La formación bonificada se pierde casi siempre por un detalle formal, no por mala fe: una comunicación que no se hizo a tiempo, una asistencia mal justificada, un porcentaje de cofinanciación que nadie había mirado. Y suele descubrirse tarde, cuando el curso ya se ha dado y la factura ya se ha pagado.
Según ONTSI (2024), el 19,7 % de las pymes españolas proporcionó formación tecnológica a su personal, y el propio observatorio señala que España mantiene margen de mejora en capacitación y cambio cultural. Es un dato de formación tecnológica en general, no solo de IA, y cuenta pymes que forman, no trabajadores formados. Aun así, sugiere que dar formación tecnológica es algo que hace una minoría de pymes, y por eso conviene hacerlo bien cuando se hace. Esta lista te sirve como guion de la conversación con el proveedor y con tu asesor. Los plazos exactos y los trámites concretos los fija la normativa vigente y cambian con el tiempo, así que no los inventamos aquí: donde toque, pídelos por escrito y contrástalos con Fundae o con tu asesor.
1. Antes de pedir presupuestos: tu punto de partida
- Calcula tu crédito de formación. Según Fundae (2026), el crédito se calcula aplicando a lo ingresado por formación profesional (la suma de la «base otras cotizaciones» por 0,7 %) un porcentaje de bonificación que depende de la plantilla media: 100 % de 1 a 9 trabajadores, 75 % de 10 a 49, 60 % de 50 a 249 y 50 % de más de 250. Es el porcentaje con el que se calcula tu crédito, no un descuento sobre el precio del curso.
- Confirma el ejercicio. La página de Fundae no indica a qué ejercicio se refieren esos porcentajes, que se fijan por ley y pueden cambiar. Comprueba los vigentes.
- Pregunta cuánto crédito te queda. Tu asesor o tu gestoría pueden decírtelo. Sin ese número no sabes si el curso cabe.
- Mira si puedes acumular crédito. La misma página de Fundae dice que las empresas de menos de 50 trabajadores pueden acumular el crédito no consumido durante los dos ejercicios siguientes, marcando la casilla antes del 30 de junio.
- Averigua tu cofinanciación. Según el artículo 9.5 de la Ley 30/2015 (BOE, 2023), en la formación programada la empresa participa con recursos propios en un porcentaje mínimo del coste que depende de su tamaño, con una escala por tramos (de 6 a 9 trabajadores, de 10 a 49, de 50 a 249 y de 250 o más). Quedan exentas las empresas de 1 a 5 trabajadores. Pregunta qué parte te toca poner y cuándo se paga.
2. Contenidos: que sea formación en IA de verdad
- Está pensada por puesto. Lo que necesita una administrativa no es lo que necesita un comercial. Pide el programa desglosado por perfil.
- Usa casos de tu negocio. Pregunta cómo se van a incorporar tus documentos y procesos (sin datos reales de clientes si no hay base legal para ello).
- Incluye reglas sobre datos. La AEPD publicó el 27 de enero de 2026 un decálogo que recomienda no incluir en las herramientas de IA información que revele datos confidenciales de la entidad, ni de su personal o clientes. Un buen curso lo trabaja con ejemplos.
- Explica qué hace la IA y qué debe hacer una persona. Si todo suena a «la IA lo hace todo», desconfía.
- Deja constancia útil para el Reglamento de IA. Según la Comisión Europea (2026), no hace falta ningún certificado para acreditar el cumplimiento del artículo 4: las organizaciones pueden llevar un registro interno de las formaciones. Pide que el proveedor te entregue el programa, las fechas y el listado de participantes en un formato que puedas archivar.
- Sin promesas. Desconfía de quien asegure resultados concretos de ahorro o de ventas. La formación da capacidad; el resultado depende de cómo la apliques.
3. Modalidad y calendario
- Modalidad clara. ¿Presencial, online o mixta? Cada una tiene implicaciones para la asistencia y para la justificación (lee nuestra comparativa de formación en IA presencial frente a online).
- Horario compatible con el trabajo. ¿Dentro o fuera de la jornada? ¿Quién cubre a la persona mientras tanto? Un buen curso en un mal horario se vacía a la segunda semana.
- Entiende el derecho a formación del equipo. El artículo 23.3 del Estatuto de los Trabajadores (BOE, 2025) reconoce a quien lleva al menos un año en la empresa un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación profesional para el empleo, vinculada a la actividad de la empresa y acumulables hasta cinco años. No es una obligación específica de formar en IA, y el propio artículo lo da por cumplido si la persona puede hacer acciones formativas dentro de un plan de formación de la empresa o pactado por convenio. Coméntalo con tu asesor laboral.
4. Plazos, comunicaciones y justificación
Es el apartado donde más se pierde.
- Calendario de comunicaciones por escrito. Pide al proveedor qué hay que comunicar, a quién y en qué momento. Anótalo en un calendario con avisos, y contrasta los plazos con Fundae o con tu asesor.
- Quién tramita qué. ¿Lo gestiona la entidad, tu gestoría o tú? Que quede por escrito, con un nombre propio.
- Cómo se justifica la asistencia. Hojas de firma, registros de conexión, partes por sesión… Pregunta qué se usará en tu modalidad y qué ocurre si alguien falta.
- Guarda el expediente completo. Contrato, programa, calendario, listado de participantes, justificantes de asistencia, facturas y pagos. Pregunta a tu asesor durante cuánto tiempo debes conservarlo.
- Una persona de tu empresa revisa el expediente al cerrar el curso. No lo dejes solo en manos del proveedor.
5. Contrato y precio
- Qué incluye el precio. Materiales, plataforma, tutorías, sesiones de seguimiento, certificado de asistencia.
- Qué pasa si se cambian fechas o hay bajas. Pide la cláusula por escrito.
- Qué parte pagas tú y cuándo. La cofinanciación forma parte del coste y también se justifica.
- Propiedad y uso del material. Si lo vas a reutilizar con nuevas incorporaciones, que quede claro.
- Datos personales del equipo. Si el proveedor trata datos de tus empleados (nombres, DNI para la justificación), pregunta cómo los protege.
Señales de alarma
- Te dicen que «no tendrás que hacer nada» y que no hace falta que revises el expediente.
- No quieren poner por escrito el calendario de comunicaciones ni quién las hace.
- El programa es idéntico para todos los puestos y no menciona tus herramientas.
- Prometen resultados económicos concretos.
- No saben explicar cuánto te corresponde cofinanciar.
Cerrar el círculo
Cuando termine el curso, archiva el registro interno de formación y mide si algo ha cambiado en el trabajo real. Lo explicamos en cómo medir el impacto de la formación en IA. Y si tu empresa es muy pequeña, lee también a quién formar primero cuando sois cinco y cómo ordenar la documentación de la formación bonificada.
Fuentes
- Fundae (2026): Bonificación acciones programadas (¿Cómo bonificarte? Paso 1: Calcula tu crédito)
- BOE (2023): Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral
- BOE (2025): Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
- Comisión Europea, Oficina de IA (2026): AI Literacy - Questions & Answers
- ONTSI (2024): Informe de digitalización de las pymes 2025 (Datos 2024)
- AEPD (2026): La AEPD publica un decálogo con recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA
Conclusión
Contratar formación bonificada sin sustos es sobre todo una cuestión de orden: conocer tu crédito y tu cofinanciación, exigir un programa por puesto, tener por escrito el calendario de comunicaciones y la forma de justificar la asistencia, y guardar el expediente completo. Ninguna lista sustituye a tu asesor, pero te ahorra llegar a él con las manos vacías.
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