Las credenciales de un agente de IA son las llaves con las que entra en tus sistemas: el usuario y la contraseña, o la clave de acceso, que le permiten leer tu agenda, tu CRM o tu facturación. Las buenas prácticas se reducen a cuatro preguntas que puedes comprobar sin ser técnico: quién las crea, dónde se guardan, quién puede verlas y cuándo se retiran. Si el proveedor responde a las cuatro por escrito y tú puedes verificarlo, vas por buen camino.
En una gran empresa hay un departamento de seguridad que controla las llaves de cada programa y cada persona. En una pyme, lo más habitual es que alguien cree un acceso "para probar", lo deje en un correo o en un documento compartido y que seis meses después nadie recuerde quién lo tiene. Una credencial olvidada es una puerta abierta, y con un agente que actúa solo, el daño de un mal uso puede crecer sin que nadie se entere.
¿Quién crea las credenciales de un agente?
Las credenciales deben crearlas tu empresa o el proveedor con tu autorización expresa, a nombre del agente y no de una persona concreta, y con los permisos justos para su tarea. Que sea tu empresa la titular del acceso importa por una razón práctica: si el proveedor se va o cambias de proveedor, las llaves siguen siendo tuyas y puedes retirarlas.
Dos reglas fáciles de comprobar:
- Una credencial por agente y por sistema. Si el mismo acceso lo usa un agente, un empleado y una herramienta auxiliar, no sabrás quién hizo qué.
- Permisos mínimos. Si el agente solo consulta pedidos, su credencial no debe poder borrarlos. Empieza con solo lectura y amplía cuando haga falta.
¿Dónde se guardan las credenciales?
Se guardan en un almacén diseñado para guardar claves, un gestor de secretos o una caja fuerte digital, y nunca en un correo, un chat, una hoja de cálculo o un documento compartido. Es la práctica que más se incumple y la más fácil de verificar: pregunta al proveedor dónde están y pídele que te enseñe que no hay copias sueltas. Una contraseña pegada en un mensaje de WhatsApp o en un archivo "claves.xlsx" es una señal de alarma.
También conviene separar los entornos: las credenciales que se usan para probar (con datos ficticios) no deben ser las mismas que las de producción (con datos reales). Si una prueba sale mal, no afecta a tus clientes.
¿Quién puede ver las credenciales?
Debería poder verlas el menor número de personas posible, idealmente nadie: lo normal es que el agente las use a través del almacén de claves sin que ningún humano las lea. Lo razonable es exigir una lista nominal de quién tiene acceso al almacén, con el motivo, y que esa lista sea corta. Si en la empresa del proveedor trabaja mucha gente y todos pueden ver todas las claves, ese es un riesgo que debes conocer antes de firmar.
Además, la credencial debe dejar rastro: un registro que diga qué hizo el agente, cuándo y sobre qué datos. Eso permite detectar un uso extraño y resolver una reclamación. En controles de acceso de IA está desarrollada esta idea con más detalle.
¿Cuándo se retiran?
Se retiran en cuatro situaciones: cuando termina el proyecto o el contrato con el proveedor, cuando alguien con acceso deja la empresa, cuando el agente deja de usar un sistema y cuando se sospecha que una clave se ha filtrado. Además, conviene renovarlas con una periodicidad pactada aunque no haya incidentes. Lo importante no es la frecuencia exacta, sino que exista un procedimiento escrito y alguien responsable de ejecutarlo.
Un detalle que se olvida: cuando se retira una credencial, hay que comprobar que el sistema deja de aceptarla de verdad. En cuentas olvidadas y en la lista de accesos que hay que cerrar cuando alguien se va tienes listas prácticas para hacerlo.
Qué pedir al proveedor y cómo comprobar que lo cumple
Pide un documento breve, firmado, con estos puntos, y comprueba lo que se pueda por tu cuenta:
| Qué pedir | Cómo lo compruebas tú |
|---|---|
| Lista de credenciales del agente, una por sistema | Entra en cada programa (CRM, agenda, tienda) y mira la lista de usuarios: el agente debe aparecer como usuario propio |
| Permisos de cada credencial | En esa misma pantalla, mira qué rol tiene; no debería ser administrador |
| Dónde se guardan y quién accede | Pide que te lo enseñen en pantalla; no vale una explicación de palabra |
| Procedimiento para retirarlas y plazo | Pide una prueba: que corten una credencial de ensayo y verifiquen que deja de funcionar |
| Aviso si hay una incidencia | Que figure en el contrato quién te avisa, cómo y con qué rapidez |
| Registro de actividad | Pide un ejemplo real de un día de actividad del agente |
Si el agente toca datos personales, el contrato con el proveedor debe regular ese acceso. El texto concreto y lo que te exige el RGPD, consúltalo con tu asesor de protección de datos.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
El agente utiliza las credenciales para hacer su trabajo y, bien configurado, avisa cuando una clave deja de funcionar. No decide qué permisos se dan ni cuándo se retiran. Eso lo hace una persona responsable, en tu empresa o en la del proveedor, con una revisión periódica de la lista de accesos. Y si algo parece raro, la que revisa y corta el acceso es una persona.
Por dónde empezar
Haz hoy un inventario de cinco minutos: qué programas usa o usará el agente, quién creó cada acceso y dónde está guardada la clave. Si hay alguna en un correo o un documento, cámbiala y retira la anterior. Después, pide al proveedor el documento de la tabla anterior. Esa lista sirve también para revisar a qué datos accede cada pieza, tema que desarrollamos en seguridad y privacidad de los agentes de IA para empresas.
Conclusión
Gestionar bien las credenciales de un agente de IA es decidir quién las crea, dónde se guardan, quién las ve y cuándo se retiran, y dejarlo escrito. Puedes comprobar buena parte sin conocimientos técnicos: mira los usuarios de tus programas, exige una lista corta de accesos y pide una prueba de retirada.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica. Las credenciales, los permisos y el procedimiento para retirarlas se definen contigo desde el principio, y quedan por escrito.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.