El correo, la propuesta o la publicación está lista en diez segundos. Eso es lo que engaña: lo que llega tan rápido parece también terminado. Pero un texto escrito por una herramienta de IA es un borrador con buena ortografía y mucha seguridad en sí mismo, y esa seguridad es justo lo que hay que mirar con desconfianza.
Esta lista está pensada para quien envía textos en nombre de una empresa, y se hace en unos dos minutos. No sustituye a una revisión a fondo cuando el asunto lo merece, pero atrapa los fallos más habituales antes de que salgan por la puerta. Está organizada por tipo de fallo, con casillas para marcar mientras la repasas.
Cómo usar esta lista
Léela en el orden en que aparece: lo más grave primero. Si una casilla no puedes marcarla, no pasa nada, pero tampoco se envía el texto tal cual: se corrige, se quita lo dudoso o se pregunta a quien sepa. Y una regla que no admite excepciones: quien pulsa «enviar» es quien responde del texto. La herramienta no firma.
Para que funcione en un equipo, conviene tenerla impresa o en un documento compartido, y que alguien la haya probado con textos reales de vuestro negocio. Si no sabes qué hacer ante una casilla que no cuadra, la mejor opción es tener a quién preguntar; en nuestro artículo sobre cómo montar un canal de dudas sobre IA tienes una forma sencilla de hacerlo.
1. Datos y cifras
Es el fallo más caro y el más fácil de pasar por alto, porque las cifras inventadas tienen el mismo aspecto que las verdaderas.
- Cada cifra tiene una fuente que puedo señalar. Si no recuerdas de dónde sale un número, no lo envíes con tu firma.
- Las fechas y los plazos son correctos. Comprueba días de la semana, festivos y duraciones. Las herramientas se equivocan con calendarios sin avisar.
- Los importes, precios y condiciones coinciden con tu tarifa actual. El texto puede mezclar precios antiguos, ajenos o inventados.
- Las citas, referencias legales y estudios existen. La IA puede escribir con aplomo una norma o un informe que no existe o no dice lo que se le atribuye. Búscalo en la fuente original.
- Lo que no puedo verificar, se quita o se redacta sin cifra. «Hemos mejorado nuestros tiempos» es más honesto que un número que no puedes defender.
2. Nombres, cargos y detalles
Los errores de detalle dañan la confianza de quien recibe el texto más de lo que parece.
- Nombre de la persona destinataria, de su empresa y de su cargo, bien escritos. Parece obvio, y es de lo que más se falla cuando se pega sin mirar.
- Nombres de tus productos, servicios y condiciones, tal como los llamas tú. La herramienta tiende a usar palabras genéricas o inventar nombres comerciales.
- No hay referencias a conversaciones o hechos que no ocurrieron. Frases como «como hablamos el martes» o «tal y como nos pidió» pueden salir de la nada si le diste poco contexto.
- Enlaces, adjuntos y direcciones funcionan y son los correctos. Un enlace inventado queda muy mal.
- El texto no mezcla datos de dos clientes o de dos casos distintos. Ocurre cuando se reutiliza una conversación larga.
3. Tono y voz
Un texto puede ser correcto y, aun así, no sonar a ti.
- Suena como lo diría yo, o como lo diría mi empresa. Si te cuesta imaginarte diciéndolo en voz alta, reescríbelo.
- El trato es coherente. No debe cambiar de «tú» a «usted» a mitad de mensaje.
- El grado de formalidad encaja con quien lo recibe. No es lo mismo un cliente de toda la vida que un primer contacto.
- No hay entusiasmo impostado ni exclamaciones de más. Las herramientas tienden a sonar más efusivas de lo que sería natural.
- No se nota que es una plantilla. Debe haber al menos un detalle que solo podría escribir alguien que conoce al destinatario.
4. Promesas que la empresa no puede cumplir
Un texto convincente puede comprometerte sin que te des cuenta.
