Es martes, son las diez y el programa con el que gestionas pedidos, citas o facturas no abre. Da igual la causa: una caída del proveedor, un fallo del ordenador central, un corte de internet que no se arregla o algo peor. Tu equipo espera instrucciones, los clientes siguen llamando y tú te haces preguntas que deberías haberte hecho hace tiempo. ¿A quién llamo? ¿Tengo copia de lo último? ¿Cómo atiendo hoy sin el sistema?
Las empresas grandes ensayan estas situaciones. Tienen un plan de continuidad que dice qué procesos no pueden parar, qué se hace si fallan las herramientas y quién decide qué. Una pyme no necesita un manual de cien páginas, que además nadie leería; le basta una página bien pensada, pegada en un sitio visible. Un agente de IA puede ayudarte a escribirla y, lo que es más importante, a no dejar que envejezca.
Por qué una página y no un manual
Un plan largo se queda en un cajón. Uno de una sola página se imprime, se cuelga y se usa. Y obliga a decidir qué es realmente importante, que es lo más valioso del ejercicio: si tuvieras que elegir, ¿qué no puede parar ni un día?
La idea no es prever todos los desastres posibles, sino tener contestadas unas pocas preguntas que sirven casi para cualquier situación.
Los seis bloques de la página
Esta es una estructura que funciona para una empresa pequeña. Puedes tomarla tal cual y cambiarla a tu gusto:
- Lo que no puede parar. Dos o tres actividades críticas: atender pedidos, emitir facturas, recibir llamadas, dar el servicio que contrataron. Lo demás puede esperar.
- A quién llamar. Nombre, teléfono y una segunda vía de contacto para tu técnico, tu proveedor de internet, tu proveedor de software, tu gestoría, tu aseguradora y tus clientes clave. En orden de llamada.
- Qué copias existen y dónde están. De qué información hay copia, cada cuánto se hace, dónde se guarda y quién sabe restaurarla.
- Qué se hace a mano mientras tanto. Cómo se apuntan los pedidos en papel, cómo se cobra, cómo se atiende al cliente sin el sistema, dónde se anota lo que luego habrá que pasar.
- Cómo se avisa. Qué se dice a clientes, proveedores y equipo, y quién lo dice. Un par de frases tipo ya redactadas.
- Quién decide. Quién da la orden de pasar al plan manual, quién la de volver a la normalidad y quién sustituye a esa persona si no está.
Cómo te ayuda el agente a escribirla
Rellenar una página en blanco da pereza, y por eso casi nadie lo hace. El agente convierte el trabajo en una conversación:
- Te entrevista. Te va haciendo las preguntas de los seis bloques, una a una, con un lenguaje que no suena técnico: "¿Qué pasaría si mañana no pudieras emitir facturas? ¿Cuánto tiempo aguantarías?".
- Ordena lo que le cuentas y lo deja en una sola página, clara y sin jerga.
- Detecta huecos. Si has dicho que hay copia de seguridad pero no quién sabe restaurarla, te lo señala. Si el único contacto de tu técnico es un móvil personal, te pregunta si hay alternativa.
- Propone el modo manual. A partir de tu forma de trabajar, te sugiere una hoja o formulario en papel para apuntar pedidos o citas durante la caída, y cómo pasarlos después al sistema.
- Redacta los mensajes tipo para avisar a clientes y equipo, que tú ajustas.
Si las copias de seguridad son tu punto débil, en cómo automatizar las copias de seguridad con IA tienes ideas para ordenarlas, y si el peor escenario que te preocupa es un ataque informático, mira qué hacer en las primeras horas de un ransomware.
Mantenerla viva es lo difícil
El plan perfecto de hace dos años ya no sirve si el técnico cambió de empresa, el proveedor de internet es otro y el gerente tiene un teléfono nuevo. Un plan caducado es peor que uno sencillo, porque da una falsa seguridad. Aquí es donde el agente aporta más valor:
- Vigila los contactos. Cada cierto tiempo, pregunta a cada persona de la lista si su teléfono y su disponibilidad siguen vigentes. Si alguien no contesta, te lo indica.
- Se entera de los cambios. Cuando contratas a alguien, cambias de proveedor o alguien deja la empresa, te recuerda actualizar la página.
- Te avisa de las fechas. Revisión de la página, comprobación de que las copias se pueden restaurar, repaso con el equipo.
- Guarda las versiones, para que siempre sepas cuál es la vigente y cuál quedó obsoleta.
Lo que sigue siendo cosa de personas
- Decidir qué es crítico. El agente pregunta, pero solo tú sabes qué actividad no puedes permitirte parar.
- Probar que funciona. Un plan que nunca se ha probado es una hipótesis. Una o dos veces al año, haz un ensayo breve: simula que el sistema no está y comprueba si el equipo sabe dónde está la hoja, si el modo manual funciona y si el contacto del técnico contesta.
- Comprobar las copias. Tener copia no es lo mismo que poder restaurarla. Que tu técnico confirme de vez en cuando que se puede recuperar lo copiado.
- Tomar las decisiones en la crisis. El agente te recuerda los pasos; quien decide seguirlos o saltarse alguno eres tú.
Qué cuidar
- Contraseñas fuera de la página. La hoja lleva nombres y teléfonos, no claves. Las credenciales se guardan aparte, de la forma que te aconseje tu técnico.
- Datos personales de los contactos. La lista incluye teléfonos de personas. Usa solo los necesarios, avisa a esas personas de que figuran en ella y limita quién puede ver la hoja.
- Copia en papel. Si el problema es que no funciona nada, una página guardada solo en el ordenador no sirve. Imprímela, y deja otra copia con una persona de confianza.
- No sustituye a un técnico. El plan organiza la respuesta, pero la parte técnica, sobre todo las copias y su restauración, conviene que la revise un profesional.
Empieza hoy, con un borrador
- Dedica un rato a contestar, con el agente, las preguntas de los seis bloques, aunque sean respuestas incompletas.
- Imprime el borrador y enséñaselo a dos personas del equipo. Pregúntales qué echan en falta.
- Fija en el calendario una revisión periódica y un ensayo al año.
- Completa lo que falte a medida que lo descubras. Un plan sencillo que se usa vale más que uno perfecto que no existe.
Conclusión
Las grandes ensayan qué hacer si caen sus sistemas, y una pyme puede tener su propia versión en una sola página: qué no puede parar, a quién llamar, qué copias existen y cómo se trabaja a mano mientras tanto. El agente ayuda a escribirla con una conversación sencilla y a mantenerla actualizada con los contactos vigentes; tú decides qué es crítico, pruebas que funciona y tomas las decisiones cuando llega el momento.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.