Un comercial envía un presupuesto con un plazo de entrega que se ha inventado la herramienta. Una administrativa pega en un contrato una cláusula que sonaba bien y que no encajaba con lo pactado. Nadie quería hacer daño: las dos personas ganaron tiempo y las dos se fiaron de un texto que no revisaron. Cuando el cliente protesta, llega la pregunta incómoda: ¿quién responde?
La respuesta corta y honesta es que depende de cada caso, y que ese análisis le corresponde a un asesor laboral o jurídico, no a un artículo de blog. Lo que sí podemos hacer es ordenar las piezas que suelen pesar en esa conversación y ayudarte a resolver, antes de que ocurra nada, lo que hoy casi siempre queda en el aire: qué se puede hacer con IA en tu empresa y quién supervisa qué.
La herramienta no responde: responden personas
La IA no firma, no tiene contrato ni obligaciones. Si un resultado suyo acaba en un documento que sale de la empresa, lo que se mira es lo que hicieron las personas alrededor: quién decidió usarla, con qué instrucciones, quién la revisó y qué se hizo cuando se vio el error.
Eso divide el problema en dos mitades que conviene no mezclar:
- La empresa organiza el trabajo. Decide si se usa IA, para qué tareas, con qué datos, con qué formación y con qué controles.
- La persona ejecuta con cuidado. Aplica lo que se le ha explicado, revisa lo que entrega y avisa cuando algo no cuadra.
Cuanto más claro esté lo primero, más fácil resulta valorar lo segundo. No es lo mismo un empleado al que nadie dijo nada sobre IA y que usa una herramienta porque le ahorra una hora, que otro que se saltó una norma escrita y conocida. En qué lugar queda cada uno desde el punto de vista legal es justo lo que valora un profesional. Lo que tú puedes controlar es que las piezas existan.
Tres preguntas que se hacen después de un error
Aunque cada situación es distinta, casi todas las conversaciones sobre responsabilidad giran alrededor de tres preguntas.
1. ¿Había instrucciones claras?
¿Sabía la persona para qué podía usar la IA y para qué no? ¿Estaba por escrito o era una costumbre que se transmitía de boca en boca? Una norma que nadie ha leído se parece mucho a no tener norma.
2. ¿Se había formado a la persona?
Aquí hay un punto que muchas empresas desconocen. Según la Comisión Europea (2026), el artículo 4 del Reglamento europeo de IA es aplicable desde el 2 de febrero de 2025, así que la obligación de adoptar medidas para apoyar la alfabetización en IA del personal ya se aplica. En su redacción modificada, según el AI Act Service Desk de la Comisión (2026), el artículo aclara que no exige asegurar a ninguna persona un nivel concreto. Y para acreditarlo no hace falta ningún certificado: la Comisión (2026) indica que basta con llevar un registro interno de las formaciones y de otras iniciativas de orientación.
Ese artículo habla de las obligaciones de la empresa; no reparte la culpa entre empresa y empleado. Pero sí da una pista: la propia Comisión explica que la supervisión corresponde a las autoridades nacionales, que toda sanción debe ser proporcionada y que sería más probable si hay pruebas de un incidente por falta de formación u orientación del personal. Es decir, formar y dejar constancia te protege más que no hacerlo.
En España, según La Moncloa (2026), el Consejo de Ministros aprobó el 26 de mayo de 2026 un proyecto de ley orgánica para el buen uso y la gobernanza de la inteligencia artificial y lo remitió a las Cortes. Es un proyecto, no una norma en vigor en la fecha en que escribimos esto, así que pregunta a tu asesor por su estado actual.
3. ¿Había alguien que revisara?
Un resultado de IA que sale de la empresa sin que ninguna persona lo haya mirado es un fallo del sistema de trabajo, no solo de quien pulsó el botón. Si el procedimiento no preveía revisión, o la preveía pero nadie tenía tiempo de hacerla, el problema es de organización.
