Cuando una pyme decide formar a su equipo en IA, la primera pregunta del gerente suele ser «¿cuánto me va a costar?», y la segunda, «¿cuánto tengo que reservar para el año?». Sin un método, el presupuesto se queda en una cifra redonda que sale de la intuición, o en un curso suelto que se paga y se olvida. Ninguna de las dos cosas permite saber si el dinero está bien repartido.
La buena noticia es que la partida de formación se calcula con cuatro números que ya conoces: cuántas personas, qué nivel necesita cada una, con qué frecuencia y qué margen dejas para lo imprevisto. Esta guía te lleva por cada paso y termina con una hoja de cálculo sencilla que puedes copiar. No te daremos un precio de mercado: tu cifra depende de tu plantilla y de lo que te presupueste cada proveedor.
Paso 1: decide a quién formas y en qué nivel
Empieza por una lista de personas, no por una lista de cursos. Para cada puesto, pregúntate qué hace con la IA hoy y qué debería poder hacer dentro de un año. Con eso agrupa a la plantilla en tres niveles:
- Base para todos. Qué es la IA, qué no hace, qué errores comete, qué datos de clientes o de la empresa no se introducen nunca en una herramienta.
- Uso diario en el puesto. Quienes la van a usar para escribir, resumir, preparar presupuestos o atender consultas. Aquí se practica con tareas reales del negocio.
- Responsables de procesos y de agentes. Quienes deciden qué se automatiza, revisan cómo trabaja un agente de IA (un programa que hace tareas por ti y te consulta lo importante) y responden por el resultado.
Si no tienes claro quién cae en cada nivel, te ayuda cómo identificar qué departamentos necesitan formación en IA.
Un dato para situarte. Según ONTSI (2024), el 19,7 % de las pymes españolas proporcionó formación tecnológica a su personal, y el propio observatorio señala que España mantiene margen de mejora en capacitación y cambio cultural. Es formación tecnológica en general, no solo de IA, y mide el porcentaje de pymes que la ofrecen, no el de trabajadores formados. Sirve de contexto, no de meta: tu plan se mide con tus puestos, no con una media.
Paso 2: fija la frecuencia
La frecuencia es la variable que más cambia el presupuesto y la que más se olvida. Una forma razonable de plantearla tiene tres capas:
- Una formación base, al principio del año o cuando entra una persona.
- Refuerzos breves, por ejemplo de una hora cada trimestre, para resolver dudas reales y compartir lo que ha funcionado.
- Revisión cuando cambia algo importante: una herramienta nueva, un agente nuevo o una norma nueva.
Sobre las horas, hay dos referencias que te pueden ayudar, sin que sean un mínimo ni una obligación. En la encuesta AI at Work 2025 de BCG (junio de 2025), a líderes, mandos intermedios y empleados de oficina de primera línea de varios países, solo un tercio de los empleados decía haber recibido la formación adecuada, y el uso regular de la IA era claramente mayor entre quienes recibían al menos cinco horas de formación y tenían acceso a formación presencial y coaching. Es una encuesta, no un experimento: quienes reciben más formación pueden diferir en otros aspectos.
La otra referencia es legal. El artículo 23.3 del Estatuto de los Trabajadores reconoce a quien lleva al menos un año en la empresa un permiso retribuido de veinte horas anuales de formación profesional para el empleo, vinculada a la actividad de la empresa y acumulables por un periodo de hasta cinco años. No es una obligación de formar en IA, y el propio artículo entiende cumplido ese derecho si el trabajador puede hacer acciones formativas dentro de un plan de formación de la empresa o pactado por convenio. Consulta con tu asesor laboral cómo encaja tu plan.
Paso 3: monta la hoja de cálculo
Con las personas, los niveles y la frecuencia puedes construir una hoja de una pestaña. Este ejemplo es hipotético: una empresa de 14 personas, de las que 6 usarán la IA a diario y 2 serán responsables de procesos. Las horas son ilustrativas, no una recomendación.
| Acción | Personas | Horas por sesión | Sesiones | Horas-persona | Horas de formador |
|---|---|---|---|---|---|
| Base para todos | 14 | 3 | 1 | 42 | 3 |
| Uso diario en el puesto | 6 | 3 | 2 | 36 | 6 |
| Responsables de procesos | 2 | 4 | 2 | 16 | 8 |
| Refuerzo breve trimestral | 14 | 1 | 4 | 56 | 4 |
| Reserva: base para 2 incorporaciones previstas | 2 | 3 | 1 | 6 | 3 |
| Reserva: sesión extra de uso diario | 6 | 1 | 1 | 6 | 1 |
| Total | 162 | 25 |
Las fórmulas son simples. Horas-persona es =Personas*Horas por sesión*Sesiones y las horas de formador son =Horas por sesión*Sesiones (si la formación se da a todo el grupo a la vez). Con esa tabla ya puedes pasar a euros:
- Coste de la formación = horas de formador × precio por hora (o precio cerrado por sesión) que te presupueste cada proveedor.
