Hay una escena que se repite en muchas oficinas. Alguien escribe una petición de una línea a una herramienta de IA, obtiene un texto genérico, lo reescribe a mano y concluye que «la IA no sirve». Otro compañero, con la misma herramienta, consigue un resultado casi listo. La diferencia casi nunca está en la herramienta. Está en cómo se hace el encargo.
Dar instrucciones a una IA se parece mucho más a delegar en una persona nueva que a buscar en un buscador. Si le dices «hazme un texto sobre el servicio», acertará con suerte; si le explicas para quién, con qué tono y en qué formato, te ahorra horas. Estos son los siete fallos que más tiempo hacen perder a los equipos, cada uno con un ejemplo de antes y después que puedes copiar y adaptar.
1. Pedir algo vago
Cómo se nota: el resultado es correcto pero genérico, y te toca reescribirlo casi entero.
Antes: «Hazme un texto sobre nuestro servicio de mantenimiento.»
Después: «Escribe un párrafo de unas ochenta palabras que presente nuestro servicio de mantenimiento de calderas a comunidades de vecinos. Tono cercano y profesional. Destaca la revisión anual y la atención rápida ante averías.»
Por qué funciona: has concretado qué, para quién, cuánto y con qué tono. Cuanto menos tiene que adivinar la herramienta, menos tienes que corregir tú.
2. No dar contexto
Cómo se nota: la respuesta suena bien pero no encaja con tu situación, tus políticas o tu cliente.
Antes: «Responde a este cliente.» (y se pega su correo)
Después: «Somos una tienda online de menaje. Este cliente está enfadado porque un plato llegó roto. Nuestra política es reponer sin coste o devolver el importe, lo que prefiera. Redacta una respuesta amable, sin excusas, que le ofrezca ambas opciones y le pida confirmar cuál prefiere.»
Por qué funciona: la herramienta no conoce tu negocio. Lo que no le cuentas, lo inventa o lo omite. Dos frases de contexto valen más que diez ajustes posteriores.
3. No decir qué formato quieres
Cómo se nota: recibes un bloque largo de texto cuando necesitabas una tabla, o una lista cuando necesitabas un correo.
Antes: «Resume la reunión.»
Después: «Resume la reunión en un máximo de ocho líneas con tres apartados: Decisiones, Tareas (con responsable y fecha) y Dudas pendientes. Si falta un responsable o una fecha, escribe “por definir”.»
Por qué funciona: el formato es parte del encargo. Si dejas el formato libre, tendrás que reorganizar el resultado a mano.
4. Mezclar demasiadas peticiones en una
Cómo se nota: la herramienta atiende dos de las cinco cosas que pediste y la respuesta se vuelve confusa.
Antes: un párrafo largo que pide a la vez resumir un informe, extraer las cifras, redactar un correo para el cliente, proponer tres asuntos y traducirlo al inglés.
Después: ir por pasos. Primero, «resume este informe en cinco puntos». Cuando lo revises, «con ese resumen, redacta un correo para el cliente». Después, «propón tres asuntos distintos». Al final, «tradúcelo».
Por qué funciona: cada paso se puede revisar y corregir antes de seguir. Si algo falla, sabes dónde.
5. No dar criterios ni un modelo
Cómo se nota: pides «más profesional» o «más cercano» y cada intento es distinto.
Antes: «Hazlo más profesional.»
Después: «Reescribe manteniendo estos tres datos: el precio, el plazo y la forma de pago. Tono formal pero cercano, frases cortas, sin jerga financiera. Aquí tienes un correo nuestro anterior como modelo del estilo: [pegar texto sin datos de clientes].»
Por qué funciona: «profesional» significa cosas distintas para cada persona. Un ejemplo y unos límites claros valen más que un adjetivo.
6. Dar por bueno el primer resultado
Cómo se nota: se envía un correo con una fecha equivocada, un dato inventado o un nombre mal escrito.
Antes: copiar la respuesta y enviarla.
Después: pedirle que señale qué ha dado por supuesto y qué no ha podido comprobar, y revisar tú las cifras, los nombres y las fechas antes de enviar. Si algo es importante, que lo valide la persona responsable.
Por qué funciona: la IA puede equivocarse con total seguridad. La herramienta prepara; la persona responde de lo que se envía. Esto vale especialmente para asuntos legales, fiscales o de personas: ahí la IA puede organizar la información, pero la decisión es siempre de un profesional.
7. Pegar información que no debería salir de la empresa
Cómo se nota: se pega un contrato completo, un listado de clientes o un currículum para «que lo resuma».
Antes: pegar el documento entero con nombres, direcciones y datos bancarios.
Después: sustituir nombres por «Cliente A» y «Cliente B», quitar datos personales y económicos, y usar solo las herramientas que la empresa haya aprobado. Si el documento no se puede anonimizar, no se pega.
Por qué funciona: es más seguro y casi siempre basta con una versión recortada. Y es mucho más fácil de cumplir si la empresa tiene una norma escrita; en Cómo redactar una política interna de uso de IA puedes ver cómo plantearla.
Una plantilla de seis líneas
Cuando dudes por dónde empezar, completa estas seis líneas antes de enviar el encargo:
- Quién eres y qué haces (por ejemplo, «soy responsable de administración de una pyme de servicios»).
- Qué necesitas (una acción concreta: redactar, resumir, comparar, ordenar).
- Para quién es (cliente, equipo, proveedor) y con qué tono.
- Qué datos tiene que usar (los que le pegas; nada más).
- En qué formato lo quieres y de qué longitud.
- Qué no debe hacer (inventar cifras, prometer plazos, citar normas).
No hace falta usarla siempre. Para tareas sencillas, un encargo corto y claro basta. Pero cuando un resultado te decepcione, repasa estas líneas antes de culpar a la herramienta: casi siempre falta una.
Y ten una regla de parada. Si has afinado el encargo tres veces y el resultado sigue sin servir, probablemente la tarea no encaja: requiere un conocimiento que solo tienes tú, depende de datos que no puedes compartir o exige un criterio que no se resume en instrucciones. Entonces lo sensato es hacerla a mano, o usar la herramienta solo para una parte (ordenar un esquema, proponer títulos, corregir la ortografía) y dejar el resto para una persona. Saber cuándo parar también es usar bien la IA, y evita que el tiempo ahorrado en el borrador se pierda discutiendo con la herramienta.
Cómo conseguir que el equipo lo haga bien
Saber esto no sirve de mucho si cada persona lo descubre por su cuenta. Funciona mejor tener ejemplos de la propia empresa (los encargos que han salido bien, guardados en una carpeta compartida), practicarlos en un taller corto con tareas reales del puesto y repasar de vez en cuando qué ha funcionado. En Cómo diseñar talleres prácticos de IA para empleados y en Cómo formar a los empleados para utilizar la IA correctamente hay ideas para organizarlo.
Conclusión
Casi todos los fallos al dar instrucciones se reducen a una cosa: asumir que la herramienta sabe lo que tú sabes. Concretar qué, para quién y en qué formato, dividir el encargo en pasos, dar criterios y un modelo, revisar el resultado y cuidar qué información se pega evitan buena parte de las horas perdidas.
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