- Los plazos son los que de verdad puedes cumplir. Si dice «en 24 horas» y tu equipo tarda tres días, el error es tuyo, no de la herramienta.
- No hay palabras absolutas como «siempre», «nunca», «sin riesgo» o «para todos los casos». Casi nada es así.
- No se prometen resultados. Describir lo que haces es una cosa; asegurar lo que va a pasar con el negocio de otro es otra muy distinta.
- No se conceden descuentos, exclusividades ni condiciones que no hayas aprobado.
- No dice nada negativo de otras empresas ni compara de forma que pueda ser injusta o inexacta.
5. Cosas que suenan bien pero no dicen nada
Es el defecto más típico de los textos hechos con IA: mucha frase redonda y poco contenido.
- Puedo explicar cada párrafo con una sola idea. Si un párrafo no tiene una idea, sobra.
- No hay expresiones vacías como «soluciones innovadoras», «de manera integral», «en el actual panorama cambiante» o «llevar tu negocio al siguiente nivel». Cámbialas por algo concreto: qué haces, para quién, cómo.
- Se entiende qué quiero que haga quien lo lee. Responder, firmar, pagar, reservar. Si hay que adivinarlo, el texto no está terminado.
- Puedo borrar un tercio del texto sin perder información. Casi siempre se puede.
- Hay al menos un ejemplo concreto o un dato propio de tu negocio. Lo genérico se olvida enseguida.
6. Información que no debería estar ahí
- No aparecen datos personales o confidenciales de clientes, de empleados o de la empresa que no deban estar en ese mensaje.
- No se filtra información interna como márgenes, costes, nombres de otros clientes o detalles de proyectos.
- Antes de pegar nada en la herramienta, ¿estaba permitido? Esta casilla es de la fase anterior, pero conviene recordarla cada vez.
Cuándo dos minutos no bastan
Algunos textos requieren una revisión más lenta y de otra persona, aunque la IA haya ayudado a prepararlos:
- Contratos, cláusulas, comunicaciones con consecuencias legales o fiscales: revísalos con tu asesor.
- Comunicaciones a medios de comunicación, comunicados públicos o respuestas a una crisis.
- Cualquier mensaje a una autoridad o con efecto sobre derechos de una persona.
- Textos que afecten a personas de tu equipo (contratar, evaluar, sancionar): las decisiones las toman personas, y la IA como mucho ordena la información.
No se trata de desconfiar de la herramienta, sino de ajustar el esfuerzo de revisión a lo que está en juego.
Cómo convertir la lista en un hábito
- Tenla a mano, en versión corta. Cinco preguntas bastan para empezar: ¿verifiqué las cifras?, ¿están bien los nombres?, ¿suena a mí?, ¿prometo algo que no puedo cumplir?, ¿dice algo concreto?
- Revisa por muestreo, no todo siempre. Si en tu equipo se envían muchos textos, es razonable repasar una parte y ajustar según lo que encuentres; tienes un enfoque en cómo controlar la calidad sin revisarlo todo.
- Anota los fallos que se repiten. Si la herramienta se equivoca siempre con vuestros precios, la solución es darle esa información bien o dejar de usarla para eso.
- Ajusta con el tiempo. Cuando trabajes con agentes que hacen tareas por ti de forma más autónoma, la pregunta de cada cuánto revisarlos se vuelve clave; la analizamos en con qué frecuencia revisar el trabajo de tus agentes de IA.
Conclusión
Una herramienta de IA escribe rápido y con seguridad, pero no sabe lo que sabes tú de tu empresa, de tus clientes ni de lo que puedes prometer. Esta lista de dos minutos se centra en lo que más falla: datos y cifras, nombres y detalles, tono, promesas que no puedes cumplir, frases vacías e información que no debería salir. Lo que no se pueda comprobar, se quita; lo que tenga consecuencias serias, lo revisa una persona con competencia.
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Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.