Comparte solo los datos mínimos que la consultora necesita para entender tu proceso y probar el trabajo, y ve abriendo más a medida que el proyecto avanza, hay un acuerdo firmado y la confianza se ha ganado con hechos. En las primeras semanas casi nunca hace falta entregar listados completos de clientes, nóminas, datos bancarios ni contraseñas.
Cuando contratas a una consultora de IA, lo más cómodo para ella es que le des acceso a "todo lo que haga falta": el correo, la carpeta compartida, el programa de facturación. Lo más prudente para ti es lo contrario. Las empresas grandes lo tienen claro: antes de abrir sus sistemas a un proveedor, entregan ejemplos preparados, deciden quién ve qué y solo después amplían permisos. Una pyme puede hacer lo mismo sin departamento legal ni de seguridad, con unas pocas reglas sencillas.
El principio: cada dato, para una tarea concreta
Por cada dato que te pidan, hazte una sola pregunta: ¿para qué tarea exacta lo necesitan? Si la consultora no sabe explicártelo en una frase, no lo entregues todavía. No es desconfianza, es el orden normal de un buen proyecto: primero se entiende el trabajo, luego se tocan los datos.
La normativa de protección de datos lleva años pidiendo algo parecido, que se traten solo los datos necesarios para el fin previsto. Y en enero de 2026 la Agencia Española de Protección de Datos publicó un decálogo de recomendaciones para usar herramientas de IA que, en el ámbito laboral, aconseja no incluir información que revele datos confidenciales de la entidad, ni de su personal o clientes. Son recomendaciones, no obligaciones por sí mismas, pero marcan una dirección clara.
¿Qué datos casi nunca hace falta entregar al principio?
Casi nunca hace falta entregar al principio nada que identifique a personas concretas o que dé acceso a dinero y a sistemas. Para entender un proceso basta con ver cómo funciona, y para eso valen los ejemplos. Salvo motivo claro, puedes guardarte durante las primeras semanas:
- Listados completos de clientes con teléfono, correo y dirección. Una muestra pequeña con los nombres cambiados suele bastar.
- Nóminas, contratos laborales y cualquier dato de tus empleados.
- Datos de salud, de menores o de cualquier categoría especialmente delicada.
- Números de cuenta, tarjetas y claves de banca electrónica.
- Contraseñas personales. Si la consultora necesita entrar en una herramienta, crea una cuenta específica con permisos limitados que puedas cerrar cuando quieras.
- Contratos con terceros que tengan cláusulas de confidencialidad propias: puede que ni tú puedas enseñarlos.
- La contabilidad completa o los precios y márgenes por cliente, mientras no sean imprescindibles para la tarea.
- Copias enteras del correo o de la carpeta compartida "para que vaya aprendiendo".
Si en algún momento sí hacen falta, se abren de uno en uno y por escrito, diciendo para qué y hasta cuándo.
Una escalera de tres peldaños para abrir datos
Una forma ordenada de ganar confianza sin bloquear el proyecto es subir de uno en uno:
- Primer peldaño: describir y poner ejemplos. Cuentas cómo funciona el proceso y entregas ejemplos con la forma real pero sin datos reales: anonimizados o inventados.
- Segundo peldaño: una muestra real y acotada. Un solo proceso, un conjunto pequeño de datos, en un espacio controlado, con el acuerdo de confidencialidad firmado y, si hay datos personales, el contrato de encargo de tratamiento que exige la normativa.
- Tercer peldaño: acceso a los sistemas de verdad. Con una cuenta propia, permisos de solo lectura al principio, un registro de quién entra y qué toca, y una revisión periódica de esos permisos.
Se sube de peldaño cuando el anterior ha funcionado: la consultora ha entendido el proceso, ha hecho preguntas razonables sobre lo que necesita y ha cumplido lo pactado. El acuerdo de confidencialidad es el primer papel de todos; en qué debe incluir un acuerdo de confidencialidad con una consultora de IA tienes los puntos que conviene revisar con tu abogado.
¿Cómo preparar ejemplos útiles sin enseñar datos reales?
Se cambian los nombres, se quitan teléfonos, correos, direcciones y números de documento, y se conserva lo que importa: la estructura, el tipo de petición y el tono. Un buen juego de ejemplos incluye los casos normales y también los raros: el cliente que escribe sin saludar, el pedido con una nota ilegible, la factura con dos importes. Revisa a mano lo que preparas antes de enviarlo, porque a veces el dato personal se esconde donde nadie mira: un campo de observaciones, el nombre de un archivo o una firma de correo.
Qué hace cada parte y qué decides tú
Conviene tener claro el reparto desde el primer día:
- La consultora debe decirte qué datos necesita, para qué, dónde se guardarán, quién de su equipo podrá verlos y cuándo los borrará. Si alguna respuesta es vaga, insiste.
- El agente, una vez construido, trabaja solo con los campos que necesita para su tarea (el pedido, no el historial bancario del cliente) y te consulta lo importante antes de actuar.
- Tú decides qué se comparte, firmas los acuerdos y revisas los permisos cada cierto tiempo.
- Un profesional del derecho o tu asesor de protección de datos revisa el acuerdo de confidencialidad y el contrato de encargo de tratamiento. El agente no sustituye esa revisión.
Dos preguntas que merece la pena hacer por escrito antes de entregar nada: si tus datos se usarán para algo distinto de tu proyecto, y qué terceros intervienen, por ejemplo el proveedor de la tecnología de IA que utilice la consultora. Puedes apoyarte en cómo hablar con un proveedor de IA sin saber de tecnología para formularlas sin jerga.
Qué cuidar durante el proyecto
- Anota lo que compartes: qué, cuándo, con quién y por qué canal. Una hoja sencilla basta.
- Usa canales acordados, no el chat personal ni el correo sin proteger, para enviar ficheros con datos.
- Cierra lo que abres. Cuando termine una fase, retira los permisos y pide por escrito la devolución o el borrado de lo entregado. Si algún día cambias de consultora, el plan de salida si tu consultora de IA desaparece te ayudará a no perder el control.
- Asume un límite: una consultora no puede construir algo útil sin ver ningún dato. El objetivo no es esconderlo todo, sino abrirlo con orden y por un motivo.
Fuentes
- Agencia Española de Protección de Datos, nota de prensa sobre el decálogo de recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA: aepd.es
Conclusión
Compartir datos con una consultora de IA no es una decisión de todo o nada. Empieza con ejemplos, sigue con una muestra acotada y llega a los sistemas reales solo cuando el trabajo y el acuerdo lo respalden; mientras tanto, listados de clientes, datos de empleados, claves y cuentas bancarias pueden esperar.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, no una plantilla genérica. Qué datos hacen falta primero, y cuáles pueden esperar, se decide contigo para cada proceso.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.