En una empresa de cinco personas no hay departamento de formación, ni horas muertas, ni nadie que pueda desaparecer una semana a «hacer un curso». Si alguien falta, se nota ese mismo día en el teléfono, en el taller o en la caja. Y, sin embargo, la IA ya está entrando por la puerta: alguien del equipo la usa para redactar correos, otro para preparar presupuestos, y nadie ha acordado cómo.
La pregunta práctica es esta: ¿formamos a todos a la vez o empezamos por una persona? No hay una respuesta única, pero sí criterios para elegir bien. En este artículo los repasamos, con una idea de fondo: la elección importa menos si antes se ha dejado claro un mínimo común para todo el equipo.
Una realidad bastante común
Según el INE (2025), a 1 de enero de 2025 el 54,4 % de las empresas activas en España no tenía ningún asalariado y el 81,6 % tenía dos o menos asalariados. Es la estructura de todas las empresas del Directorio Central de Empresas, que incluye autónomos y otras unidades sin asalariados, así que no es un retrato de las pymes con plantilla. Pero muestra algo importante: lo habitual en España son negocios muy pequeños, y no toda la formación disponible está pensada para ese tamaño. Si sois cinco, necesitáis un enfoque ajustado al vuestro.
Primero, un mínimo para todos
Antes de elegir quién arranca, conviene que todo el equipo comparta unas pocas reglas. Según la Comisión Europea (2026), el artículo 4 del Reglamento de IA es aplicable desde el 2 de febrero de 2025 y obliga a adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA del personal y de otras personas que usen sistemas de IA en nombre de la empresa. En su redacción modificada, el artículo aclara que no exige asegurar a nadie un nivel concreto, y la Comisión indica que no hace falta ningún certificado: basta con llevar un registro interno de las formaciones.
Eso no obliga a que todos hagan un curso largo. Una sesión corta de una hora o dos, con reglas muy concretas, suele bastar como punto de partida:
- Qué tareas se pueden hacer con IA y cuáles no.
- Qué datos no se pegan nunca en una herramienta (clientes, empleados, información confidencial).
- Que todo lo que sale hacia un cliente lo revisa una persona.
- A quién se pregunta cuando hay dudas.
Apunta la fecha, quién asistió y qué se trató. Ese es tu registro interno. Con eso hecho, puedes elegir con calma quién profundiza.
Tres formas de arrancar
| Opción | Ventajas | Riesgos | Cuándo conviene |
|---|---|---|---|
| Todos a la vez | Lenguaje común; nadie se siente fuera | Cuesta parar el negocio; poca práctica real para cada uno | Equipos muy unidos y trabajo que se pueda aparcar unas horas |
| Una persona primero | Aprendizaje a fondo sin parar la empresa; menos coste inicial | Si se va o se sobrecarga, se pierde el conocimiento | Cuando hay alguien claro por carga, disposición y contacto con el cliente |
| Una persona a fondo y reglas para todos | Equilibra profundidad y cobertura | Requiere dedicar tiempo a trasladar lo aprendido | La opción más razonable en la mayoría de microempresas |
La tercera opción es la que nos parece más razonable para una plantilla pequeña, y es el hilo del resto del artículo.
Cuatro criterios para elegir a la primera persona
1. Carga de trabajo. Busca a alguien con tareas repetitivas y frecuentes donde se note una mejora (preparar presupuestos, contestar las mismas consultas, pasar datos de un sitio a otro). Pero evita a la persona que ya va al límite: una formación sin tiempo se convierte en una carga más y se abandona.
2. Contacto con el cliente. Es un criterio de doble filo. Quien habla con clientes puede aprovechar mucho la IA, pero también es donde un error se ve más. Por eso, la primera persona no debería empezar probando con mensajes directos a clientes, sino con tareas internas o con borradores que otra persona revise.
3. Disposición. Busca alguien con curiosidad y, a la vez, con espíritu crítico: que pruebe, y que cuente con honestidad lo que no funciona. Ni el entusiasta que dice que todo va genial, ni el reticente que no quiere ni probar.
