión", que es el equivalente a una llave que permite que un programa entre en otro sin que nadie teclee la contraseña.
- Qué depende de su teléfono: códigos de verificación por SMS o aplicación, avisos del agente que solo llegan a su correo.
- Qué contratos y facturas del proveedor del agente están a su nombre.
- Qué documentación existe: cómo se reinicia el agente, qué hacer si se equivoca y a quién llamar.
Si el agente lo instaló un proveedor externo, pídele este inventario a él: tendrá casi todo apuntado.
Los pasos, en orden
- Congela los cambios. Hasta que termine el traspaso, nadie modifica el agente ni sus conexiones.
- Crea cuentas de la empresa para el agente. Un usuario propio por herramienta, a nombre de la empresa y no de una persona, con los permisos justos y nada más. En controles de acceso de IA tienes cómo pensar esos permisos.
- Traslada el agente a esas cuentas con la persona todavía presente, en un momento tranquilo, y comprueba tarea por tarea que hace lo mismo que antes.
- Cambia todas las claves que esa persona conocía, incluidas las del propio agente, y activa la verificación en dos pasos en un dispositivo de la empresa.
- Retira sus accesos personales a las herramientas y a la documentación, y confirma con una prueba que ya no puede entrar.
- Revisa el registro de actividad de las últimas semanas por si hay accesos que no reconoces.
- Deja por escrito el nuevo estado: qué cuenta usa cada conexión, dónde están las claves y quién responde de ellas.
El orden importa: el paso 3 va antes que el 5. Si cierras la cuenta primero, paras el agente; si la dejas abierta "por si acaso", lo normal es que nadie vuelva a cerrarla.
¿Quién debe quedar como responsable del agente?
Debe ser una persona de la empresa con autoridad sobre el proceso que hace el agente, no necesariamente la más técnica. Quien dirige la facturación para un agente de facturación; quien lleva la atención al cliente para un agente de atención. Esa persona aprueba los cambios, recibe los avisos, decide si el agente se pausa y firma la revisión periódica de accesos. Conviene nombrar también a un suplente, porque si todo depende de una sola persona, el problema volverá cuando esta se marche o enferme. La parte técnica la puede llevar tu proveedor, pero la responsabilidad de decidir no se delega. Y si el agente trata datos personales de clientes, el responsable debe poder explicárselo a tu asesor de protección de datos.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
El agente puede ayudar a preparar la salida: listar las conexiones que tiene configuradas, señalar qué cuentas llevan más tiempo sin cambiar de clave, recordar la fecha de la revisión y reunir el registro de lo que ha hecho estas semanas. Lo que no hace es decidir qué accesos se retiran ni cambiarse él mismo las claves sin supervisión: eso lo hace una persona con permiso para ello.
Tampoco se ocupa de la parte laboral de la baja, como la devolución de equipos, el recordatorio por escrito del deber de confidencialidad o la decisión sobre qué se hace con el correo corporativo de quien se va. Para eso existen tu política interna y tu asesor laboral. Si quieres ver cómo se ordena el proceso completo, lo explicamos en cómo automatizar el offboarding de empleados con IA.
¿Cómo evitar que vuelva a pasar en el próximo cambio de personal?
Trata al agente como a un empleado nuevo y dale una ficha: quién es su responsable, quién es el suplente, con qué cuentas trabaja, dónde están sus claves y cuándo se revisaron por última vez. Esa ficha se rellena el día que el agente empieza, no el día que alguien se va; el artículo sobre el alta de un agente como si fuera un empleado nuevo lo cuenta paso a paso.
Con tres costumbres evitas la mayoría de los sustos: guardar las claves en un gestor de contraseñas de la empresa, no atar ningún código de verificación a un móvil personal y revisar los accesos cada cierto tiempo, por ejemplo una vez por trimestre. Son tareas pequeñas que el agente puede recordarte, pero que firma una persona.
Conclusión
Cuando se va quien montó el agente, el riesgo no está en que el agente falle, sino en que nadie sepa con qué cuentas trabaja ni quién responde de él. Con un inventario, cuentas propias de la empresa, claves renovadas y un responsable con suplente, el agente sigue trabajando y los accesos de la persona saliente quedan cerrados.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, y los entregamos con su ficha de accesos y responsables desde el primer día, no una plantilla genérica.
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