Una propuesta redactada con IA sale en diez minutos y parece terminada: buena ortografía, tono correcto, párrafos ordenados, hasta un resumen ejecutivo. Ahí está el riesgo. Una propuesta que suena bien no es una propuesta que esté bien. La herramienta no estuvo en la llamada con el cliente, no sabe qué descuento aprobaste ayer ni qué plazo puede cumplir tu taller, y rellena los huecos con lo que le parece razonable.
Esta lista es para quien manda propuestas a clientes, sea comercial, gerente o dueño que hace de comercial, y usa IA para el borrador. No sustituye tu criterio: lo ordena. La regla de partida es sencilla. El borrador lo puede preparar la IA; la propuesta la envía una persona, con su nombre y su responsabilidad. Imprime esta página o copia las casillas a tu propio formato y úsalas siempre, también cuando tengas prisa.
Antes de pedir el borrador: dale lo que sabes tú
La calidad de la revisión empieza antes de generar nada. Si le das a la IA material vago, te devolverá texto vago con apariencia de seguro. Prepara esto:
- Lo que el cliente necesita, con sus palabras y no con las tuyas.
- El alcance acordado: qué se hace, qué no se hace y qué queda para una segunda fase.
- Los precios, tomados de tu tarifa vigente y no de la memoria de la herramienta ni de una propuesta antigua.
- Las condiciones que ya has hablado: forma de pago, plazos, vigencia de la oferta.
- Tu política sobre qué información puede entrar en una herramienta de IA y cuál no.
Sobre ese último punto, sé estricto. Los datos de otros clientes, las condiciones pactadas con terceros o documentos internos confidenciales no deberían pegarse en una herramienta sin saber cómo trata esa información. Si tu empresa no tiene una norma, es buen momento para escribirla; en nuestra guía sobre agentes de IA para preparar propuestas comerciales explicamos cómo se organiza un flujo donde la información sale de tus propias fuentes y no de la memoria del modelo.
Precios y condiciones: la parte que no se improvisa
Aquí es donde un fallo cuesta dinero de verdad. Una IA puede inventar una condición "razonable" que nadie ha aprobado: una garantía ampliada, un descuento por volumen, un plazo de pago más generoso. Cuando el texto está bien escrito, esas líneas pasan desapercibidas.
- Cada precio coincide con tu tarifa vigente. Compara con el documento de origen, no con el borrador.
- Las cuentas cuadran. Recalcula con calculadora las sumas, los descuentos y los impuestos.
- Queda claro si los importes llevan IVA o no, y en qué moneda están.
- La periodicidad está bien indicada: pago único, mensual, anual.
- La forma y los plazos de pago son los acordados.
- La fecha de validez de la oferta aparece y es la que quieres.
- El alcance dice qué incluye y también qué no incluye.
- Las condiciones de cancelación, renovación o cambios de alcance son las tuyas.
Un truco útil: pide a la herramienta que te liste, aparte, todos los importes y condiciones que aparecen en el texto, y compáralos uno por uno con tu tarifa. Es más fácil detectar una cifra rara en una lista corta que en tres páginas de prosa.
Nombres, datos y contexto del cliente
El fallo más vergonzoso, y el más frecuente cuando se reutilizan textos, es mandar una propuesta con restos de otra. Otro nombre de empresa, otro sector, otra ciudad. La IA no lo hace con mala intención, pero si trabajas sobre una propuesta anterior arrastra lo que no le has pedido que cambie.
- El nombre de la empresa y el de la persona que la recibe están bien escritos, con su cargo actual.
- No queda ningún resto de otra propuesta: busca nombres, ciudades y sectores antiguos.
- Todo lo que se dice del cliente es cierto y te lo ha contado él, o está en su web. La herramienta no debe deducir.
- Las referencias, casos de éxito y logotipos son reales y tienes permiso para mencionarlos.
- No aparece nada confidencial de otro cliente, ni siquiera de forma indirecta.
- Si citas datos de mercado, tienes la fuente a mano. Si no la tienes, quítalos. Este tipo de afirmaciones es donde la IA más inventa; lo explicamos en el artículo sobre las alucinaciones de la IA.