- Coste del tiempo de la plantilla = horas-persona × coste por hora de cada puesto (sueldo y cotizaciones). Es el que más se olvida, y en una pyme pequeña es el que más se nota. Tienes más sobre esto en el coste de una hora de formación que casi nadie calcula.
- Herramientas que se vayan a usar para practicar (licencias, acceso, material).
La suma es tu partida bruta. En el ejemplo, ninguna persona pasa de 15 horas de formación al año.
Paso 4: añade la financiación con prudencia
Una parte de la formación en una empresa privada puede bonificarse. Según Fundae, el crédito de formación se calcula aplicando a lo ingresado por formación profesional (la suma de la «base otras cotizaciones» por 0,7 %) un porcentaje de bonificación según la plantilla media: 100 % de 1 a 9 trabajadores, 75 % de 10 a 49, 60 % de 50 a 249 y 50 % de más de 250. La página de Fundae no indica a qué ejercicio se refieren esos porcentajes, que se fijan por ley y pueden cambiar: comprueba los vigentes. Fundae añade que las empresas de menos de 50 trabajadores pueden acumular el crédito no consumido durante los dos ejercicios siguientes, marcando la casilla antes del 30 de junio.
Dos matices para no calcular mal:
- Hay una parte tuya. En la formación programada por las empresas, estas participan con recursos propios en un porcentaje mínimo del coste según su tamaño: 5 % (de 6 a 9 trabajadores), 10 % (de 10 a 49), 20 % (de 50 a 249) y 40 % (250 o más), con exención para las empresas de 1 a 5 trabajadores, según el artículo 9.5 de la Ley 30/2015.
- No siempre se usa. En 2024, según Fundae, el ratio de disposición del crédito de formación (la parte que las empresas llegaron a utilizar) fue del 53,3 %, y las pequeñas empresas (de 10 a 49 trabajadores) usaron el 39,9 % de su crédito. Saber cuánto tienes antes de fijar la partida ayuda a no dejarlo sin gastar; el dato no dice por qué no se usa.
Por prudencia, no cuentes la bonificación como ahorro hasta que tu entidad organizadora o tu gestoría la confirme para tu caso. Si dudas entre pagar o bonificar, te ayuda formación bonificada o pagada: cuál compensa a tu empresa, y para entender el crédito, cómo funciona la formación bonificada en IA.
Paso 5: reserva para imprevistos y revisa cada trimestre
La reserva no es un porcentaje mágico: se calcula con lo que ya sabes que puede pasar. En el ejemplo son las horas para formar a dos incorporaciones previstas y una sesión extra para quienes usan la IA a diario. Piensa en tu caso:
- ¿Vas a incorporar a alguien este año?
- ¿Algún grupo va a empezar a usar una herramienta nueva?
- ¿Hay algún cambio legal o de proceso que obligue a repetir una sesión?
Si todo va bien, la reserva no se gasta, y eso es un buen resultado. Cada trimestre, compara lo previsto con lo realizado y ajusta. Y para saber si la formación está sirviendo, tienes cómo medir el impacto de la formación en IA, con indicadores que no dependen de adivinar. Si además te preguntas por qué dos personas formadas por igual obtienen resultados distintos, lee dos empleados, la misma herramienta, resultados distintos.
Qué hace la IA y qué hace la persona en este cálculo
Puedes pedir a una herramienta de IA que te monte la hoja, que te sugiera preguntas para cada puesto o que ordene los datos. Eso ahorra tiempo de preparación. Lo que no debe hacer es decidir por ti qué personas necesitan qué nivel, cuánto tiempo dedicar a cada una ni qué bonificación te corresponde: eso lo decide la dirección, con el apoyo de tu asesor laboral y de la entidad que gestione la bonificación. Y no introduzcas en la herramienta datos personales de tu plantilla (nombres, sueldos) para hacer el cálculo: con puestos y cantidades basta.
Fuentes
- ONTSI, Red.es (2024): Informe de digitalización de las pymes 2025 (Datos 2024)
- Boston Consulting Group, BCG (2025): AI at Work 2025: Momentum Builds, but Gaps Remain
- BOE (2025): Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores
- Fundae (2026): Bonificación acciones programadas (¿Cómo bonificarte? Paso 1: Calcula tu crédito)
- BOE (2023): Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el empleo en el ámbito laboral
- Fundae (2024): Formación en las empresas 2024 (Formación para el empleo en clave anual 2024)
Conclusión
Un presupuesto anual de formación en IA se reduce a una tabla: quién se forma, en qué nivel, cuántas veces al año y con qué reserva. Con esa tabla ves las horas, las conviertes en euros, descuentas con prudencia lo que puedas bonificar y revisas cada trimestre. No necesitas adivinar un precio: necesitas conocer tu plantilla.
En MG Solutions formamos a equipos de empresa en IA, por puesto y con casos reales de tu negocio, y también implantamos agentes de IA a medida.
Puedes ver cómo lo planteamos en nuestra página de formación en IA para empresas.
Si quieres ver cómo encajaría en tu caso, escríbenos y lo hablamos.