Las instrucciones de un agente de IA, lo que en el sector llaman prompt, deben tener en tu empresa un responsable con nombre y apellidos. El contenido (qué precios, qué horarios, qué políticas valen hoy) lo decides tú. La parte técnica, redactar bien el cambio, probarlo y publicarlo sin romper otra cosa, la puede hacer tu proveedor. Y cada cambio de oferta tiene que disparar una revisión.
En una empresa grande, cambiar una tarifa activa un recorrido conocido: alguien actualiza la web, el catálogo, los guiones del centro de atención y la formación del equipo comercial. En una pyme, el cambio se hace en la web y en la tienda, y al agente se le olvida avisar. El resultado es el cliente que pregunta por una promoción que terminó hace un mes, y un agente que, con toda su buena voluntad, se la confirma.
Qué se queda anticuado, y con qué rapidez
Un agente no se entera solo de que algo ha cambiado. Sigue usando lo que se le dijo el día que se configuró. Estas son las informaciones que más rápido caducan:
- Precios y tarifas, sobre todo si hay promociones con fecha de fin.
- Horarios: verano, festivos, cierres puntuales.
- Productos o servicios que se descatalogan o se incorporan.
- Políticas de devolución, cancelación, garantía o reserva.
- Plazos de entrega y condiciones de envío.
- Datos de contacto y de las personas a las que se deriva cada asunto.
- Textos legales, como el aviso de privacidad, que tu asesor puede cambiar.
Un consejo práctico que evita buena parte del problema: no escribas precios ni horarios dentro de las instrucciones. Haz que el agente consulte tu tarifa o tu calendario vigente en el momento de responder. Así, cuando cambias el dato en su sitio, el agente lo sabe sin tocar sus instrucciones.
¿Quién debería actualizar las instrucciones: tú, el proveedor o un responsable interno?
Las tres partes tienen un papel, y lo importante es que quede repartido y escrito:
- La empresa decide el contenido. Qué es verdad hoy en tu negocio lo sabe tu equipo, no el proveedor. Conviene nombrar a una persona responsable (y a un suplente) que reciba el aviso de cada cambio de oferta.
- El proveedor se ocupa de la técnica. Traducir el cambio a instrucciones claras, probar que el agente responde bien, comprobar que no se rompe otra función y publicar la nueva versión.
- La dirección aprueba lo que compromete a la empresa. Un cambio que afecta a precios, garantías o promesas a clientes lo valida quien responde de ello.
Cuando nadie tiene asignada esta tarea, la actualización no se hace o se hace tarde. Por eso, en el reparto, el verbo «avisar» es tan importante como el verbo «actualizar». Para el trabajo diario de redactar buenas instrucciones, mira biblioteca de instrucciones del equipo: cómo montarla y mantenerla.
¿Cada cuánto hay que revisarlas?
No existe una frecuencia universal, porque depende de lo rápido que cambie tu oferta. Lo que sí funciona es combinar dos disparadores:
- Una revisión de calendario: una fecha fija en la que el responsable repasa las instrucciones con el proveedor, con la frecuencia que tenga sentido en tu negocio (al cambiar de temporada, por ejemplo).
- Una revisión por evento: cada vez que cambia un precio, un horario o una política, se avisa y se actualiza en el momento, sin esperar a la revisión de calendario.
La primera detecta lo que se te ha pasado por alto; la segunda evita que el agente dé información falsa durante semanas.
Cómo dejarlo escrito en el contrato
Un contrato con un proveedor de agentes debería contestar a estas preguntas, para que nadie tenga que discutirlas cuando ya hay un problema:
- ¿Quién puede solicitar cambios y por qué canal (correo, formulario, mensaje)?
- ¿En qué plazo aplica el proveedor un cambio normal y en qué plazo uno urgente, como un precio mal publicado?
- ¿Se prueba el cambio antes de publicarlo y quién da el visto bueno?
- ¿Se conserva el historial de versiones, con quién cambió qué y cuándo?
- ¿Las instrucciones son de tu empresa, y te las entregan si terminas el servicio?
- ¿Qué incluye el mantenimiento y qué se cobra aparte?
Si estás redactando o revisando ese documento, acuerdo de servicio con un proveedor de IA: qué exigir por escrito recoge más puntos. Y para el trabajo que supone mantener todo esto al día, costes ocultos de apalancarse: revisión, formación y mantenimiento te ayudará a presupuestarlo.
Un procedimiento sencillo para cada cambio de oferta
- Se decide el cambio en la empresa: nuevo precio, nuevo horario, nueva política.
- El responsable lo comunica por el canal acordado, con la fecha desde la que vale y, si es temporal, la fecha en que termina.
- El proveedor, o quien mantenga el agente, actualiza el dato o las instrucciones.
- Se prueba con unas cuantas preguntas típicas de clientes y se comprueba que las respuestas son las nuevas.
- Se anota en el historial: qué cambió, quién lo pidió, quién lo probó y cuándo se publicó.
Lleva poco tiempo cuando se hace en el momento, y mucho cuando se acumulan meses de cambios sin registrar.
Qué hace el agente y qué sigue haciendo una persona
El agente aplica las instrucciones que tiene; no decide por su cuenta cuándo están obsoletas. Lo que sí puede hacer un agente bien configurado es ayudar a detectar el problema: avisar de que una respuesta se apoya en una información con fecha de caducidad vencida, o de que los clientes preguntan por algo que no encuentra en sus instrucciones. Con ese aviso, una persona decide si hay que actualizar.
Los compromisos con clientes, los precios y las condiciones los fija siempre tu empresa. Y si un cambio tiene implicaciones legales (por ejemplo, un texto de condiciones o de datos personales), lo valida el profesional que corresponda. Este desajuste entre lo que el agente sabe y lo que ha cambiado fuera está emparentado con lo que explicamos en qué es el data drift y cómo afecta a tus modelos de IA, aunque aquí el origen es más cercano: un cambio que tú mismo has hecho en tu negocio.
Conclusión
Las instrucciones de un agente caducan cada vez que tu oferta cambia, y alguien tiene que ocuparse de ello. Lo razonable es repartir el trabajo: tu empresa decide el contenido y avisa, el proveedor lo traslada y lo prueba, y el contrato recoge plazos, historial y propiedad. Así el agente deja de ser una fuente de información vieja y vuelve a hablar con las condiciones de hoy.
En MG Solutions construimos agentes de IA específicos para cada empresa, adaptados a tu forma de trabajar y a tus herramientas, y acordamos desde el principio cómo se mantienen al día, no una plantilla genérica que se queda congelada.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, escríbenos y lo hablamos.