Un buen encargo para una consultora de IA cabe en una página y responde a cinco preguntas: qué problema quieres resolver, cómo se hace hoy, qué herramientas usas, qué no quieres que haga el agente y cómo vas a medir si ha funcionado. Con eso, la consultora puede proponerte algo concreto en lugar de un presupuesto genérico, y tú puedes comparar varias propuestas con el mismo criterio.
Las grandes empresas no contratan a ciegas: tienen un equipo que redacta el encargo, lo cruza con compras y con legal y lo entrega al proveedor. En una pyme, el encargo suele ser una llamada de veinte minutos y un "necesito algo con IA". Es normal que la propuesta que llega sea tan vaga como la petición. Escribir una página antes de llamar es lo más barato que puedes hacer para mejorar el resultado.
¿Qué debe llevar el encargo a una consultora de IA?
Debe llevar cinco bloques, cada uno de unas pocas líneas. No hace falta lenguaje técnico: la consultora necesita entender tu negocio, no que tú entiendas la tecnología. Cuanto más concreto seas en cada bloque, más ajustada será la propuesta, y cuanto más vago, más tendrá que suponer quien la prepara. Estos son los cinco, con una pista para rellenarlos.
1. El problema, en una frase. Una situación concreta, con quién la sufre y desde cuándo. Por ejemplo: "Los presupuestos que llegan por correo tardan en contestarse y perdemos clientes". Evita pedir una tecnología ("un chatbot") y describe el problema que quieres resolver.
2. El proceso actual, paso a paso. Quién hace qué, con qué herramienta, cuánto tarda más o menos y dónde se atasca. Una lista de cinco o seis pasos es suficiente. Describe lo que pasa de verdad, no lo que debería pasar.
3. Las herramientas y los datos. Qué programas usas (correo, facturación, hoja de cálculo, gestor de clientes, WhatsApp), quién tiene acceso a cada uno y qué datos personales de clientes o empleados aparecen en el proceso.
4. Lo que no quieres que haga el agente. Las decisiones que quieres seguir tomando tú: precios, descuentos, respuestas a quejas, cualquier cosa que toque dinero o datos delicados. Es el bloque que más ahorra malentendidos.
5. Cómo medirás el éxito. Qué vas a mirar para decir "ha funcionado": el tiempo que tarda en contestarse una consulta, cuántas llegan a una persona, cuántos errores se detectan, cuántas horas de trabajo se liberan. Anota hoy el dato de partida, aunque sea aproximado, para poder comparar después.
Un ejemplo ya rellenado
Para verlo en pequeño, un caso hipotético: una clínica veterinaria con recepción reducida.
- Problema: las llamadas para pedir cita interrumpen a la recepcionista cuando atiende en mostrador, y fuera de horario nadie contesta.
- Proceso actual: el cliente llama o escribe por WhatsApp, la recepcionista mira la agenda, propone hueco, apunta los datos de la mascota y envía un recordatorio la víspera.
- Herramientas: agenda de citas online, WhatsApp de la clínica, correo. Aparecen datos personales de los dueños y datos de las mascotas.
- No debe hacer: valorar síntomas, dar consejos clínicos, cambiar precios ni recibir datos de pago.
- Éxito: citas gestionadas sin intervención de recepción, llamadas perdidas, casos que el agente pasa a una persona. Revisión al cabo de un mes.
Es una página corta, pero con ella una consultora ya puede proponer algo concreto, calcular el esfuerzo y decirte qué necesita de tu parte.
¿Cómo se mide si el agente ha funcionado?
Elige dos o tres indicadores que puedas mirar sin esfuerzo y apunta su valor antes de empezar. Lo importante es que los mires tú, no solo la consultora. Añade una revisión de calidad: cada semana, una persona de tu equipo lee una muestra de lo que ha hecho el agente y anota lo que está bien, lo que no y lo que falta. Y pon una fecha de revisión, por ejemplo al cabo de un mes, para decidir entre tres opciones: seguir como está, ajustar o parar. Si no hay una fecha y unos indicadores escritos, es fácil acabar discutiendo sensaciones.
Errores que hacen que el encargo no sirva
- Pedir una tecnología en lugar de un problema. "Quiero un chatbot" no dice qué ganas con él.
- Describir el proceso ideal en lugar del real. La consultora construirá algo que no encaja con lo que se hace de verdad.
- No decir qué datos se manejan. Si hay datos personales, el proveedor tiene que saberlo desde el principio.
- No poner límites. Lo que no se prohíbe expresamente, alguien lo dará por permitido.
- No nombrar a nadie de tu lado. Alguien debe responder a las dudas y validar el trabajo. De esto trata el propietario de cada agente: quién responde dentro de tu empresa.
- Querer abarcarlo todo en el primer encargo. Un proceso bien elegido enseña más que cinco a medias.
Qué hace la consultora y qué haces tú
La consultora pregunta, propone, construye, forma a tu equipo y mantiene. Tú pones lo que solo tú tienes: acceso a un caso real, criterio para validarlo, los límites del agente y una persona que responda. Si el proveedor va a tratar datos personales de tus clientes por cuenta de tu empresa, pregunta cómo queda regulado en el contrato y consúltalo con tu asesor de protección de datos. Aquí la consultora prepara y propone; las decisiones legales y las de negocio son tuyas.
Si estás comparando opciones, te será útil leer qué buscar en una consultora de inteligencia artificial en España y freelance de IA vs agencia especializada: riesgos reales de cada opción. Y si te interesa la idea de un encargo claro aplicado a otro terreno, tienes cómo escribir un briefing creativo que cualquier agencia entienda.
Una hora para redactarlo
Reserva una hora, abre un documento con los cinco títulos y rellénalos con alguien que haga el trabajo a diario, no solo con quien lo dirige. Verás que el bloque del proceso actual casi siempre descubre algo que la dirección no sabía. Después envía la página a dos o tres consultoras y compara qué preguntas te devuelven: las mejores propuestas suelen venir de quien más pregunta sobre tu página.
Conclusión
Escribir el encargo en una página no es un trámite: es la forma de obligarte a definir el problema, el proceso, las herramientas, los límites y el criterio de éxito antes de pagar nada. Con ese documento, una consultora puede proponerte algo ajustado a tu empresa, y tú puedes comparar propuestas y evaluar el resultado sin depender de impresiones.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.