4. Capacidad de explicar. Esta persona será el puente con el resto. Si no disfruta contando lo que aprende, la formación se quedará en una sola cabeza.
Un criterio que no usaríamos: elegir a quien «entiende de ordenadores». Saber manejar programas no es lo mismo que tener criterio sobre cuándo fiarse de una respuesta.
Un ejemplo hipotético
Ejemplo hipotético. Una pequeña empresa de instalaciones eléctricas tiene cinco personas: la titular, una administrativa, dos oficiales y un jefe de obra. La titular duda entre reunir a todos un viernes por la tarde o empezar por alguien.
La administrativa prepara presupuestos y partes de obra todas las semanas, y tiene un hueco razonable en la agenda. Uno de los oficiales atiende a menudo a clientes particulares y tiene muchas ganas, pero un error con un cliente le saldría caro. El jefe de obra va con el calendario completo y es escéptico y detallista.
Deciden que la primera persona sea la administrativa: tareas internas repetitivas, tiempo para probar y buena mano para explicar. Durante unas semanas prueba con borradores de presupuestos internos, revisa cada resultado y anota qué funciona y qué no, con una reunión semanal breve con la titular. Después dirige una sesión práctica para el resto, empezando por el jefe de obra, que aporta el ojo crítico. La atención directa a clientes particulares entra en la segunda fase, con borradores que otra persona revisa antes de enviarlos.
No es la única secuencia posible, pero muestra la lógica: tarea interna primero, una persona que pueda dedicar tiempo, un escéptico que ponga a prueba los resultados y el cliente al final.
La parte del dinero, sin prometer nada
Si pensáis en formación bonificada, estos son los puntos que importan a una empresa pequeña, según las fuentes oficiales:
- Según Fundae (2026), el porcentaje de bonificación depende de la plantilla media y el tramo de 1 a 9 trabajadores es el de porcentaje más alto de la escala. Se aplica sobre vuestro crédito, que depende de lo ingresado por formación profesional, no sobre el precio del curso. La página no indica el ejercicio de referencia y esos porcentajes pueden cambiar.
- La misma fuente dice que las empresas de menos de 50 trabajadores pueden acumular el crédito no consumido durante los dos ejercicios siguientes, marcando la casilla antes del 30 de junio.
- Según la Ley 30/2015 (BOE, 2023), art. 9.5, las empresas de 1 a 5 trabajadores quedan exentas de la cofinanciación mínima que se exige a las demás. Confirma con tu asesor que se aplica a tu caso y al ejercicio vigente.
Antes de firmar, repasa nuestro checklist para contratar formación en IA bonificada sin sustos.
Errores frecuentes en equipos pequeños
- Formar a todos sin dejar tiempo. Si no hay horas protegidas, la formación se hace en los huecos y no se aplica.
- Que la formación sea solo del dueño. Él decide, pero quien aplica la IA a diario es el equipo.
- Elegir por simpatía. El mejor compañero no siempre es el mejor primer usuario.
- No escribir las reglas. Sin reglas por escrito, cada persona hace lo que le parece y no hay forma de saber qué se ha hecho.
- Olvidar quién sustituye a quién. Si la persona formada se va, ¿qué queda? Que el conocimiento esté en una nota compartida, no solo en su cabeza.
Para ordenar quién hace qué una vez arrancado el plan, puede servirte cómo identificar qué departamentos necesitan formación en IA, aunque en tu caso los «departamentos» sean personas.
Fuentes
- INE (2025): Nota de prensa: Directorio Central de Empresas (DIRCE). 1 de enero de 2025
- Comisión Europea, Oficina de IA (2026): AI Literacy - Questions & Answers
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2026): Article 4: AI literacy
- Fundae (2026): Bonificación acciones programadas (¿Cómo bonificarte? Paso 1: Calcula tu crédito)
- BOE (2023): Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral
Conclusión
Cuando sois cinco, lo razonable suele ser combinar dos cosas: un mínimo común para todo el equipo, con reglas simples y un registro, y una persona que profundiza primero, elegida por su carga de trabajo, su contacto con el cliente, su disposición y su capacidad de explicar. Con eso, la formación entra en la empresa sin parar el negocio.
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