Promesas y compromisos: lo que firmas sin darte cuenta
Las herramientas de redacción tienden al entusiasmo. Les gustan las frases como "resultados inmediatos", "sin ningún riesgo" o "nos comprometemos a entregar en una semana". Si las dejas pasar, las acabas defendiendo ante el cliente, y en algunos casos ante un juez.
- Busca los verbos de compromiso fuerte (prometer, asegurar, comprometerse) y los plazos con número, y comprueba que puedes cumplirlos.
- Los plazos de entrega los ha confirmado la persona que ejecuta el trabajo, no solo quien vende.
- Los resultados esperados están descritos como objetivos o como estimaciones razonadas, nunca como certezas.
- Las cláusulas sobre garantías, responsabilidad, penalizaciones o protección de datos las ha visto quien corresponde en tu empresa o tu asesor.
- Nada contradice tus condiciones generales ni lo que ya ha firmado el cliente en otras ocasiones.
La IA no es una asesoría jurídica. Si la propuesta lleva texto contractual, prepárala para que sea fácil de revisar: en cómo preparar un contrato para que tu abogado lo revise más rápido hay una lista de qué ordenar antes de enviársela.
Tono y voz: que suene a ti, no a un folleto
Con el tono, el problema es el contrario: no es que falte corrección, sino que sobra uniformidad. Muchos textos de IA se parecen entre sí, y el cliente que recibe tres propuestas con la misma música tiende a fijarse solo en el precio.
- Léela en voz alta. Si hay frases que tú no dirías, cámbialas.
- Elimina el relleno: "soluciones integrales", "líderes en el sector", "propuesta de valor diferencial".
- El tratamiento (tú o usted) es el que usas con ese cliente.
- En la primera página se entiende qué vas a hacer, cuánto cuesta y cuándo estará hecho.
- Se nota que has escuchado al cliente: aparece su problema concreto, no uno genérico.
- Los términos técnicos de tu sector están bien usados y los nombres de productos, bien escritos.
- Si la propuesta va a un cliente de otro idioma, la traducción la ha mirado alguien que domine ese idioma.
La última lectura: cómo revisar de verdad
Revisar un texto en el mismo sitio donde se ha escrito engaña a la vista, y con un texto generado por IA todavía más, porque está bien redactado y el cerebro lee por encima. Estos hábitos ayudan:
- Cambia el formato. Pásala a PDF, imprímela o léela en el móvil. Los errores se ven mejor fuera del editor.
- Lee por capas. Primera pasada solo números y fechas; segunda solo nombres y datos del cliente; tercera, tono y promesas.
- Pide una segunda mirada en las propuestas importantes. Una persona que no ha participado detecta lo que tú ya das por sabido.
- Guarda la versión enviada, junto con las fuentes de los precios y de los plazos. Si el cliente pregunta dentro de tres meses, sabrás qué se dijo y por qué.
- Hazte tres preguntas finales. ¿Puedo defender cada frase delante del cliente? ¿Cada número tiene un origen? ¿Podemos cumplir lo que pone?
Para que el reparto quede claro, así se divide el trabajo:
| Tarea | La IA puede ayudar | La persona decide |
|---|---|---|
| Estructura y primer borrador | Sí, rápido y ordenado | Qué se ofrece y con qué alcance |
| Precios y condiciones | Ordenarlos si se los das | Cuáles son, y que estén aprobados |
| Datos del cliente | Integrar lo que le pasas | Qué es cierto y qué se puede decir |
| Promesas y plazos | Proponer redacciones | Qué se puede cumplir de verdad |
| Tono | Ofrecer variantes | Cuál suena a tu empresa |
| Envío | Preparar el correo | Pulsar el botón de enviar |
Si quieres ir un paso más allá y que parte de este trabajo lo haga un programa con tus propias tarifas, en cómo automatizar la generación de propuestas comerciales vemos qué se puede automatizar y qué conviene seguir revisando a mano.
Conclusión
Una propuesta redactada con IA es un buen borrador y un mal documento final. La herramienta te ahorra la parte de redactar y ordenar; no te ahorra comprobar los precios, los nombres, los compromisos y la voz. Con una lista fija que se repita en cada envío, la revisión lleva unos minutos y evita los errores que más caro salen: un precio mal puesto, una condición inventada o una promesa que no puedes cumplir.
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