Cuando un agente de IA llega a una pyme, pasa algo curioso: cada persona del equipo lo usa a su manera. Una le pide que redacte correos a clientes, otro le pasa una hoja con datos de nóminas "para ordenarla rápido", una tercera no se atreve a pedirle nada por si se equivoca. Nadie ha hecho nada malo, pero tampoco nadie ha dicho qué vale y qué no. Y en el momento en que alguien mete en la herramienta un dato que no debía, ya no hay vuelta atrás.
Las empresas grandes resuelven esto con políticas internas de uso de la tecnología: documentos largos, revisados por departamentos legales y de informática, que la mayoría de empleados no lee. Tu pyme no necesita eso, pero sí algo parecido en pequeño: una sola página, escrita en un lenguaje normal, que responda a tres preguntas de tu equipo. ¿Qué puedo pedirle al agente? ¿Qué no debo darle nunca? ¿A quién pregunto si tengo una duda? Un agente de IA (un programa que hace tareas de trabajo por ti y te consulta lo importante) rinde mucho mejor cuando todos saben cómo trabajar con él.
Por qué una página y no un manual
Un manual de veinte páginas se guarda en una carpeta y se olvida. Una página se lee, se cuelga en un sitio visible y se recuerda. Además, te obliga a decidir lo importante y a dejar fuera lo accesorio. Si algo no cabe en una página, probablemente todavía no lo tienes claro.
Piensa en ella como el cartel de normas de un taller: pocas reglas, claras, donde todo el mundo las ve.
Qué debe decir la página: cuatro bloques
1. Qué sí se puede encargar al agente
Una lista de tareas habituales y permitidas. Por ejemplo:
- Preparar borradores de correos, presupuestos o textos, que siempre revisa una persona antes de enviarlos.
- Ordenar y resumir documentos de trabajo de la empresa.
- Recordar fechas, plazos y tareas pendientes.
- Clasificar mensajes y consultas de clientes y prepararte las respuestas.
Lo adaptas a tu negocio. Lo importante es que la lista sea concreta: "tareas de este tipo", no "todo lo que haga falta".
2. Qué no se comparte con el agente
Aquí está lo más delicado. Una lista clara de datos que no deben entrar, o que solo pueden entrar con una autorización expresa:
- Datos de salud, ideología, religión u otros datos especialmente protegidos.
- Documentos de identidad, datos bancarios o claves de acceso.
- Información de nóminas o evaluaciones de personas, salvo autorización expresa.
- Contratos o información confidencial de clientes que te hayan pedido no compartirla.
- Cualquier documento que no sepas si puedes compartir: ante la duda, no se comparte y se pregunta.
Esta lista debería revisarla tu asesor o delegado de protección de datos, porque depende de tu sector y de los compromisos que tengas con clientes y proveedores. Para el marco general, puedes leer IA y RGPD: implantar inteligencia artificial cumpliendo la ley.
3. Qué decisiones no se delegan
Una frase clara, que conviene que aparezca por escrito: el agente prepara y organiza; las personas deciden. En concreto, el agente no toma decisiones sobre contratar, despedir o evaluar a personas, y no da asesoramiento legal, fiscal ni financiero. Todo lo que sale hacia un cliente, un proveedor o un organismo lo revisa alguien antes de enviarse, al menos mientras no hayáis decidido lo contrario para una tarea concreta.
4. A quién se avisa ante una duda o un fallo
Un nombre y una forma de contacto. No "el departamento de informática", sino "Marta, por el chat interno". Y una indicación simple sobre qué hacer si:
- El agente responde algo que parece incorrecto.
- Alguien ha compartido un dato que no debía.
- El agente ha enviado algo sin revisión o ha hecho algo inesperado.
- Un cliente pregunta si se ha usado IA en su caso.
Un modelo para adaptar
Esta es una estructura que puedes copiar y ajustar:
Normas de uso del agente de IA
Qué le puedes pedir: borradores, resúmenes, ordenar documentos, recordatorios, clasificar consultas de clientes.
Qué no le das nunca: datos de salud, documentos de identidad, datos bancarios, claves, nóminas, información que un cliente nos haya pedido no compartir.
Qué no decide: nada sobre personas (contratar, despedir, evaluar) ni asesoramiento legal, fiscal o financiero. Siempre lo revisa una persona antes de que salga de la empresa.
Si tienes una duda o algo falla: escribe a [nombre], por [canal]. Si te equivocas y compartes un dato que no debías, avísale enseguida: el objetivo es arreglarlo a tiempo, no buscar culpables.
Revisión de esta página: cada vez que cambiemos algo importante y, como mínimo, una vez al año.
Las dos últimas líneas son tan importantes como las primeras. Si se penaliza a quien avisa de un error, el equipo aprenderá a ocultarlos.
Cómo usa el agente esta página
La página no es solo para personas: el agente puede trabajar con ella.
- Aplicar la lista de datos prohibidos. Si se le pide procesar un documento con datos de la lista, puede avisar y pedir confirmación en lugar de seguir adelante.
- Recordar los límites. Cuando alguien le pide algo que no debe decidir, responde con un borrador o una propuesta y lo marca para revisión humana.
- Dirigir las dudas. Si alguien no sabe si puede hacer algo, el agente le indica la norma y le dice a quién preguntar.
- Registrar los avisos. Puede guardar las incidencias para revisarlas luego y ver si hay que aclarar alguna norma.
Esto no sustituye a la formación: sirve de recordatorio. Si quieres profundizar en cómo preparar a tu equipo, tienes cómo formar a tu equipo para trabajar con agentes de IA. Y si necesitas un documento más completo que esta página, mira cómo redactar una política interna de uso de IA.
Cómo mantenerla viva
- Preséntala en persona. Diez minutos hablando de ella con el equipo valen más que un correo con un adjunto.
- Pregunta qué falta. Quien usa el agente cada día sabe qué tareas surgen y en qué se duda. Incorpora sus preguntas.
- Actualízala cuando cambie algo. Nuevas tareas, nuevas herramientas o un incidente son buenos momentos para revisarla.
- Enlaza con tu registro de revisiones. Si ya dejas constancia de quién revisa qué, la página y el registro se refuerzan. Puedes ver cómo montarlo en el registro de revisión humana.
Lo que esta página no resuelve
Conviene ser honestos con sus límites:
- No es un documento legal. Sirve para orientar al equipo. Si tienes obligaciones específicas de tu sector o tratas datos delicados, pide a un profesional que revise el contenido.
- No sustituye a los contratos con los proveedores que tratan datos por tu cuenta ni a tu política de privacidad.
- No evita todos los errores. Reduce los más previsibles y ayuda a detectar el resto a tiempo.
Conclusión
Las grandes empresas publican políticas internas para que todo el mundo sepa cómo usar la tecnología. Tu pyme puede conseguir lo esencial con una página: qué tareas se pueden encargar al agente, qué datos no se comparten, qué decisiones no se delegan y a quién avisar ante una duda. Escrita en lenguaje llano, presentada en persona y revisada de vez en cuando, hace que el equipo use el agente con más confianza y menos riesgo.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica. En este caso, eso significa redactar contigo la página de normas y configurar el agente para que respete los límites que hayas fijado.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.