En la mayoría de los casos conviene que el agente de IA tenga identidad propia: su propia cuenta, sus propios permisos y sus propios registros, de modo que siempre se sepa qué hizo la máquina y qué hizo una persona. Que actúe en nombre de un empleado, con las credenciales de esa persona, solo tiene sentido en tareas muy acotadas y siempre con su revisión.
La tentación es comprensible. En una pyme, lo más rápido es darle al agente la contraseña de Marta, la de administración, "para que lo haga todo como lo hace ella". Funciona el primer día. Las empresas grandes suelen dar a cada sistema automático una cuenta de servicio propia, con permisos mínimos y un registro separado. No hace falta un departamento de seguridad para copiar la idea; hace falta decidirlo antes de empezar y no después de un susto.
Los dos modelos, en llano
Identidad propia. El agente tiene su cuenta y su nombre: por ejemplo, una dirección de correo propia de la empresa, su usuario en el programa de gestión y permisos limitados a lo que su tarea necesita. Lo que hace aparece con su nombre. Cuando escribe a un cliente, lo hace como asistente de la empresa, y no como si fuera una persona concreta.
Actuando como un empleado. El agente usa la cuenta, el correo y los permisos de una persona, y a todos los efectos lo que hace parece hecho por ella. Es el equivalente a que alguien firme por delegación, con la diferencia de que quien firma es un programa que nadie ha visto trabajar en ese momento.
¿Qué cambia en la responsabilidad?
Frente a tus clientes responde tu empresa en ambos casos: el cliente no distingue entre lo que escribió una persona y lo que escribió tu asistente. Lo que cambia es la responsabilidad interna y la capacidad de explicarla. Con identidad propia puedes nombrar a una persona responsable del agente, que sabe qué hace y responde de su funcionamiento. Con el modelo delegado, el empleado queda expuesto por acciones que quizá no ha leído ni autorizado, y a la hora de aclarar un problema nadie sabe si lo hizo la persona o el agente. Qué consecuencias jurídicas tiene cada caso depende de tu contrato y de tu sector; consúltalo con tu asesor jurídico antes de decidir.
¿Qué cambia en los registros?
Con identidad propia, cada acción queda anotada con el nombre del agente: qué abrió, qué cambió, qué envió y cuándo. Es fácil revisar, limitar o apagar un agente concreto sin tocar a nadie más. Con el modelo delegado, todo se mezcla con la actividad de la persona. Si hay un error, reconstruir quién lo cometió es mucho más difícil, y si el empleado cambia de puesto, deja la empresa o simplemente cambia su contraseña, el agente se rompe o, peor, sigue funcionando con permisos que esa persona ya no debería tener. Además, el agente delegado hereda todos los permisos de la persona, no solo los de su tarea, lo que amplía mucho lo que podría hacer si algo sale mal.
Cuatro preguntas para decidir
- ¿Debe saber que es una máquina quien recibe lo que hace el agente? Si habla con clientes o escribe en nombre de la empresa, la respuesta suele ser sí. La Comisión Europea comunicó que desde el 2 de agosto de 2026 se aplican reglas de transparencia, entre ellas que los chatbots deben avisar de que son IA. Si tu agente encaja o no en esa regla es una pregunta para tu asesor, pero la dirección es clara.
- ¿Qué permisos necesita de verdad? Cuanto menos, mejor. Si solo ordena facturas, no necesita acceso al correo del gerente.
- ¿Qué pasa si la persona cambia de puesto? Con una cuenta propia, nada. Con una delegada, hay que reconfigurar o rehacer el agente.
- ¿Quién revisa lo que sale? Debe haber una persona designada, con tiempo para hacerlo, que mire una muestra periódica de lo que hace el agente.
¿Cuándo tiene sentido que el agente actúe en nombre de una persona?
Hay casos en los que sí. Cuando el mensaje debe ser personal, como una carta del gerente a un cliente importante o una propuesta que lleva la firma de un comercial, lo razonable es una tercera vía: el agente prepara el borrador en el estilo de esa persona, y ella lo lee, lo corrige y lo envía. Aquí el acto de enviar es suyo, no del agente, y es honesto decir que lo ha hecho ella. El borrador se genera desde la cuenta del agente, no desde la de la persona. Lo que debe evitarse es el envío automático firmado como la persona sin que esta lo vea, porque ahí el destinatario cree hablar con alguien que en realidad no ha leído el mensaje.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
Sea cual sea el modelo, hay tareas que no se delegan: las decisiones sobre personas (contratar, despedir, evaluar a un empleado), el asesoramiento legal, fiscal o financiero y cualquier acción que comprometa dinero o contratos importantes. El agente puede ordenar la información, preparar el borrador y avisar de plazos, pero la decisión y la firma son de alguien con nombre y apellidos. Por eso, en un agente que toque recursos humanos, el modelo delegado con las credenciales de una persona de ese departamento es especialmente mala idea: da acceso a datos muy sensibles que el agente no necesita.
Para profundizar en cómo organizar permisos y accesos, tienes controles de acceso de IA: permisos y credenciales de agentes y cómo automatizar la gestión de accesos y permisos con IA. Para el registro de lo que hace y quién lo revisa, en quién supervisa a la IA: registro de revisión humana paso a paso hay una guía práctica.
Fuentes
Conclusión
Dar al agente su propia identidad cuesta un poco más al principio y ahorra muchos problemas después: sabes qué hizo, puedes limitar lo que puede hacer, lo apagas sin afectar a nadie y quien habla con él sabe que no es una persona. Actuar en nombre de un empleado puede valer para tareas puntuales y revisadas, pero conviene que el último paso, el de enviar o firmar, lo dé la persona.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica; con qué identidad actúa cada agente y con qué permisos lo decidimos contigo desde el principio.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.