Cómo suelen leerse las situaciones más habituales
Esta tabla es orientativa y cualitativa. No sustituye la valoración de un asesor: sirve para que veas qué pruebas te conviene tener preparadas.
| Situación | Qué suele pesar más | Qué te conviene tener |
|---|---|---|
| Se usó una herramienta sin ninguna norma interna | Falta de instrucciones | Una política de uso breve y comunicada |
| Había norma, pero nadie la conocía | Formación y comunicación | Registro de formaciones y confirmación de lectura |
| Había norma conocida y se incumplió a sabiendas | Incumplimiento de una instrucción clara | Evidencia de la norma y del aviso; consulta previa con el asesor laboral |
| Se siguió la norma y el error pasó la revisión | Diseño del control | Revisar el sistema, no buscar un culpable |
| El error afecta a datos personales de clientes o del equipo | Además, protección de datos | Pasos de aviso internos y consulta con el asesor o el delegado de protección de datos |
Qué dejar por escrito: una página, no un manual
Nadie lee un manual de cuarenta hojas. Una página bien pensada se lee, se recuerda y se puede demostrar. Debería responder a seis cuestiones:
- Para qué sí. Tareas en las que se permite usar IA (borradores, resúmenes, ordenar información).
- Para qué solo con revisión. Todo lo que sale hacia un cliente, un proveedor o una administración.
- Para qué no. Decisiones sobre personas, asesoramiento legal o fiscal, firma de documentos.
- Qué datos no entran. La AEPD publicó el 27 de enero de 2026 el decálogo «Cuidado con lo que le confIAs», que en el ámbito laboral destaca no incluir en las herramientas de IA información que revele datos confidenciales de la entidad, ni de su personal o clientes.
- Quién revisa y cómo se anota. Un nombre, no un departamento, y una marca sencilla de que se ha revisado.
- Qué se hace si se detecta un error. Avisar el mismo día a un responsable, contener el daño y corregir. Sin buscar culpables antes de entender qué pasó.
El cuarto punto no es menor: según su Memoria 2025, presentada el 6 de mayo de 2026, la AEPD recibió en 2025 30.931 reclamaciones, un 64 % más que el año anterior. Son datos de protección de datos en general, no solo de IA, pero muestran que la privacidad es un terreno donde los errores se denuncian.
Pide a cada persona que confirme por correo que la ha leído y guarda ese correo. Es una prueba muy sencilla de que la información llegó.
Lo que la IA nunca debería decidir por ti
Contratar, evaluar el rendimiento, sancionar o despedir son decisiones sobre personas, y las toma una persona con responsabilidad. La IA puede preparar información, pero no puede ser la que decide.
Hay además una obligación de transparencia hacia los representantes. Según el Estatuto de los Trabajadores (BOE, 2025), en su artículo 64.4.d, el comité de empresa tiene derecho a ser informado de los parámetros, reglas e instrucciones en los que se basan los algoritmos o sistemas de IA que afectan a decisiones sobre condiciones de trabajo y acceso o mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles. Ese derecho es del comité, no de cada trabajador, y si tienes dudas sobre si te afecta, consúltalo con tu asesor laboral. Tienes más detalle en nuestro artículo sobre la IA en despidos y evaluación del desempeño.
Después del error: método antes que castigo
Si cada fallo se salda con una bronca, el equipo aprenderá a esconder los errores, y los errores escondidos son los caros. Un procedimiento sencillo ayuda a que el aviso sea rápido: contener (parar el envío o avisar al cliente), informar (a quien corresponda), corregir y revisar por qué el control no lo detectó.
Cuando haya que valorar medidas disciplinarias, hazlo siempre con tu asesor laboral y con las pruebas a mano: la norma, la formación y el registro de revisión. Si quieres montar esa base de formación, te contamos qué dice la ley sobre formar al personal en IA.
Fuentes
- Comisión Europea, Oficina de IA (2026): AI Literacy - Questions & Answers
- Comisión Europea, AI Act Service Desk (2026): Article 4: AI literacy
- Presidencia del Gobierno, La Moncloa (2026): El Gobierno regula la inteligencia artificial para asegurar un uso confiable, ético y garantista
- AEPD (2026): La AEPD publica un decálogo con recomendaciones para proteger la privacidad al usar herramientas de IA
- AEPD (2025): La Agencia recibió más de 30.000 reclamaciones en 2025, un 64% más que el año anterior
- BOE (2025): Real Decreto Legislativo 2/2015, texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
Conclusión
Cuando un error nace de un resultado de IA sin revisar, la responsabilidad no la asume la herramienta: se reparte entre cómo organizó la empresa el trabajo y cómo lo ejecutó la persona, y el reparto concreto lo valora un profesional. Lo que está en tu mano es dejar por escrito qué se puede hacer, formar al equipo, conservar la prueba y nombrar a quien supervisa.
En MG Solutions formamos a equipos de empresa en IA, por puesto y con casos reales de tu negocio, y también implantamos agentes de IA a medida. Si quieres montar la política de una página y la formación que la sostiene, empieza por nuestra formación en IA para empresas.
Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.